Le/La Chef.fe de projet adjoint.e basé.e au sein du bureau EF à Kiev (Cellule d’Appui Mutualisée – CAM) est placé.e sous la responsabilité hiérarchique du Chef de projet EF.

Il/elle sera également appuyé.e sur place par des fonctions support et transversales de ressources mutualisées avec les autres projets mis en œuvre par Expertise France dans le pays au sein de la CAM.

Il/elle travaille en lien fonctionnel avec un Chargé de projets et un Assistant de projets au siège d’Expertise France basés à Paris (Département Santé/DEPSAN). Il/elle pourra également être en lien avec les services transverses d’Expertise France selon les besoins (affaires juridiques, affaires financières, communication, suivi-évaluation, etc.).

Le/la Chef.fe de projet adjoint.e aura pour missions principales :

1.     La gestion opérationnelle et stratégique du projet

En étroite collaboration avec le Chef de projet Expertise France :

• Appuyer la planification, le pilotage et la mise en œuvre des activités du projet dans son ensemble selon les critères de qualité, de durée et de coûts fixés contractuellement avec les bailleurs et en étroite collaboration avec les différentes parties-prenantes ;
• Assurer la coordination entre Expertise France et divers interlocuteurs, notamment les autorités de santé ukrainiennes, les organisations de société civile et tout autre organisme à la demande du Chef de projet ;
• Participer à l’identification, à la définition des besoins et à l’élaboration des termes de référence et au recrutement des experts (court terme, perlés) mobilisés pour répondre aux besoins du projet ;
• Coordonner l’organisation, l’accueil et la mobilisation des partenaires de mise en œuvre du projet (experts, bureaux d’étude, associations, sociétés privées, etc.) sur le terrain ;
• Faciliter l’organisation et l’animation des diverses réunions de coordination, d’échange et de concertation avec l’ensemble des parties-prenantes (atelier de programmation, comité technique, comité de pilotage, etc.) ;
• Assurer, en lien avec les autorités compétentes, le suivi de la mise en œuvre des prestations des experts dans chaque domaine d’expertise spécifique, et notamment l’utilisation et l’application des outils et procédures élaborée par les experts ;
• Faire remonter les difficultés rencontrées, les risques identifiés et/ou les éléments de contexte (sectoriel, sécuritaire, politique, etc.) pouvant avoir un impact sur la bonne réalisation des activités, et participer à l’identification de mesures de mitigation ;
• Participer à l’organisation des comités de suivi et de pilotage du projet, en étroite coordination avec les parties-prenantes nationales (autorités Ukrainiennes).

2.     La gestion administrative et financière du projet

En étroite collaboration avec la Responsable administratif et financier (RAF) de la Cellule d’Appui Mutualisé EF (CAM) à Kiev et l’Assistant de Projet basée au siège à Paris :

• Assurer une coordination étroite avec les services de la CAM pour l’organisation administrative, financière et logistique des missions des opérateurs techniques sur le terrain ;
• Assurer la collecte des divers justificatifs de missions auprès des opérateurs techniques de mise en œuvre du projet (en lien avec la CAM) ;
• S’assurer que la planification budgétaire est cohérente avec la planification opérationnelle, identifier les écarts et proposer des ajustements lorsque nécessaire ;
• Appuyer le/la Responsable Achats et Juridique (RAJ) et la CAM concernant la chaine d’achat sur le volet programmatique d’achat et mise à disposition en urgence de matériels médicaux et équipements spécialisés, et notamment sur les aspects de règles d’importation et des questions logistiques en Ukraine ;
• Consolider le suivi budgétaire du projet ;
• Participer à des réunions régulières avec le RAF ou le/la comptable afin d’effectuer le suivi des dépenses du projet ;
• S’assurer que la CAM dispose des éléments nécessaires au reporting interne d’Expertise France (suivi financier, prévisions et clôtures budgétaires) et au reporting financier externe à destination du bailleur ;
• Contribuer au respect des procédures imposées par le bailleur de fonds (MEAE/CDCS) et Expertise France (règles d’éligibilité des dépenses, passations de marchés, subventions, reporting).

3.     Le suivi-évaluation-capitalisation du projet

Sous la responsabilité du Chef de projet et en lien avec le /la Chargé.e du suivi-évaluation de la CAM, ainsi qu’avec l’appui des personnes ressources dédiées au siège d’Expertise France :

• Participer à la mise en place du cadre méthodologique et d’outils d’analyse pour suivre et mesurer les résultats sur l’ensemble du projet ;
• Participer au suivi des indicateurs (quantitatifs et qualitatifs) du projet, en lien avec le cadre logique ;
• Mettre en œuvre les actions requises pour faciliter le travail de collecte des données auprès des partenaires de mise en œuvre du projet, et contribue selon les besoins à leur analyse ;
• Participer au contrôle qualité des prestations/ livrables produits par les experts dans le cadre du projet (rapports de mission, livrables contractuels, etc.) ;
• Participer au travail de collecte et d’analyse des données sur le terrain ;
• Contribuer à l’élaboration et la consolidation des documents et livrables clés en lien avec les activités du projet (CR d’ateliers, de rencontres, formations, missions, etc.) ;
• Coordonner l’élaboration des rapports d’activités intermédiaires et finaux (narratifs et financiers) à destination du bailleur de fonds, selon les échéances et les modalités contractuelles, avant validation par le siège.

4.     Communication

En étroite collaboration avec le Chef de projet Expertise France :

• Assurer le rôle de point focal pour la valorisation des activités du projet, en étroite collaboration avec le/ la Chargé.e de communication de la CAM, les services dédiés du siège et l’Attaché.e de communication de l’Ambassade de France ;
• Contribuer à l’élaboration des éléments de langage relatifs aux activités du projet sur lesquels une visibilité est attendue ;
• Contribuer à la mise en œuvre du plan de communication et de visibilité du projet.