Réf.
2023/ESC/10344
Type d'offre
Experts
Type de contrat
Contrat de prestation de services
Domaines d'expertises
Situations d'urgence ; Systèmes de santé
Date limite de candidature
07/01/2024 14:03
Durée de la mission
Expertise perlée
Contrat
Indépendant / Entrepreneur Individuel
Durée
12 mois
EXPERT.E SUPPLY CHAIN (H/F)
Département Santé - DEPSAN > Pôle Interventions en santé
Mis en ligne le : 11/12/2023
EUROPE CONTINENTALE
UKRAINE
Description de la mission
L’objectif de la mission est de :
- Élaborer une stratégie Supply Chain pour l’acquisition des biens et de services à l’international ;
- Développer et alimenter un plan d’achat de biens et de services à l’international pour répondre aux besoins du Projet ;
- Assurer les passations de marchés, le suivi et l’exécution des contrats pour l’acquisition de biens et de services à l’international et la livraison des différents équipements et matériels jusqu’à destination.
L’Expert.e Supply Chain assurera, conformément aux règles et procédures de passation de marché public d’Expertise France, la gestion de l’ensemble des fonds alloués pour les achats de matériels et d’équipements médicaux à l’international, et appuiera le/la Chef.fe de Projet dans la mise en œuvre du Plan de Passation des Contrats (PPC) du Projet.
Il/elle procèdera notamment à :
- La rédaction des documents d’appels d’offre et au pilotage des processus de passation de marché (application des procédures de passation de marché public, cadrage et lancement, suivi des appels d’offres, sélections des offres) en collaboration avec l’équipe du projet et le siège d’Expertise France ;
- L’élaboration et à la mise en œuvre d’un système de gestion (archivage) et de suivi de l’exécution des contrats passés (préparation des dossiers de demande d’importation, documentation des livraisons des produits et leur remise au bénéficiaire) ;
- Le contrôle qualité de l’exécution des marchés, en tant que principal interlocuteur des fournisseurs, en s’assurant que les consultants, prestataires et fournisseurs respectent les termes et conditions contractuelles, et les délais fixés ;
- Le suivi de l’application des garanties, assurances et divers engagements des prestataires ;
- Le reporting administratif et financier auprès d’Expertise France systématique pour tous les contrats signés, exécutés et clôturés.
Description des tâches :
- Assister le/la Chef.fe de Projet et toute l’équipe dans la finalisation de la définition des besoins en termes de matériels et d’équipements à acquérir ;
- Définir les lots, en concertation avec ces mêmes personnes ;
- Préparer et tenir à jour le Plan d’achat des matériels et équipements ;
- Identifier les fournisseurs/prestataires potentiels ;
- Assister les équipes Expertise France dans la préparation et la diffusion des appels d’offre selon les règles et procédures d’Expertise France et assurer le pilotage du processus de sélection des offres ;
- Assister les équipes Expertise France dans la préparation des contrats pour les prestataires et fournisseurs dûment sélectionnés ;
- Définir les meilleures options en termes de transport, acheminement, livraison à destination, en concertation avec le/la Chef.fe de Projet en prenant en considération les contraintes liées au contexte sécuritaire volatile dans la région ;
- Assurer la liaison avec les prestataires et fournisseur, et le suivi de l’exécution des contrats et des livraisons ;
- Assurer la conformité des livraisons et le suivi des contrats signés.
Cette liste n’est pas exhaustive, les missions et activités énoncées ne sont pas limitatives.
Description du projet ou contexte
Expertise France en Ukraine
La présence d’Expertise France – en tant qu’opérateur de l’État français en Ukraine – a récemment été renforcée dans le pays. Le dispositif d’Expertise France sur place se structure autour du projet « mAIDan », mis en œuvre en étroite coordination avec l’Envoyé spécial pour la reconstruction de l’Ukraine, l’ambassade de France à Kiev et l’ensemble de l’équipe France, avec pour objectif la mobilisation de l’assistance technique française en soutien à l’Ukraine pour répondre à l’urgence et préparer la reconstruction et le processus d’adhésion à l’UE.
L’agence met également en œuvre un important projet européen en matière de justice (PRAVO) et soutient plusieurs partenaires de santé à travers un programme de santé nommé L’Initiative consacré à la lutte contre le VIH et la tuberculose.
Le projet d’Appui Santé
Le projet d’Assistance Prioritaire en Période d'Urgence en Ukraine (APPUI Santé) est un projet financé par le Centre de Crise et de Soutien (CDCS) du MEAE, d’un montant de 12M€ sur 18 mois. Il s'inscrit dans le cadre de la stratégie française pour la reconstruction et l’aide en Ukraine.
L’objectif général du projet est de contribuer à l'amélioration de l'accès des populations ukrainiennes à des services de santé essentiels en temps de crise et de répondre aux demandes formulées en urgence par les autorités de santé ukrainiennes.
Plus spécifiquement, il s’agira de :
- Améliorer la prise en charge des patients sur les filières de soins ciblées comme prioritaires
- Améliorer la qualité des services des établissements de santé ciblés à travers des travaux de réhabilitation et des achats de matériels et d’équipements spécialisés.
Le projet s’articule autour de quatre (4) composantes :
- Appui au renforcement de la prise en charge spécifique en santé mentale et à la réponse aux traumatismes liés au contexte de guerre ;
- Réhabilitation d’urgence d’établissements de santé dans la région de Tchernihiv ;
- Achat et mise à disposition en urgence de matériels médicaux et équipements spécialisés ;
- Renforcement des échanges en matière hospitalière et mobilisation d’expertise.
