Réf.
2023/AAEFMD/10079
Type d'offre
Poste Siège
Type de contrat
CDI
Date limite de candidature
31/05/2024 20:54
Contrat
Salarié
Assistant administratif et financier - pôle Relations Experts (H/F)
Département Coopération Bilaterale et Mobilisation de l'Expertise - CBME > Pôle relations experts (REX)
Mis en ligne le : 13/10/2023
EUROPE CONTINENTALE
FRANCE
PARIS
Description de la mission
Gestion financière et budgétaire :
- Assure le suivi financier des projets et élabore les documents de suivi financier
- Élabore les rapports financiers auprès de bailleurs (consolidation) et des exercices comptables internes (en collaboration avec les chargé.e.s de projets)
- Assure le suivi des dépenses et des factures fournisseurs de projets spécifiques ou de dépenses non affectées à des missions ou projets (suivi, relance, enregistrement administratif) initiées depuis le siège et/ou depuis le compte bancaire local
- Corrige et consolide les journaux caisses et bancaires du terrain
- Vérifie la conformité des pièces justificatives et des factures
- Tient à jour les tableaux de bord existants
- Effectue les rapprochements comptables
- Vérifie les engagements (conventions de subventions, contrats et accords)
- Assure le suivi des audits (internes et externes)
- Assure la liaison avec le département des affaires financières d’Expertise France.
Gestion administrative :
- Prend en charge la gestion administrative des documents de projet, des demandes d’expertise et de subvention
- Rédige les contrats d’expertise et les contrats de prestation de services
- Met à jour les tableaux de bord (ex : tableau de contrats et des échéances)
- Appuie la préparation d’appels d’offres : documents administratifs, mise au format de CV, de biographies, impressions etc.
- Indexe, classe et archive les documents
- Aide à la création de dossiers spécifiques (recherche documentaire, compilation de documents, etc.)
- Met en forme divers documents.
Gestion logistique :
- Assure ou appuie l’organisation logistique d’événements spécifiques (comités de pilotages, séminaires, missions siège, missions projets, sessions de formation, missions urgentes d’experts, évènements régionaux etc.)
- Contribue à programmer, organiser et assurer le bon déroulement des missions : déplacements (billets d’avion, per diem), consignes sécuritaires, lien avec les ambassades de France des pays visités, préparation des dossiers des participants, gestion des relations prestataires (hôtel, repas, services de traduction etc.)
- Veille à l’application des instructions du Plan de Sécurité
- Gère un portefeuille de prestataires
- Assure le respect des procédures d’achat interne et externe
Description du projet ou contexte
Expertise France est une agence publique de mise en œuvre de projets de coopération internationale. Nous sommes placés sous la tutelle des ministères chargés des affaires étrangères et de l'économie et des finances, avec lesquels nous avons un contrat d'objectifs et de moyens.
Agence interministérielle de coopération technique internationale, nous sommes l'opérateur de tous les ministères. En 2021, l'agence intègre le groupe AFD (Agence Française de Développement) qui nous apporte des solutions financières et opérationnelles.
L'objectif d'Expertise France est de lutter contre les inégalités mondiales : nos projets sont principalement orientés vers la protection des biens publics mondiaux et la réponse aux défis mondiaux auxquels toutes les sociétés du Nord comme du Sud doivent faire face.
Notre force est d'assembler les meilleurs savoir-faire français et européens afin de proposer des solutions sur mesure à travers un large champ d'expertise qui comprend :
- Gouvernance démocratique, économique et financière.
- Sécurité, maintien de la paix et de la stabilité.
- Climat, agriculture et développement durable.
- Santé et développement humain.
Directement intégré.e au département de Coopération Bilatérale et Mobilisation de l'Expertise (CBME), et supervisé.e hiérarchiquement par le Responsable de Pôle, l’assistant(e) Administratif et Financier vient en appui de l’équipe sur la gestion des tâches administratives et financières. Il / elle participe, sur les aspects administratifs et budgétaires, et en lien avec les chargés de projets, au suivi quotidien des missions des experts techniques internationaux.
Profil souhaité
- Expérience réussie sur un poste similaire, orienté gestion financière/budgétaire et administrative,
- BAC +2/3, BTS, DUT, licence comptabilité, gestion financière, administrative ou niveau équivalent
- Bonne maîtrise des outils bureautiques, notamment Word
- Très bon niveau d'Excel (TCD, recherche V, fonctions avancées...),
- Être méthodique, organisé et réactif,
- Avoir le sens des responsabilités, être proactif et autonome,
- Avoir de bonnes capacités rédactionnelles,
- Qualités relationnelles, de diplomatie et de travail en équipe,
- Capacité à travailler avec une équipe à distance
Informations complémentaires
La rémunération pour ce poste est composée d'un package annuel comprenant les avantages suivants :
- Un 13ème mois mensualisé et effectif dès la prise de poste.
- Une part variable de 3% du salaire brut annuel
- Plus de 45 jours de congés annuels, avec la possibilité de monétiser jusqu'à 10 jours de RTT par an.
- Une part d'intéressement, calculée en fonction des résultats de l'année.
- Une allocation de 9 euros par jour pour les repas (Carte Swile).
- Une prise en charge de 50% des frais de transports en commun.
- Une prime de mobilité de 400 euros par an si vous préférez vous déplacer en vélo.
- Une mutuelle santé entièrement gratuite, prise en charge par l'agence.
- La possibilité de télétravailler 2 jours par semaine.
- Une prime de vacances annuelle de 450 euros.
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