Il/elle assure, par délégation du chef de projet, la responsabilité du pilotage opérationnel quotidien, et non simplement y contribuer. Il/elle doit être responsabilisé sur l'exécution du plan de travail, le respect des échéances, la qualité des livrables et l'anticipation des difficultés.

Les responsabilités couvrent les aspects suivants :

Mise en œuvre du projet et coordination opérationnelle

• Assurer la planification, la mise en œuvre et le suivi des activités du projet conformément au plan de travail approuvé.
• Coordonner la préparation logistique et opérationnelle des ateliers, formations, missions techniques et événements officiels.
• Appuyer la préparation et le suivi des missions d’experts.
• Assurer l’encadrement hiérarchique des chargés COM et SERA, comprenant la fixation des objectifs, la supervision des activités, le suivi des performances et l'organisation du travail. Plus largement, l'adjoint doit garantir la coordination effective entre les composantes techniques et les fonctions supports.

Suivi, évaluation et reporting :

• Contribuer à la mise en œuvre du cadre de suivi et d’évaluation du projet.
• Vérifier et consolider les données du projet et les indicateurs de performance.
• Suivre l’avancement au regard du cadre logique, du plan de travail et des résultats attendus.
• Contribuer aux exigences de reporting du bailleur de fonds et aux processus de reporting interne.
• Tenir à jour une documentation du projet et des systèmes de classement précis.

Supervision et sécurisation du cycle contractuel

En lien avec le DAJ et le service de la conformité de l’Agence, le/la coordinateur de projet veille à la sécurisation juridique, administrative, financière et opérationnelle de l’ensemble du cycle contractuel, depuis la programmation des besoins et la planification des procédures jusqu’à l’exécution des contrats, au contrôle des livrables et à la clôture des engagements. Ce périmètre couvre l’ensemble des contrats nécessaires à la mise en œuvre des projets, notamment les marchés de prestations intellectuelles, de fournitures, de services, de travaux et d’infrastructures, ainsi que les conventions de subvention.

