1. Management et coordination du bureau mutualisé

• Assurer le pilotage opérationnel quotidien du bureau mutualisé.
• Coordonner les activités de l’équipe support mutualisée dans les domaines de la finance, comptabilité, trésorerie, achats, subventions, logistique et administration.
• Organiser et suivre la charge de travail des équipes support en fonction des besoins, priorités et échéances des projets.
• Garantir la fourniture de services support dans les délais, de manière cohérente et avec une orientation « service » auprès de l’ensemble des projets.
• Développer et maintenir des mécanismes de coordination entre les fonctions support et les équipes projets.
• Contribuer à la création et à l’actualisation régulière des procédures de fonctionnement, processus et outils internes du bureau mutualisé.
• Assurer un reporting régulier auprès du/de la référent·e du bureau mutualisé sur les sujets opérationnels, les risques, la charge de travail et les besoins d’appui. 

2. Gestion financière et suivi budgétaire

• Piloter la gestion financière des projets et des coûts mutualisés couverts par le bureau.
• Garantir la fiabilité des outils de suivi financier, du suivi budgétaire et des dépenses.
• Superviser la préparation des rapports financiers à destination des bailleurs, du siège d’Expertise France et du management.
• Coordonner les exercices financiers mensuels, trimestriels et annuels : prévisions budgétaires, révisions, atterrissages et reporting interne.
• Garantir la cohérence entre planification opérationnelle, exécution budgétaire et reporting financier.
• Analyser la consommation budgétaire, identifier les écarts et proposer des mesures correctives.
• Accompagner les chef·fes de projet et les équipes techniques dans leur planification et leur suivi budgétaires. 

3. Gestion des coûts mutualisés et clés de répartition

• Assurer le suivi des coûts partagés et leur répartition entre les projets conformément à la méthodologie validée.
• Superviser l’actualisation des clés de répartition et des pièces justificatives associées.
• Garantir que l’ensemble des coûts mutualisés soient correctement justifiés, documentés et auditables.
• Coordonner avec les équipes projets et le siège l’évolution des hypothèses de répartition en fonction du développement du portefeuille.
• Garantir une gestion transparente, proportionnée et conforme aux exigences des bailleurs. 

4. Supervision de la comptabilité, de la trésorerie et des paiements

• Superviser les fonctions comptables et de trésorerie du bureau.
• Garantir la conformité des circuits de paiement avec les procédures d’Expertise France, les règles des bailleurs et les exigences de contrôle interne.
• Superviser la gestion bancaire et des caisses, les rapprochements bancaires, les contrôles de caisse, les clôtures comptables mensuelles et les pièces justificatives.
• Garantir une séparation adéquate des tâches entre contrôle financier, exécution des paiements, comptabilisation et validation.
• Suivre les besoins de trésorerie et coordonner les demandes de fonds avec le siège.
• Garantir la sécurité, la traçabilité et la documentation des flux financiers.

5. Gestion administrative et fonctionnement du bureau

Superviser la gestion administrative et le fonctionnement du bureau : dépenses, fournisseurs, contrats, actifs et dossiers administratifs. Coordonner avec la société de portage les sujets administratifs et RH, notamment les contrats, feuilles de temps, congés et documents du personnel. Veiller au respect des obligations administratives locales et contribuer à la formalisation des règles internes, circuits administratifs et systèmes d’archivage.

6. Coordination des achats, subventions et fonctions logistiques

Superviser la coordination globale des fonctions achats, subventions et logistique, en s’appuyant sur les référents techniques. Veiller à l’actualisation des plans d’achats, outils de suivi des subventions et contrats et plans logistiques. Garantir leur cohérence avec la planification financière, les budgets disponibles et les exigences d’audit.

7. Contrôle interne, conformité et gestion des risques

• Garantir la mise en œuvre des standards de contrôle interne.
• Identifier les risques financiers, administratifs, opérationnels ainsi que ceux liés aux achats et subventions et proposer des mesures d’atténuation.
• Veiller au respect des procédures Expertise France, des règles des bailleurs et des obligations locales.
• Contribuer à la préparation des audits et au suivi de leurs recommandations.
• Garantir que les pièces justificatives et dossiers soient complets et prêts à être audités.
• Alerter la hiérarchie et le siège en cas de risque significatif. 

8. Management d’équipe et développement des compétences

Manager, coordonner et accompagner les équipes support mutualisées. Définir les priorités et répartir clairement les rôles et responsabilités. Identifier les besoins de formation, favoriser le partage de connaissances et créer un environnement de travail collaboratif entre les fonctions support et les équipes projets. Accompagner également la transition de fonctions support rattachées aux projets vers une organisation mutualisée.

9. Coordination avec les équipes projets et le siège

Être le principal point focal opérationnel des fonctions support du bureau de Manille. Assurer une communication régulière avec les chef·fes de projet et équipes techniques et faire le lien avec le siège d’Expertise France sur les sujets financiers, comptables, juridiques, RH, achats et administratifs. Contribuer également aux missions du siège, audits, revues et suivis opérationnels. 

10. Structuration et amélioration continue du bureau mutualisé

Contribuer à la structuration et à la professionnalisation progressive des fonctions support aux Philippines. Développer et améliorer les outils, modèles, check-lists, tableaux de bord et procédures. Identifier les points de blocage récurrents et proposer des améliorations. Accompagner la montée en puissance du bureau mutualisé en fonction de l’évolution du portefeuille d’Expertise France.