Réf.
2023/CAEF/9013

Type de contrat
CDDU

Date limite de candidature
09/03/2023 23:59

Contrat
Salarié

Type d'offre
Poste Siège

Durée
12 mois

Description de la mission

Sous l’autorité hiérarchique du Chef de projet, avec l’appui régulier de la Coordinatrice Administrative et Financière du département Paix, Stabilité, Sécurité, le/la Coordinateur/trice administratif(ve) et financier(ère) a pour rôle le pilotage et la coordination de tous les aspects administratifs et financiers du projet selon les règles, procédures et standards de l’agence et du projet. le/la Coordinateur/trice administratif(ve) et financier(ère)  assure ce périmètre avec l’Assistant(e) de projet, qu’il.elle a sous sa responsabilité hiérarchique et en lien avec le bureau terrain.

le/la Coordinateur/trice administratif(ve) et financier(ère)  du projet couvre les aspects suivants :

Budget et respect de la conformité

  • Il/elle assure, à partir d’un suivi rigoureux des dépenses et le suivi de l’exécution du projet, la maîtrise ou l’adaptation du budget du projet ;
  • Il/elle veille à la bonne maîtrise des coûts du projet (activité permanente de cost control), alerte en cas de risque de dérapage et est en mesure de proposer des solutions d’optimisation des coûts ;
  • Il/elle contrôle et vérifie l’engagement des dépenses et veille à ce que l’ensemble de celles-ci soient effectuées en conformité avec les règles d’éligibilité internes et externes ;
  • Il/elle effectue une relecture des projets de contrat d’achat et des projets d’avenant pour s’assurer que ces derniers prennent en compte les exigences générales d’Expertise France, du bailleur et du projet sur les aspects administratifs et financiers ;
  • Il/elle assure la tenue d’un suivi budgétaire à jour et répond aux exigences de reporting internes (clôture trimestrielle et annuelle, prévisions budgétaires…) et externes (rapports financiers périodiques…) ;
  • Il/elle assure la vérification et le contrôle, l’archivage et la bonne tenue des documents administratifs et financiers ;
  • Il/elle pilote l’organisation des audits financiers ;
  • Il/elle supervise les rapprochements entre le logiciel comptable et les journaux de dépense, analyser les variations, et engage avec le département des affaires financières, les rectifications nécessaires ;
  • Il/elle supervise tout particulièrement la bonne exécution d’un contrat de fourniture de Per Diem à des bénéficiaires confiée par Expertise France à un prestataire dédié, et si nécessaire prépare les adaptations ;
  • Il/elle forme et accompagne l’Assistant.e de projet dans sa montée en compétences.

Appui à la coordination et au pilotage des opérations

  • Il/elle participe à la création, au déploiement et à l’exécution des procédures et des outils de pilotage et de gestion de projet (exemples : outil de suivi des contrats, outil de suivi de l’expertise mobilisée, plan de décaissement…) ;
  • Il/elle supervise les sujets administratifs et financiers du bureau projet terrain en lien avec ce bureau projet terrain et les autres services internes d’Expertise France ;
  • Il/elle participe dans les étapes clé des processus d’achat et de gestion des contrats et au besoin est en mesure d’appuyer le processus de référencement, de passation de marché ou de préparation d’avenants ;
  • Il/elle participe aux exercices de revue de projet, et facilite la collaboration avec les autres cellules de l’équipe projet, selon les modalités convenues avec la chefferie de projet

Gestion des déplacements

  • Il/elle supervise et appuie l’Assistant.e de projets dans l’organisation des différents déplacements de l’équipe ou dans le cadre du projet (achats des billets, demandes de visas, organisations d’évènements spécifiques), en lien avec le département sûreté lorsque nécessaire ;
  • Il/elle assure les tâches de l’Assistant.e de projets en son absence.

Des déplacements ponctuels à Bruxelles ou sur le terrain sont à prévoir.

Description du projet ou contexte

Financé à hauteur de 196M€ par l’Union européenne à travers la Facilité Africaine de Paix depuis 2017, le projet d’appui de l’Union européenne à la Force conjointe du G5 Sahel consiste à appuyer le déploiement de la Force conjointe à travers la fourniture de biens, services et travaux, sur trois axes majeurs : protection et résilience, mobilité-permanence, et command and control.

Ce projet mis en œuvre par Expertise France est organisé en une équipe d’une vingtaine de personnes réparties entre Paris et les différents pays d’intervention du projet (Mauritanie, Burkina Faso, Niger, Tchad).Il est intégré au sein du pôle Renforcement des Forces de Défense et de Sécurité,l’un des quatre pôles du Département Paix, Stabilité, Sécurité (P2S) d’Expertise France. Le pôle met en œuvre un portefeuille de projets sur les thématiques de la réponse aux crises sécuritaires, d’appui à la coopération technique de défense, de la réforme des systèmes de sécurité et de l’appui institutionnel et en coordination régionale, en lien avec les équipes de projet terrain.

Profil souhaité

  • Master 1/2 en commerce, économie, finance, sciences politiques, relations internationales/ coopération internationale ;
  • Expérience réussie de 2-5 ans dans le secteur du développement et/ou de la coopération internationale avec un angle administratif et financier ;
  • Excellente maitrise des fondamentaux du cycle de projet et des composantes administratives et financières en particulier ; la connaissance des procédures d’Expertise France serait un avantage ;
  • Une connaissance ou intérêt pour les thématiques liées au secteur de la sécurité et à l’appui aux forces de défense et de sécurité ou pour la zone Afrique de l’Ouest/Sahel est un avantage ;
  • Bonne connaissance des mécanismes de coopération et de l’aide publique au développement (en particulier les modalités de financement de l'Union européenne) ;
  • Aptitude à travailler en anglais (oral et écrit) ;
  • Capacités rédactionnelles (français et anglais) et de synthèse ;
  • Sens de l’organisation et de la rigueur ;
  • Sens de la diplomatie, patience et capacité d’adaptation ;
  • Réactivité, autonomie ;
  • Sens du travail en équipe, esprit collaboratif, expérience en management transversal ;
  • Parfaite maîtrise des logiciels bureautiques, en particulier Excel.

 

Informations complémentaires

Lieu de la mission : Paris, France, avec déplacements possibles dans les pays du G5 Sahel et à Bruxelles.

Durée de la mission : 1 an (renouvelable)

Date de prise de fonction souhaitée : dès que possible

Pour candidater merci de nous adresser votre CV et votre lettre de motivation

Date limite de candidature : 09/03/2023 23:59

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