Sous la supervision hiérarchique du département Gouvernance, le chef de projet assure, à temps plein, le pilotage global, la coordination et la mise en œuvre opérationnelle des activités du projet en appui aux autorités locales de la région de Tchernihiv en Ukraine, notamment aux Hromadas.

De manière générale, le chef de projet sera responsable de la définition, du pilotage et du suivi de l’ensemble des activités du projet, et en assurant un lien permanent et continu avec les partenaires locaux et centraux du projet, notamment avec les Hromadas bénéficiaires de la région de Tchernihiv.

Le chef de projet sera basé dans la ville de Tchernihiv. Il dirigera une équipe projet composée de 2 experts techniques pérennants ainsi qu’une équipe support (un responsable administratif et financier (RAF), et un assistant de projet) basé à Tchernihiv. Il animera également un réseau de coordinateurs locaux déployés dans 5 ou 6 Hromadas bénéficiaires dans la région de Tchernihiv ainsi qu’un pool d’experts court terme.

Le chef de projet sera amené à se déplacer dans les Hromadas bénéficiaires, en respectant les procédures et le protocole sureté d’Expertise France.

Les tâches et les responsabilités que devra assurer le chef de projet seront les suivantes :

Mise en place, animation et gestion de l’équipe terrain

-          En lien avec les partenaires ukrainiens, l’équipe mAIDan et Expertise France siège, assurer la mise en place de l’expertise résidente locale dans les territoires d’intervention/administrations locales retenues ;

·         Sur la base de la feuille de route et du dispositif retenu pour chaque Hromada, identifier et mobiliser des profils locaux et piloter le processus de recrutement en lien avec les administrations bénéficiaires et Expertise France ;

·         Superviser l’installation des experts locaux dans leurs lieux d’affectation en s’assurant que leurs conditions de travail soient optimisées ;

·         En lien avec Expertise France, piloter la mobilisation de l’équipe support à Tchernihiv : élaboration des fiches de poste, entretien et sélection, recrutement et contractualisation, etc.

-          Assurer le management de l’équipe terrain ;

·         S’assurer de la répartition des tâches et responsabilités entre les membres de l’équipe, en s’appuyant sur les compétences de chacun et en se basant sur l’ancrage géographique et la feuille de route de chaque poste ;

·         S’assurer que tous les membres bénéficient du même niveau d’information sur le projet, faciliter les relations de travail en équipe et assurer une circulation de l’information entre les membres la plus fluide possible ;

·         S’assurer de la mise en place et du respect des mesures destinées à assurer la sécurité des membres de l’équipe, en lien avec Expertise France siège.

·         Appuyer les coordinateurs locaux dans l’identification et la mise en œuvre des activités d’accompagnement auprès des Hromadas  et suivre et consolider, si besoin, les livrables et les rapports des coordinateurs locaux et des experts résidents

Pilotage stratégique et opérationnelle

-          Réaliser la programmation et la planification des activités de l’ensemble du projet, en contribuant à la définition et au montage des activités d’appui aux Hromadas, en lien avec l’équipe mAIDan et Expertise France, y compris :

·         La collecte et la consolidation des données sur les analyses des besoins en matière d’appui à la gouvernance, d’accompagnement institutionnel, sectoriel et/ou matériel des Hromadas ;

·         En lien avec les coordinateurs locaux, la définition des feuilles de route de ces derniers pour chaque Hromada, en y calibrant et planifiant leur ancrage, l’assistance technique devant être fournie et tout autre type d’accompagnement complémentaire (infrastructure, équipement, prestation de service, etc.);

·         L’élaboration du plan d’action du projet calibré et adapté à l’analyse contextuelle et des besoins, associé à un plan de financement (budget par activités) et un plan de passation de marchés ;

·         La mise en place d’un dispositif de suivi et évaluation adapté, à mettre à jour lors de la phase de mise en œuvre ;  Participer aux réunions de coordination organisée par l’équipe mAIDan et contribuer à la préparation du reporting de la facilité mAIDan sur le périmètre du présent projet ;

·         Superviser et coordonner le cadrage et la mise en œuvre des activités émanant i) de l’expertise locale résidente, ii) de l’expertise court-terme ou perlée, ou iii) de tout autre type d’activités d’accompagnement (formations, ateliers, subventions, marchés d’infrastructure/services/d’équipement) ;

-          En lien avec l’équipe mAIDan et Expertise France siège :

·         Réaliser le reporting du projet, en contribuant aux rapports financiers et techniques sur la mise en œuvre des activités du projet;

·         Contribuer à la mobilisation des partenaires français (collectivités, secteur privé, administrations publiques, associations, etc.) et internationaux dans la mise en œuvre des activités du projet ;

·         Participer aux instances de pilotage du projet, en veillant à l’implication des acteurs de la gouvernance locaux et centraux à celles-ci;

·         Superviser et coordonner l’élaboration et la mise en œuvre du plan de communication et de visibilité du projet.

-          Assurer la bonne conduite des relations institutionnelles avec les partenaires et acteurs régionaux et nationaux en lien avec les objectifs du projet ;

-          Assurer la complémentarité et la cohérence du projet avec les autres appuis aux collectivités et administrations locales ukrainiennes dans la région de Tchernihiv et à la reconstruction des territoires (U-LEAD, SURGE, etc.), ainsi qu’avec les initiatives locales et nationales (système DREAM, etc.) ;

Gestion administrative et financière

Cette partie sera effectuée en lien étroit avec l’assistant de projet et le RAF du projet et en lien avec Expertise France siège. Elle inclut notamment :

•           Le contrôle qualité et la validation de l’application des procédures administratives et du suivi financier pour l’ensemble des activités du projet ;
•           La consolidation des données financières engagées et planifiées du projet pour les exercices de reporting ;
•           En lien avec Expertise France siège, participer aux audits du projet et contribuer à leur bonne réalisation ;
•           Superviser les passations de marchés et assurer le suivi et la mise en œuvre de l’ensemble des contrats attribués dans le cadre du projet, en veillant au respect des procédures d’Expertise France