• Piloter et sécuriser la programmation contractuelle en consolidant les besoins des équipes projet, en anticipant les échéances et les contraintes opérationnelles, en évaluant les risques associés et en assurant l’élaboration, l’actualisation et le suivi du Plan de Passation de Contrats (PPC).
• Superviser la préparation et la structuration des procédures contractuelles, en veillant à la qualité de l’expression des besoins, à la pertinence des stratégies de contractualisation et au respect des exigences réglementaires et internes.
• S’assurer, en lien avec les prescripteurs techniques et les services compétents, de la prise en compte des spécificités des marchés d’infrastructure, notamment en matière de définition des travaux, d’études préalables, de contraintes techniques, de planification, de maîtrise des coûts et de gestion des risques d’exécution.
• Garantir la qualité et la régularité des processus de passation, en supervisant les étapes clés des procédures, de la préparation des dossiers de consultation à la notification des contrats : adéquation des documents aux besoins, respect des règles de publicité et de mise en concurrence, traçabilité des évaluations, régularité des décisions et complétude des dossiers contractuels.
• Veiller à ce que les opérations matérielles de passation soient réalisées par les équipes ou services compétents et à ce que les décisions et validations soient prises par les personnes disposant des délégations et habilitations requises.
• Assurer le pilotage de l’exécution contractuelle en organisant le suivi des engagements des titulaires, prestataires, entreprises de travaux et bénéficiaires de subventions, au regard des objectifs, des résultats attendus, des délais, des budgets et des obligations contractuelles.
• Veiller à l’articulation entre les exigences contractuelles et les contraintes opérationnelles des projets, en particulier pour les marchés d’infrastructure présentant des enjeux de qualité technique, de délais, de coûts, de sécurité et de conformité des travaux.
• Garantir la complémentarité des contrôles opérationnels, administratifs et financiers, en veillant à la répartition claire des responsabilités entre les prescripteurs, personnels de l’équipe projet et du BM.
• S’assurer que les demandes de paiement sont étayées par les justificatifs requis et par les constats de service fait ou de conformité attendus, avant leur transmission dans le circuit de validation applicable.
• Superviser le suivi des engagements et des échéances contractuelles, notamment les obligations de livraison, les rapports narratifs et financiers intermédiaires et finaux, les garanties, les jalons de réalisation, les échéances de paiement et les obligations de clôture.
• Veiller à la fiabilité des outils de suivi, à la mise à jour régulière des données contractuelles et à l’alerte des parties prenantes en cas de retard, de non-conformité ou de risque de dépassement budgétaire.
• Anticiper et gérer les risques contractuels en identifiant les points de fragilité susceptibles d’affecter la bonne exécution des projets. Définir et coordonner, avec les équipes concernées, les mesures de prévention, d’atténuation et de remédiation appropriées.
• Encadrer les évolutions contractuelles en évaluant les conséquences opérationnelles, calendaires, budgétaires et juridiques des modifications envisagées (avenants, ordres de service, décisions formelles, bons de commande, prolongations ou ajustements de périmètre).
• Superviser la gestion des conventions de subvention en veillant à la conformité des engagements, à la clarté des obligations des bénéficiaires, à la mise en place d’outils de suivi adaptés et à l’existence de dispositifs de contrôle proportionnés aux risques. S’assurer que les bénéficiaires disposent des informations et de l’accompagnement nécessaires à la bonne compréhension et au respect des règles de l’Agence, notamment en matière de justification des dépenses, de production des rapports et de prévention des risques de fraude et de mauvaise gestion.
• Veiller au respect des délais de traitement des paiements et des versements contractuels, en coordonnant les intervenants opérationnels, administratifs et financiers afin de garantir la transmission des dossiers complets dans les délais requis. Identifier les causes de retard, suivre leur résolution et alerter en cas de risque de non-respect des échéances, dans le respect des circuits de contrôle, de validation et d’autorisation applicables.
• Contribuer aux audits et aux contrôles des contrats et des bénéficiaires, en coordonnant la préparation des éléments nécessaires, en facilitant l’accès aux pièces justificatives et en assurant le suivi des constats relevant du périmètre opérationnel.
• Coordonner le suivi des recommandations d’audit et des plans d’action correctifs, en définissant les responsabilités, les échéances et les modalités de suivi avec les équipes projet, le bureau mutualisé et le siège. S’assurer de la mise en œuvre effective des mesures correctives, de la documentation des actions réalisées.
• Produire et suivre des tableaux de bord permettant de suivre l’avancement du cycle contractuel, le respect des délais, la réalisation des engagements, la conformité des livrables, les paiements, les risques identifiés et les mesures correctives engagées, afin d’éclairer la prise de décision et de contribuer à l’amélioration continue des pratiques.

Communication et visibilité :

• Appuyer la mise en œuvre du plan de communication et de visibilité du projet ;
• Participer au recueille des réussites, des enseignements tirés et des supports de communication issus des activités du projet ;
• Contribuer à la préparation de produits de communication, notamment des articles d’actualité, contenus pour les réseaux sociaux, présentations et supports de visibilité ;
• Participer à l’organisation des événements et cérémonies du projet ;
• Veiller au respect des exigences de visibilité du bailleur de fonds.

Volet Appui administratif et financier

• Superviser l’exécution financière des projets en assurant le suivi des engagements, des décaissements et des dépenses au regard des budgets approuvés et des prévisions actualisées.
• Contribuer à la planification budgétaire et de trésorerie en anticipant les besoins de financement et les échéances de paiement, en lien étroit avec le RAF du bureau mutualisé et les fonctions financières du siège.
• Identifier et analyser les écarts entre prévisions et réalisations, anticiper les risques de sous-exécution, de dépassement budgétaire ou de tension de trésorerie, et proposer les mesures correctives adaptées.
• Veiller à la qualité et à la complétude des justificatifs financiers relevant du suivi opérationnel, en coordination avec le RAF et la Chargée de finances, sans se substituer aux contrôles financiers et comptables ni aux validations des personnes habilitées.
• Assurer la remontée régulière des alertes et des risques financiers auprès des interlocuteurs concernés et contribuer à la fiabilité du reporting financier.
• Superviser le respect des procédures administratives, logistiques et d’achat applicables aux activités du projet, et veiller à la disponibilité et à la traçabilité de la documentation associée.