Le poste est rattaché au pôle Attractivité des territoires, culture et patrimoine (ATCP), au sein du département « Economie durable et inclusive » d’Expertise France.

Liaisons hiérarchiques : chef.fe de projet déployé à Hargeisa, responsable du pôle ATCP au siège.

Liaisons fonctionnelles : Chargée de projet, assistant.e de projet et services supports divers au siège (DAF, DAJ etc.).

Le poste est basé à Hargeisa avec des déplacements ponctuels à Laas Geel.

Sous la supervision du / de la chef.fe de mission basé.e au Somaliland et de la Responsable du pôle « Attractivité des territoires, culture et patrimoine » basée à Paris, le /la chargé.e de gestion administrative, financière et logistique assiste le/ la chef.fe de projet dans la gestion globale et le suivi de la mise en œuvre du projet. 

Il s’agit d’un premier projet d’Expertise France au Somaliland donc avec des enjeux administratifs et financiers importants d’installation de notre équipe projet (ouverture d’une caisse, installation du bureau etc.). Ce poste demande donc une certaine agilité au quotidien.

La liste des missions suivantes n’est pas exhaustive. Le / La charg.é de gestion devra travailler sur tous ces aspects en coordination étroite avec le/la chef.fe de mission, les consultant.e.s mobilisé.es par Expertise France ainsi que les départements sectoriels compétents, le cas échéant.

v  Gérer les aspects administratifs des dossiers liés à la mise en œuvre opérationnelle du projet et de ses activités ;

v  Aider à la recherche documentaire, gérer des tâches de secrétariat classiques ;

v  Participer à la préparation des appels d’offres et des marchés publics/subventions le cas échéant ;

v  Participer aux processus de recrutement des experts ;

v  Rédiger les contrats d’expertise et de prestation de services ;

v  Assurer la vérification de la conformité des prestataires sur la base de l'outil de conformité (compliance) interne.

GESTION FINANCIÈRE DU PROJET

v  Gestion de l’ouverture d’une caisse locale et les procédures associées, en lien avec les services supports de la DAF ;

v  Assurer le suivi des dépenses du projet, de même que la gestion des engagements et paiements dans les applications informatiques de gestion dédiées ;

v  Vérifier la conformité des pièces justificatives de dépenses terrain, des factures et des remboursements liés aux missions d'expertise, suivre les avances et leurs soldes ;

v  Assurer le suivi des procédures de reporting mensuel demandé par le siège ;

v  Élaborer ou contribuer à élaborer les rapports financiers demandés par le bailleur (consolidation) et les exercices comptables et budgétaires internes (clôture ...) en collaboration avec la chargée de projet, l’assistante de projet, les services financiers support au siège ainsi que le / la chef.fe de projet ;

v  Appuyer la préparation et la conduite des audits, en lien avec la chargée de projets et les services financiers support ;

v  Vérifier et consolider les journaux de caisses et bancaires du terrain ;

v  Tenir à jour les tableaux de bord existants ;

v  Vérifier les engagements (conventions de subventions, contrats et accords, bon de commande)

APPUI ET CONTRÔLE QUALITÉ

v  Appuyer le / la chef.fe de projet afin de garantir le respect des délais et du calendrier global ;

v  Appuyer le/la chef.fe de projet à la veille et au respect des engagements contractuels techniques et financiers 

v  Appuyer le/la chef.fe de projet sur la qualité des livrables (rapports techniques et financiers, procédures etc.);

v  Identifier les risques et proposer des mesures correctives et les faire remonter à sa hiérarchie.