Dans le cadre de la mise en œuvre du projet ODEBAC, financé par l’Union européenne et la France, Expertise France recherche un.e Chef.fe de projet adjoint.e.

Sous la responsabilité hiérarchique du Chef de projet, le/la Chef.fe de projet adjoint.e contribue au pilotage général du projet, avec un rôle particulier dans le suivi opérationnel, administratif et financier, la coordination interne et externe, ainsi que l’appui à la coordination du dispositif d’assistance technique mobilisé dans le cadre du projet. Selon l’organisation retenue, il/elle pourra être amené.e à en assurer directement la coordination transversale. Il/elle veille à la bonne articulation entre les activités, les ressources disponibles et les processus nécessaires à leur mise en œuvre, contribue à anticiper les besoins et difficultés, et facilite la coordination entre l’équipe projet, le Bureau Mutualisé, le siège et les partenaires externes.

Les profils combinant une solide expérience de gestion de projet avec une bonne compréhension des enjeux de développement économique, d’entrepreneuriat et d’appui au secteur privé seront particulièrement recherchés.

Les responsabilités du/de la Chef.fe de projet adjoint.e s’organisent autour de quatre axes :

•                    Appui au Chef de projet et coordination interne et externe ;
•                    Pilotage opérationnel, administratif et financier ;
•                Sécurisation de la mise en œuvre et reporting ;
•                    Coordination du dispositif d’assistance technique.

I.               Appui au Chef de projet et à la coordination interne et externe

Le/la Chef·fe de projet adjoint·e seconde le Chef de projet dans le pilotage courant du projet. Le/la Chef·fe de projet adjoint·e n’a pas vocation à se substituer aux fonctions support dans l’exécution des procédures, mais veille à leur anticipation, leur bonne coordination et leur réalisation dans les délais requis par le projet.

Coordination interne

Le/la Chef·fe de projet adjoint·e :

• contribue à l’organisation et à l’animation des réunions de programmation et de suivi de l’équipe ;
• facilite la circulation de l’information entre les équipes techniques, les fonctions support, notamment du Bureau Mutualisé, et le siège ;
• veille au suivi des décisions, priorités et échéances arrêtées par la chefferie de projet ;
• contribue à la préparation des arbitrages et décisions nécessitant l’intervention du Chef de projet ;
• assure, en l’absence du Chef de projet et dans le cadre des délégations qui lui sont confiées, la continuité du pilotage courant du projet

Coordination externe

Sous la supervision du Chef de projet, le/la Chef·fe de projet adjoint·e contribue à la préparation, à l’organisation et au suivi des échanges avec les partenaires institutionnels, techniques et financiers du projet. À ce titre, il/elle :

• appuie l’organisation des instances de coordination auxquelles Expertise France contribue ou dont elle assure le pilotage, notamment les COTECH du programme ODEBAC ;
• contribue à la préparation des convocations, ordres du jour, supports et documents de travail nécessaires à ces instances ;
• assure le suivi des invitations, contributions attendues, relances et échéances préparatoires ;
• contribue à la préparation des éléments d’animation et de briefing du Chef de projet ;
• appuie la documentation des réunions, le suivi des décisions, des actions convenues, des responsables et des échéances ;
• contribue au suivi des échanges avec les autres opérateurs du programme, l’Assistance technique ODEBAC, les Délégations de l’Union européenne, la CEEAC, l’AFD et les autres partenaires pertinents ;
• facilite, à la demande du Chef de projet, la circulation de l’information et le suivi des demandes ou engagements pris avec les partenaires ;
• contribue à l’identification des difficultés de coordination, interfaces entre interventions, synergies ou sujets nécessitant un arbitrage du Chef de projet.

II.            Appui au pilotage opérationnel, administratif et financier

Le/la Chef·fe de projet adjoint·e appuie le Chef de projet dans le pilotage quotidien du projet et contribue à garantir la bonne exécution de sa programmation.

Il/elle :

• assure le suivi consolidé de l’avancement des activités, de l’exécution budgétaire et des principales échéances contractuelles ;
• contribue à l’élaboration et l’actualisation de la programmation opérationnelle et budgétaire du projet ;
• veille à l’anticipation des besoins nécessaires à la mise en œuvre des activités : marchés, contrats, conventions, missions, paiements et autres actes administratifs ;
• identifie les écarts, retards, risques et points de blocage et propose au Chef de projet les mesures correctives ou arbitrages nécessaires ;
• met en place et tient à jour les outils de pilotage permettant de disposer d’une vision consolidée de l’état d’avancement du projet.

III.          Contribue à la bonne exécution et au reporting du projet

Le/la Chef·fe de projet adjoint·e contribue à garantir le respect des procédures d’Expertise France et des obligations contractuelles du projet.

Il/elle :

• veille à la cohérence entre programmation opérationnelle, programmation budgétaire et procédures de mise en œuvre ;
• contribue à sécuriser les processus administratifs et contractuels présentant des enjeux particuliers ;
• veille au suivi des recommandations issues des audits, contrôles ou missions de supervision ;
• coordonne la collecte et la consolidation des informations nécessaires au reporting opérationnel et financier ;
• contribue à la préparation et au contrôle qualité des rapports et documents de suivi du projet.

IV.          Appui à la coordination du dispositif d’assistance technique

Le/la Chef.fe de projet adjoint.e contribue, sous la supervision du Chef de projet, à la programmation, à la mobilisation et au suivi du dispositif d’assistance technique d’ODEBAC. Selon l’organisation interne retenue par le projet, il/elle pourra soit en assurer directement la coordination transversale, soit travailler en étroite collaboration avec la personne chargée de cette coordination.

Il/elle :

• contribue à l’identification et à la consolidation des besoins en assistance technique, en lien avec le Chef de projet et les autres membres de l’équipe ;
• contribue à la priorisation et à la programmation des expertises à mobiliser ;
• appuie la préparation et le contrôle qualité des termes de référence avant validation ;
• veille à l’anticipation des processus de recrutement, contractualisation et mobilisation des consultants, en lien avec les fonctions support compétentes ;
• contribue au cadrage initial des consultants et au suivi de leurs prestations ;
• contribue au suivi des livrables et à leur premier niveau de contrôle qualité avant transmission aux responsables concernés ;
• veille à la bonne articulation entre les expertises mobilisées et les différents volets du projet ;
• contribue au suivi consolidé des expertises mobilisées, de leurs échéances, livrables et budgets.

Lorsque la coordination transversale du dispositif lui est confiée, le/la Chef.fe de projet adjoint.e assure directement l’organisation et le suivi de ces différentes fonctions.