La consultance a pour objectif principal de contribuer à une mise en œuvre efficace du dispositif FBP et dans les temps et standards établis, mais également à faciliter la remontée des informations de terrain et l’utilisation des leçons apprises en vue de l’amélioration continue du dispositif. La consultance a à la fois un rôle de facilitation et de fluidification de la mise en œuvre, mais également de gestion de la connaissance générée par la pratique et la mise en œuvre du modèle FBP. Plus spécifiquement, le consultant devra i) contribuer au processus de mise à jour du modèle en appui au consultant international (manuel de procédures, matrices d’indicateurs, manuel de vérification, etc.), ii) contribuer à la formation des acteurs nationaux pour la mise en œuvre du nouveau modèle de FBP, iii) assurer le suivi de la mise en œuvre du modèle et notamment veiller à la conformité entre la définition du nouveau modèle et sa mise en œuvre concrète sur le terrain, ainsi que synthétiser et restituer les leçons apprises de la mise en œuvre et faire des propositions de mise à jour du modèle, iv) soutenir la mise en œuvre de l’évaluation d’impact sur le terrain, v) de façon générale, contribuer à la bonne marche du projet et plus particulièrement à stratégie de suivi et gestion de la connaissance du projet, en appui au coordonnateur.rice national.e du volet PBF du projet.

Sous la supervision directe du Coordonnateur.rice national.e du volet PBF, le consultant aura le cahier des charges suivant :

1.       Contribuer au processus de mise à jour du modèle (Estimation de la charge de travail relative: 20%)

La responsabilité de l’assistance technique pour la mise à jour du modèle reposera essentiellement sur le consultant international mobilisé à cet effet. Le consultant national fera équipe avec le consultant international, devra contribuer à la réflexion et être source de feedback mais aussi force de propositions sur les améliorations possible du modèle actuel. La première tâche du consultant consistera à revoir la documentation existante, et en particulier le manuel de procédures du FBP et ses annexes, le rapport de bilan des expériences précédentes, ainsi que toute la documentation sectorielle pertinente.

Les propositions d’améliorations se fonderont notamment sur trois principes fondamentaux : l’efficacité et la cohérence du système d’incitation, la solidité des mécanismes de vérification et la pérennité à terme du modèle (institutionnelle et financière). Par ailleurs et conformément aux premières suggestions du MENRS, la revue du dispositif portera une attention particulière à la simplicité et à la facilité de compréhension par les acteurs de terrain des mécanismes de mesure et de reconnaissance de la performance. Les propositions d’amélioration porteront sur l’ensemble du « design » existant et en particulier sur une définition améliorée des composantes suivantes du modèle : i) les modalités de définition des contrats de performance et de contractualisation, ii) les indicateurs standards de performance et leur mesure, iii) les instruments, processus et coûts de vérification de l’atteinte des  performances, iv) la définition des modalités et des coûts des incitations à la performance, v) les modalités d’utilisation des primes allouées, et vi) la gouvernance d’ensemble du dispositif, entre autres choses. Une attention particulière sera portée à la question du genre, à l’inclusion du handicap et à pérennité de l’action proposée.

La méthode de travail reposera essentiellement sur un processus itératif qui impliquera : des propositions de  la part de l’équipe des consultants, des discussions avec les équipes du MENRS et d’autres partenaires éventuels, la validation des orientations et la mise en forme des propositions dans une documentation mise à jour (manuel de procédures, manuel de vérification, etc). Ce processus itératif impliquera l’organisation de plusieurs ateliers de travail pour lesquels l’appui du consultant national sera sollicité, à la fois dans le dialogue avec les équipes du MENRS pour l’organisation, comme dans la préparation du contenu, l’animation des sessions et le suivi de la mise en pratique des formations.

Livrables attendus. Le consultant devra contribuer concrètement et directement aux mises à jour du manuel de procédures du FBP, à la révision des matrices d’indicateurs, à la préparation du manuel de vérification, ainsi qu’à toute la documentation de cadrage du modèle de FBP (année 1)

2.       Contribuer à la formation des acteurs nationaux (Estimation de la charge de travail relative: 10%)

De la même façon que pour l’activité précédente, le consultant national sera en appui au consultant international pour cette activité.

La mise à jour du dispositif impliquera nécessairement une formation des acteurs de la mise en œuvre, à la fois au niveau central et déconcentré dans la/les provinces qui seront concernées par la phase de mise en œuvre. Les formations viseront la bonne compréhension de la définition et de la mesure de la performance, des modalités de mise en œuvre et des mécanismes de mise en œuvre, des points et modalités de vérification, et du rôle de chacun des acteurs dans le dispositif. Le processus de formation devra culminer avec la signature des contrats de performance des différentes structures.

