Le/La Chargé.e de liaison basé.e au sein du bureau EF à Kiev (Cellule d’Appui Mutualisée – CAM) est placé.e sous la responsabilité hiérarchique du Chef de projet EF.

Il/elle sera également appuyé.e sur place par le/la Chef.fe de projet adjoint.e ainsi que des fonctions support et transversales de ressources mutualisées avec les autres projets mis en œuvre par Expertise France dans le pays au sein de la CAM.

Il/elle travaille en lien fonctionnel avec un Chargé de projets et un Assistant de projets au siège d’Expertise France basés à Paris (Département Santé/DEPSAN). Il/elle pourra également être en lien avec les services transverses d’Expertise France selon les besoins (affaires juridiques, affaires financières, communication, suivi-évaluation, etc.).

Le/la Chargé.e de liaison aura pour missions principales :

1.     Appui opérationnel à la gestion du projet

En étroite collaboration avec le Chef de projet et son adjoint.e :

• Appuyer la mise en œuvre des activités du projet dans son ensemble selon les critères de qualité, de durée et de coûts fixés contractuellement avec les bailleurs et en étroite collaboration avec les différentes parties-prenantes ;
• Appuyer l’organisation, l’accueil et la mobilisation des partenaires de mise en œuvre du projet (experts, bureaux d’étude, associations, sociétés privées, etc.) sur le terrain ;
• Faire remonter les difficultés rencontrées, les risques identifiés et/ou les éléments de contexte (sectoriel, sécuritaire, politique, etc.) pouvant avoir un impact sur la bonne réalisation des activités, et participer à l’identification de mesures de mitigation ;
• Assurer la traduction de réunions internes ou externes tenues en langue ukrainienne pour le Chef de projet, ainsi que la traduction de documents variés de l’anglais à l’ukrainien et de l’ukrainien à l’anglais (livrables experts, rapports, etc.).

2.     Liaison externe et animation

En étroite collaboration avec le Chef de projet et le/la Chef.fe de projet adjoint.e Expertise France, et en liaison fonctionnelle avec le Chargé de projet au siège :

• Assurer la coordination entre Expertise France et divers interlocuteurs, notamment les autorités de santé ukrainiennes, les organisations de la société civile et tout autre organisme impliqué dans la mise en œuvre du projet ;
• Garantir le respect des procédures administratives nécessaires au bon déroulement des opérations en lien avec les départements concernés dans le pays (accord pour le projet, suivi des MoU avec les partenaires locaux, autorisations d’importation, etc.) et assurer les bonnes relations de l’équipe projet avec les différents interlocuteurs des administrations du pays ;
• Effectuer une veille sur les enjeux en termes de relations avec les administrations du pays et alerter le Chef de projet en cas de changement administratif important ;
• Effectuer les démarches administratives nécessaires pour le personnel expatrié et les experts en lien avec la CAM (visa, autorisations spécifiques) ;
• Appuyer l’organisation et l’animation des diverses réunions de coordination, d’échange et de concertation avec l’ensemble des parties-prenantes (atelier de programmation, comité technique, comités de suivi et pilotage du projet, etc.), en étroite coordination avec la partie nationale (autorités Ukrainiennes) ;
• Assurer la prise de notes et la réalisation de minutes pendant les réunions et évènements internes et externes et notamment pendant les réunions de coordination, d’échange et de concertation avec l’ensemble des parties-prenantes ;
• Appuyer sur des questions de liaison la prestations des experts techniques internationaux ;
• Créer, maintenir et engager périodiquement un réseau de contacts au sein des parties-prenantes nationales (autorités Ukrainiennes) et d’acteurs non-étatiques ukrainiens.

3.     Communication

En étroite collaboration avec le Chef de projet et son adjoint.e :

• Supporter la valorisation des activités du projet, en étroite collaboration avec le/ la Chargé.e de communication de la CAM, les services dédiés du siège et l’Attaché.e de communication de l’Ambassade de France ;
• Contribuer à l’élaboration des éléments de langage relatifs aux activités du projet sur lesquels une visibilité est attendue ;
• Contribuer à la mise en œuvre du plan de communication et de visibilité du projet.