Gestion administrative

• Collecte, vérification de la conformité et archivage des pièces justificatives en lien avec les activités logistiques,
• Préparation des pièces en vue des audits et clôtures financières des projets,
• Gestion des tâches administratives et de secrétariat du projet,
• Aide à la création de dossiers spécifiques (recherche et compilation de documents, etc.).

Gestion logistique :     

• Réservation des billets d'avion et des assurances de voyage en collaboration avec le prestataire voyages
• Contrôle des itinéraires reçus et optimisation des coûts
• Gestion administrative des visas et de toute formalité administrative préalable aux déplacements
• Gestion des avances de per diem et des états de remboursement des frais
• Rappel aux missionnaires des consignes de sécurité avant chaque mission et inscription sur Ariane et suivi des ordres de missions
• Réservation des déplacements locaux (train, taxi, navette, etc.)
• Réservation des hébergements
• Prévoir des prestations spécifiques (traiteur, traduction, interprétariat, impressions etc.) si nécessaire
• Organisation des événements : Relations prestataires : traitement, négociation des devis, contrôle de la facturation
• Suivi budgétaire de l’organisation des missions pour assurer la maîtrise du coût des déplacements
• Appui pour les passations de marchés des projets en accord avec les seuils EF
• Appui logistique dans l’organisation des activités de projets (réservation des hôtels, des billets d’avion..)
• Suivi des perdiems on-site et suivi des justificatifs
• Coordination avec les Coordinateurs Régionaux et les Directeurs Techniques concernant l’anticipation des activités
• Suivi des contenus de la Plateforme EUP2P
• Création et mise à jour d’outils de suivi des opérations logistiques
• Suivi  des avances et des factures des fournisseurs 
• Toute autre tâche logistique discutée avec le Coordinateur d’unité

Gestion financière

• Procède à la vérification de la conformité des pièces justificatives reçues pour mise en paiement ;
• Assure la mise en paiement en renseignant les Bons à Payer dans le logiciel Atlas;
• Archive les pièces comptables et les BAP ;
• Assure le suivi des dossiers mis en paiement avec les signataires / les services comptables ;
• Procède au suivi des avances ;
• Vérifie les rapports financiers et pièces comptables associées des partenaires bénéficiaires de conventions de subventions ;
• Renseigne le journal de dépenses et fiabilise l’information financière (ajoute les nouvelles dépenses, retraite /harmonise les libellés budgétaires, vérifie les formules, vérifie la cohérence des écritures d’inventaire, etc.)
• Identifie les écarts entre Atlas et X3 et les justifie ;
• Réconcilie le journal de dépenses avec le logiciel comptable X3 de manière mensuelle ;
• Participe aux exercices de clôtures comptables ;
• Apporte un appui dans la préparation des audits ;
• Gestion des caisses et des comptes bancaires des bureaux terrains
• Apporte un soutien technique aux comptables terrain et aux assistants de projet qui passent des BAP ;
• Suit les demandes de trésorerie des comptables terrain ;
• Vérifie les journaux de caisse / banque des bureaux terrain ;
• Assure la liaison avec le département des affaires financières d’Expertise France ;
  
• Indexation, classement et archivage des documents ;
• Mise à jour de tableaux de bords ;
• Appui au suivi administratif des dossiers des experts et des partenaires gérés par le siège dans le cadre du projet.
• Rédige des notes méthodologiques pour assurer une facturation en bonne et due forme de nos prestataires / experts ;
• Propose et mets en place des outils de suivi (processus de contractualisation, exécution des contrats, suivi des BC…) ;