Livrables attendus. Les principaux livrables de cette activité seront les contrats de performance signés par chacune des structures de mise en œuvre. Chaque formation devra également être accompagnée de son matériel spécifique, auquel le consultant national contribuera directement. Par ailleurs, le consultant national aura également la responsabilité de produire les rapports synthétiques de formation, si besoin (année 1 et 2)

3.       Assurer le suivi de la mise en œuvre du modèle (Estimation de la charge de travail relative: 50%)

Lors de la phase de mise en œuvre, le consultant aura 2 rôles principaux : i) un rôle de suivi de la conformité, ii) un rôle de gestion des connaissances générées par la pratique du terrain, iii ) un rôle d’appui au passage à échelle.

En ce qui concerne le rôle de suivi de la conformité, le consultant national aura pour tâche d’identifier les points de conformité et/ou les écarts entre ce qui est défini dans la documentation PBF et la mise en application concrète sur le terrain. L’objectif principal sera d’identifier de possibles déficits au niveau de la compréhension des process et paramètres définis dans la documentation, au niveau de la formation des agents, de la cohésion de l’intervention des différents acteurs, de l’existence « d’angles morts » dans la conception du modèle, de l’inadéquation du modèle aux réalités du terrain dans sa conception initiale, entre autres facteurs permettant d’améliorer l’efficacité du modèle. Il est important de noter que les observations porteront également sur le travail de vérification de l’agence indépendante et des ASLO, dans le but d’améliorer le manuel et les process de vérification.

A ce stade, le consultant devra en rester au niveau des constats en vue d’alimenter les stratégies de remédiation ; elle/il n’aura pas vocation à essayer de remédier aux situations rencontrées sur le terrain, mais plutôt à construire une stratégie de réponse dont la mise en œuvre sera assurée par les services du MENRS (dans une logique de pérennité). In fine, l’ensemble des constats devra permettre d’alimenter les réflexions du comité de pilotage, des services du MENRS et l’amélioration constante du dispositif. Ce rôle requerra une présence régulière au niveau du terrain, en étroite coordination avec l’équipe de la Cellule de Suivi, DPE et DCE.

Il est important de garder à l’esprit qu’in fine, cette nouvelle phase de FBP a vocation à préparer la phase de mise à échelle. Ainsi, l’ensemble des constats et leçons apprises devront se matérialiser en recommandations opérationnelles pour la phase de passage à échelle, notamment lors de la 2^e année du présent projet. Le consultant devra également contribuer avec des inputs techniques au dialogue éventuel avec le Ministère des Finances et/ou d’autres partenaires techniques et financiers intéressés par une contribution à la phase suivante. 

Livrables attendus. Les observations du consultant seront matérialisées dans un rapport mensuel interne (EF seulement) et un rapport trimestriel à destination du comité de pilotage du PBF, mettant en évidence les observations et les recommandations de consultation et d’ajustements du modèle (Année 1, 2 et 3).

4.       Soutenir la mise en œuvre de l’évaluation d’impact sur le terrain (Estimation de la charge de travail relative: 5%)

La mise en œuvre de cette nouvelle phase de PBF sera soumise à une évaluation d’impact pour laquelle un prestataire externe sera recruté. Du fait de sa connaissance du terrain, du modèle et de sa mise en œuvre sur le terrain, le consultant national aura un rôle d’orientation et de facilitation vis-à-vis du prestataire externe, pour les phases de préparation et de mise en œuvre de l’évaluation d’impact.

Livrables attendus. Il n’y aura pas de livrable spécifique attendu sur cette activité, hormis les éléments qui pourront apparaître dans le rapport synthétique mensuel d’activités. (année 1, 2 et 3)

5.    Appui général à la mise en œuvre du projet (Estimation de la charge de travail relative : 15%)
Le consultant national travaillera sous la supervision du coordonnateur.trice du volet PBF et l’appuiera dans toutes les tâches nécessaires au bon fonctionnement du projet, et en particulier dans les tâches décrites ci-dessus, la stratégie de suivi et de gestion de la connaissance du  projet. Le consultant national travaillera également en étroite collaboration avec le reste de l’équipe, et en particulier le chargé.e du suivi et évaluation du projet et l’équipe de communication de l’Union Européenne (dans le but d’identifier les situations et sites d’intérêt pour la communication technique du projet). En accord avec le coordonnateur.trice du volet PBF, le consultant contribuera également à la gestion de la relation et au renforcement des capacités des partenaires externes et en particulier des agents du MENRS, dans la mise en œuvre du PBF.
 
Livrables attendus. Un rapport synthétique mensuel décrivant les principales activités du mois en lien avec les principaux objectifs du projet, ainsi qu’une planification des principales actions prévues pour le mois suivant (année 1, 2 et 3)