a.      Objectif général de la mission

Le chef de projet supervisera et coordonnera le projet. Il/elle sera sous la direction hiérarchique du chef du programme de santé, basé en Ukraine (Kyiv) ou de toute personne désignée par lui/elle.

• Coordonner le travail de l’équipe du projet ;
• Coordonner la mise en œuvre des activités du projet ;
• Assurer le suivi et la communication en temps voulu des activités et des résultats du projet ;

·      Établir et maintenir une relation de collaboration solide avec le donateur et les bénéficiaires ;

• Coordonner les actions de visibilité et assurer la liaison à intervalles réguliers avec les donateurs, les bénéficiaires, les consultants et les prestataires de services.

Il est responsable du bon fonctionnement quotidien du projet. Il supervise et planifie le travail de l’équipe de projet. S/Il veille à ce que les services et équipements offrent le meilleur rapport qualité-prix.

Il/elle est également responsable de la conformité du projet avec les exigences des donateurs, en particulier en ce qui concerne le reporting, l’audit, l’approvisionnement et la visibilité, ainsi qu’avec les procédures internes d’EF.

b.      Description de la tâche à attribuer

Principales responsabilités (liste non exhaustive, sous réserve de modifications) :

Coordination et appui à la mise en œuvre des activités pour assurer la cohérence globale du projet

• Participer à la phase de lancement du projet et à la formulation du plan de travail, et veiller à ce que le plan de travail élaboré soit conforme à la stratégie du projet ;
• Contribuer à l’élaboration du cadre logique du projet ;
• Assurer la planification, la budgétisation et la coordination des activités ;
• Élaborer un projet de cahier des charges et faire appel à des experts pour une courte durée, le cas échéant et en coordination avec les bénéficiaires ;
• Assurer le contrôle de qualité et la mise en œuvre appropriée des activités sous sa responsabilité ;
•  Assurer un niveau d’information adéquat de la FE (direction nationale à Kiev et siège) et qu’elle soit informée de toute question critique susceptible de compromettre le projet ;
• Assurer un suivi périodique par le biais de réunions d’équipe régulières et de réunions individuelles si nécessaire ;
• Assurez-vous que tous les documents pertinents sont sauvegardés sur des dossiers partagés EF (via un VPN), et que les canaux de communication et de partage d’informations, entre experts d’une part, et entre experts et le siège d’EF d’autre part, sont efficaces.

Suivi des aspects administratifs, financiers, logistiques, de sécurité et de communication du projet

• En collaboration avec l’équipe transverse du programme de santé (responsable des finances et des subventions, agent de programme et assistants), assure le suivi de tous les aspects logistiques, financiers et administratifs liés aux activités avec le soutien du PSU ;
• Maintenir à jour l’outil de gestion de projet (y compris le plan de travail, les indicateurs et les risques) avec le soutien et les contributions des membres de l’équipe ;
• En collaboration avec l’équipe transverse du programme de santé, assurez-vous que les processus EF (y compris l’approvisionnement) sont conformes et correctement documentés (contrats, factures...);
• Assurer le suivi des négociations administratives d’importation/exportation avec les bénéficiaires.
• En collaboration avec le responsable du programme de santé, veille à la bonne mise en œuvre des politiques de sécurité d’EF ;
• Respectez la politique de gestion de la sécurité de l’information d’EF et assurez-vous que les règles de confidentialité sont respectées.

Gestion de l’équipe de projet

·       Superviser et coordonner le travail de l’équipe, y compris les experts à court terme ;

Rapports, suivi et évaluation

• Rédiger, en collaboration avec d’autres experts, le rapport annuel sur les progrès et le rapport final ;

·       Veiller à ce que les indicateurs de performance définis dans le cadre logique soient suivis et mis à jour ;

La représentation du projet et de l’EF vis-à-vis du donateur, du bénéficiaire final et des autres parties prenantes clés

• Établir une circulation régulière et fluide de l’information sur les activités, avec le donateur, le bénéficiaire final et toute autre partie prenante pertinente ;
• Réseautez, en collaboration avec le chef du programme de santé, avec les parties prenantes concernées dans le pays partenaire et entretenez une relation de travail étroite avec les administrations locales (les bénéficiaires) ;
• Participer, avec le chef de la santé, aux groupes de coordination pertinents ;
• Contribuer à l’organisation des événements de lancement et de clôture si requis par le donateur, ainsi qu’aux comités de pilotage.

Toute autre tâche demandée par Expertise France

a.      General objective of the mission

The Project Manager will oversee and coordinate the project. S/he will be under the line management of the Head of Health Program, based in Ukraine (Kyiv) or anyone designated by him/her). S/He will:

• Coordinate the work of the project team;
• Coordinate the implementation of the project’s activities;
• Ensure monitoring and timely reporting on project activities and results;

·      Establish and maintain a strong collaborative relationship with the donor and the beneficiaries;

• Coordinate visibility actions, and liaise at regular intervals with donors, beneficiaries, consultants and service providers.

S/He is responsible of the smooth daily functioning of the project. S/He, supervises and plans the work of the project team. S/He ensures that services and equipment offer the best value for money.

S/He is also responsible for ensuring the project’s compliance with donor requirements, particularly in regard to reporting, audit, procurement and visibility, and with EF internal procedures.

b.      Description of the task to be assigned

Key Responsibilities (non-exhaustive list, subject to changes):

Coordination and support to the implementation of activities to ensure the global coherence of the project

• Participate in the inception phase of the project and in the formulation of the work plan and ensure that the work plan developed is consistent with the project strategy;
• Contribute to the development of the project logical framework;
• Ensure planning, budgeting and coordination of activities;
• Draft Terms of reference (ToRs) and involve short-term experts where appropriate and in coordination with the beneficiaries;
• Ensure quality control and appropriate implementation of the activities under her/his responsibility;
•  Ensure adequate level of information of EF (Country Direction in Kyiv and HQ) and that it is informed on any critical issue that may jeopardize the project;
• Ensure periodic follow-up through regular team meetings and individual meetings when needed;
• Ensure that all relevant documents are saved on EF shared folders (via VPN), and that channels of communication and information sharing, amongst experts on one side, and between experts and EF HQ on the other, are efficient.

Follow-up of administrative, financial, logistics, security and communication aspects of the project

• Together with the transverse Health Program team (Finance & Grants Manager, Program Officer and Assistants) follows up on all logistical, financial and administrative aspects related to activities with the and support of the PSU;
• Maintain the project management tool (including work plan, indicators and risks) up to date with support and inputs from team members;
• Together with the transverse Health Program team, ensure that EF processes (including procurement) are meet and properly documented (contracts, invoices….);
• Follow up on the import/export administrative negotiations with the beneficiaries.
• Together with the Head of Health Program, ensures proper implementation of the EF Security Policies;
• Follow the EF Information Security Management policy and ensure that confidentiality rules are maintained.

Management of the project team

·       Supervise and coordinate the work of the team, including short term experts;

Reporting, Monitoring and evaluation

• Draft, in collaboration with other experts, the annual progress report and the final report;

·       Ensure that indicators of performance set in the logical framework are monitored and updated;

Project’s and EF’s representation towards the donor, final beneficiary and other key stakeholders

• Establish regular and fluid circulation of information on activities, with the donor, final beneficiary and any other relevant key stakeholders;
• Network, together with the Head of Health Program with relevant stakeholders in the partner country and maintain a closed working relationship with local administrations (the beneficiaries);
• Participate, together with the Head of Health, in relevant coordination groups;
• Contribute to the organization of kick-off and closing events if required by the donor, as well as steering committees.

Any other task requested by Expertise France