Gestion administrative

• Collecte, vérification de la conformité et archivage des pièces justificatives en lien avec les activités logistiques,
• Préparation des pièces en vue des audits et clôtures financières des projets,
• Gestion des tâches administratives et de secrétariat du projet,
• Aide à la création de dossiers spécifiques (recherche et compilation de documents, etc.).

Outre ces deux volets, en fonction des orientations données par le responsable de pôle et le coordinateur d’unité, des besoins des projets et des décisions de réorganisation de l’équipe, l’assistant.e pourra être amené à élargir son portefeuille d’activités sur le volet suivant :

Gestion financière :

• Mise en paiement des factures des fournisseurs et suivi des dépenses
• Gestion des caisses et des comptes bancaires des projets à l’étranger :
  • Approvisionnement des caisses et des comptes bancaires sur le terrain ;
  • Consolidation des journaux de caisses et de banques et réalisation des corrections nécessaires ;
  • Consolidation et vérification de la conformité des pièces justificatives (factures, reçus, feuilles de temps, etc.)
  • Vérification des engagements (contrats de subventions, contrats de prestation, contrats d’expertise, etc.) ;
  • Clôture de la comptabilité mensuelle
• Suivi financier des projets :
  • mise à jour des suivis financiers des projets (journaux de dépenses et journaux d’avances)
  • élaboration et mise à jour des suivis des partenaires, des prestataires, des fournisseurs, des experts, etc.
  • suivi des paiements, relances et enregistrements.
• Assurer la liaison avec le département des affaires financières d’Expertise France.

Gestion logistique :     

• Réservation des billets d'avion et des assurances de voyage en collaboration avec le prestataire voyages
• Contrôle des itinéraires reçus et optimisation des coûts
• Gestion administrative des visas et de toute formalité administrative préalable aux déplacements
• Gestion des avances de per diem et des états de remboursement des frais
• Rappel aux missionnaires des consignes de sécurité avant chaque mission et inscription sur Ariane
• Réservation des déplacements locaux (train, taxi, navette, etc.)
• Réservation des hébergements
• Prévoir des prestations spécifiques (traiteur, traduction, interprétariat, etc.) si nécessaire
• Appui à l'organisation des événements : Relations prestataires : traitement, négociation des devis, contrôle de la facturation
• Suivi budgétaire de l’organisation des missions pour assurer la maîtrise du coût des déplacements
• Appui éventuel pour les passations de marchés des projets
• Appui logistique dans l’organisation des activités de projets (réservation des hôtels, des billets d’avion…etc.)
• Création et mise à jour d’outils de suivi des opérations logistiques
• Communication et sensibilisation des équipes aux procédures logistiques

Des déplacements ponctuels dans les pays d’intervention du pôle sont possibles.