Profil souhaité
Qualifications/ Compétences techniques
- Diplôme de niveau Master en lien avec les achats et la logistique ;
- Très bonnes capacités de communication écrites : capacité à rédiger des documents contractuels en français ;
- Très bonne maîtrise des outils bureautiques, notamment MS Office ;
- Excellente maîtrise du français et de l’anglais (écrit et oral).
Expérience professionnelle
- Expérience professionnelle d’au moins dix (10) ans, dont trois (3) dans le domaine des achats publics ou des marchés internationaux ;
- Expérience significative dans le cadre de projets de coopération internationale, plus spécifiquement en lien avec des bailleurs de fonds français ou l’Union Européenne ;
- Expérience préalable en zone de crise requise ;
- Expérience sur des achats dans le secteur de la santé serait un atout ;
- Expérience de travail dans la zone (Europe de l’Est) serait un atout.
Aptitudes
- Autonomie et force de proposition ;
- Capacité d’adaptation ;
- Sens de la diplomatie et de la négociation, très bon relationnel ;
- Sens de l'anticipation ;
- Capacités d'organisation et de travail avec un minimum de supervision et sous contrainte temporelle ;
- Capacités rédactionnelles ;
- Rigueur.
Informations complémentaires
COORDINATION DE LA MISSION
- L’Expert.e sera placé.e sous la supervision du/ de la Chef.fe de Projet basé.e à Kiev ;
- L’Expert.e travaillera en étroite collaboration avec l’équipe projet basée à Kiev (Chef.fe de Projet et son Adjoint.e) et à Paris (Chargé.e de projets et Assistant.e de projets) ;
- L’Expert.e sera autonome en termes d’équipements (ordinateurs) et de communication (téléphones, internet etc.).
Sur le lieu de la mission (Ukraine) :
- L’Expert.e sera basé.e au sein du bureau EF à Kiev (Cellule d’Appui Mutualisée – CAM) ;
- L’Expert.e devra respecter les règles de sécurité établies par Expertise France (déplacements, logement, etc.) ;
- Expertise France facilitera la mission de L’Expert.e sur les points suivants :
o Réservation des billets d’avion aller/retour ;
o Formalités administratives (visa, assurances, etc.) ;
o Perdiem journaliers afin de couvrir les frais d’approche (train, taxi, etc.), logement, transport et frais de bouche sur place, selon le barème des frais de mission de la DG des Finances publiques.
- L’Expert.e travaillera en étroite collaboration avec la Coordination des Fonctions Transverses (CFT) au sein de la CAM Expertise France à Kiev.
LIVRABLES ATTENDUS
- Les livrables seront définis à la rédaction des bons de commande/termes de référence qui seront spécifiquement élaborés avant chaque activité menée par l’Expert.e. Ils constituent les annexes du rapport final, parmi lesquels (non exhaustif) : Plan d’achat des d’équipements et matériels, dossiers d’appels d’offre, etc.
- A l’issue de sa mission, l’Expert.e Supply Chain remettra un rapport final (et ses annexes) qui pourra s’articuler autour du plan indicatif suivant :
o Un rappel des objectifs et résultats attendus de la mission ;
o Une présentation du contexte de la mission ;
o Une synthèse des analyses et recommandations détaillées dans les livrables qui constituent les annexes du rapport final ;
o Une présentation de la méthodologie adoptée (collecte et analyse des données), les modalités générales de déroulement de la mission et les difficultés éventuelles rencontrées ;
o Une analyse des risques et hypothèses liés à la mise en œuvre de la feuille de route ;
o Des conclusions, leçons tirées et recommandations générales ;
o Les annexes : livrables, calendrier de la mission, liste et contacts des personnes rencontrées, outils employés pour la collecte de données, documents collectés, compte-rendu des entretiens réalisés avec les parties-prenantes, etc.
- Les livrables doivent être rendus en langue française, en version numérique (sous format Word) ;
- Des échanges auront lieu tout au long de la mission afin de préciser la structure, le contenu et le format des livrables.
PLANNING ET BUDGET
- La mission pourra être étalée de manière perlée à partir de février 2024 ;
- Le montant maximum du contrat à bon de commande est établi à 110 000 € ;
- Le prestataire devra être en mesure de présenter des garanties suffisantes de disponibilités pour mener à bien sa mission ;
- La durée prévue de la mission est la durée d’exécution de l’ensemble du marché ;
- La rémunération sera basée sur la soumission et la validation des livrables ;
- L’offre financière sera revue et analysée sur la base des grilles de rémunération d’Expertise France, qui se réserve le droit de négocier le montant.
ORGANISATION
- Forme du contrat : contrat cadre à bon de commande (chaque demande fera l’objet de bon de commande)
- Location : À distance (lieu de résidence de l’Expert.e) et sur le lieu de la mission (Ukraine). Le poste implique des déplacements à l’intérieur du pays.
Documents à fournir par l’Expert.e
- CV
- Offre technique incluant une description de la méthodologie envisagée, une analyse des risques et un planning prévisionnel, etc. ;
- Offre financière n’intégrant que les honoraires (hors frais de missions) ;
- Références récentes de travaux similaires.
Critères de sélection des candidatures
Le processus de sélection des candidats s'opérera selon le(s) critère(s) suivant(s) :
- Formation/compétences/expériences du candidat
- Compréhension par le candidat des enjeux du projet de coopération
