Activités Transversales

Appui au pilotage interne du département et aide à la décision :

- Appuie la direction du département dans le pilotage financier et organisationnel (Chiffre d'affaires, développement des projets, rentabilité, masse salariale, plan de charge) 
- Assure la mise en place et la tenue des tableaux de bords financiers internes du département (Suivi BR/ PABI, etc).
- Planifie et coordonne la réalisation des travaux financiers du département en conformité avec le cycle budgétaire et de clôture de l'agence 
- Planifie et coordonne les exercices de reporting mensuel (RPP)  vis à vis du département des opérations
- Suivi et clôture comptable du budget du département

- Suivi du FPP du département

- Prépare la demande d'affectation de la MS refacturable du DT à la DAF mensuellement

- Suit la masse salariale du département et prévoit la masse salariale refacturable en conformité avec le cycle budgétaire et de clôture de l'agence
- Participe à la définition des objectifs du département, en assure le suivi en termes de  cohérence entre la trajectoire du département et les objectifs généraux  (COM)

- Organise, coordonne et co-anime les formations trimestrielles avec l’équipe SERA revue semestrielle de projets

- Organise, coordonne et co-anime les formations en partenariat avec la DAF pour les clôtures comptables semestrielle et annuelle

 Gestion des risques opérationnels

- Contribue à l'élaboration ou à l'évolution des procédures et outils de gestion administrative et financière
- Contribue à l'harmonisation des pratiques au sein du département
- Contribue à la prévention, au reporting et au suivi des incidents dans son périmètre de responsabilité
- Participe à l'identification des risques de l'agence
- Participe aux chantiers internes de l'agence (ATLAS, OGOP, archivage etc.)
- Appuie le processus de décentralisation des activités sur les aspects administratifs et financiers (notamment la validation de la clef de répartition des bureaux mutualisés en intra-département, le cas échéant)  et la formation des équipes terrain

Accompagnement et renforcement des capacités

- Animation, formation et coordination pool CPAF transverse des pôles

- Management alternant CAF

- Recrutement, formation et accompagnement collaborateurs financiers (CPAF, RAFs projets, RAFs et autres postes financiers bureaux mutualisés terrain)
- Appuie et conseille les équipes (méthodologies, outils, procédures, règles bailleurs), incluant la formulation de recommandations                  
- Organise des formations au sein du département (formations et réseau de partage des savoir-faire)

- Formations diverses des équipes terrain, bénéficiaires de subvention et partenaires
- Facilite les informations sur les nouvelles procédures à l'ensemble du département
- Participe au recrutement et à l'intégration des nouveaux collaborateurs assurant des fonctions administratives et financières
- Est le point focal des fonctions transversales et assure le transfert des informations relatives au procédures internes auprès des membres du département
- Assure la capitalisation et le partage de bonnes pratiques en matière de gestion contractuelle et administrative des projets entre l'ensemble des membres du département

Autres  

- Accompagne l’implantation, et mise en fonctionnement des bureaux mutualisés dont le DT a le lead ( en lien avec la direction et les équipes projet)              
 - Réunion de coordination et suivis mensuel des audits en cours du DT avec Grant Thornton

Activités en lien avec le cycle du projet

● Conception du projet :

- Appuie les équipes dans la construction budgétaire du projet (relecture et propositions d'ajustements) 
- Appuie les opérationnels à l'attribution des rôles dans l'équipe projet (RACI, organigrammes)
- Appuie les équipes dans la construction et/ou vérification des analyses de rentabilité dans le respect de la procédure CODEV et fournit un appui méthodologique, avant validation du directeur
- Appuie les équipes dans l'identification des prérequis administratifs nécessaires à la mise en œuvre opérationnelle du projet

- Validation éléments financiers pour le CODEV (budget et ARI)
- Participe aux CODEV, et/ou réunion adhoc selon les enjeux financiers des projets  

 
                                                                                                                                         
● Contractualisation bailleurs et partenaires :

- Identifie les risques financiers et administratifs et proposer des solutions (conseils sur le montage et relecture des contrats)
- Vérifie les critères de rentabilité liés aux révisions budgétaires et contractuelles

● Mise en œuvre du projet :

- Accompagnement démarrage projet 
- Veille à l'intégration des données du projet dans ATLAS (données identitaires, dates clés, import du budget, contrat bailleur etc.)
- Aide à la décision pour l'organisation de la décentralisation des activités (solutions de trésorerie, délégations)
- Appuie les équipes sur le respect des règles et procédures internes et bailleurs (achats, subventions, finance)

- Appui et conseil divers ( subventions à des tiers, suivi financiers, etc.).

● Reportings et Audits :

- Suit le planning du portefeuille du département (reporting & audits)
- Appuie les équipes dans la méthodologie de reporting financier
- Conseille les équipes dans le cadre des audits projets et participe aux réunions de clôture
- Identifie les risques et alerte la direction sur les retours d'expériences"