Le/La Chargé.e de Projets Administratif et Financier transverse du pôle Formation Professionnelle, Insertion et Emploi intervient, auprès des équipes projet, dans la mise en œuvre opérationnelle de l'ensemble des phases du cycle de vie du projet, de la conception à la capitalisation après clôture, dans un rôle d'appui méthodologique et de conseil. Il.elle garantit le process qualité de la filière administrative et financière. Il/elle contribue, en collaboration avec les chargé.e.s de projet, à la phase de développement des projets pour la partie administrative et financière (montage budgétaire, définition du cadre contractuel, élaboration du plan de passation de contrats, négociations avec le bailleur…). Sa contribution est sollicitée, dans le cas de situations complexes sur un projet. Il/elle contribue également en transverse au pilotage financier, à l’anticipation et remontées des risques, à la fiabilisation des données financières, à l’harmonisation et diffusion des bonnes pratiques et au reporting financier du pôle. 

ACTIVITES TRANSVERSALES
En lien avec le Coordinateur Administratif et Financier du département :
i)    Pilotage interne du pôle 
o    Apporte les éléments d’analyse financière pour appuyer le/la responsable de pôle dans le pilotage financier du pôle.
o    Assure la tenue des tableaux de bords financiers sur la base des outils développés par la CAF.
o    Planifie et coordonne la réalisation des travaux financiers du pôle en conformité avec le cycle budgétaire et de clôture de l'agence et assure un contrôle et une validation qualité des livrables.
o    Planifie et coordonne les exercices de reporting pilotage projet du pôle et assure le contrôle qualité des livrables ainsi que la consolidation des données au niveau du pôle.
o    Fiabilise et cadre les arbitrages du portefeuille de projets : estime le consolidé et propose des pondérations au Responsable de pôle.
ii)    Gestion des risques opérationnels
o    Contribue à l'élaboration ou à l'évolution des procédures et outils de gestion administrative et financière.
o    Contribue à l'harmonisation et à la diffusion des pratiques au sein du pôle.
o    Contribue à la prévention, au reporting et au suivi des incidents dans son périmètre de responsabilité.
o    Participe aux chantiers internes de l'agence (SI, archivage, contrôle interne, etc.).
o    Appuie le processus de décentralisation des activités sur les aspects administratifs et financiers.

iii)    Accompagnement et renforcement des capacités
o    Appuie et conseille les équipes siège et terrain du pôle (méthodologies, outils, procédures, règles bailleurs), incluant la formulation de recommandations.
o    Organise des formations au sein du pôle (formations et réseau de partage des savoir-faire) en articulation avec la filière administrative et financière du département animée par la CAF.
o    Facilite la diffusion et l’appropriation des informations sur les nouvelles procédures à l'ensemble du pôle.
o    Participe au recrutement et à l'intégration des nouveaux collaborateurs assurant des fonctions administratives et financières, au siège et sur le terrain.
o    Conduit des missions terrain pour un accompagnement des équipes terrain, en articulation avec les chargés de projet administratif et financier.

ACTIVITES EN LIEN AVEC LE CYCLE DU PROJET
i)    Conception du projet 
o    Contribue à la construction budgétaire du projet, en lien avec le.la chargé.e de projet.
o    Co - construit avec le.la chargé.e de projet des analyses de rentabilité dans le respect des procédures internes, avant validation du Responsable de pôle.
o    Définit le schéma contractuel (contrat bailleur, convention de partenariat, contrats de mise en œuvre).
o    Développe le plan de passation de contrat avec le.la chargé.e de projet, avant validation par le département des affaires juridiques (DAJ).
o    Co – construit l’organigramme sur les responsabilités administratives et financières.
o    Identifie des prérequis administratifs nécessaires à la mise en œuvre opérationnelle du projet (enjeux d’implantation).
o    Participe aux comités de développement des projets et y contribue sur les aspects financiers et administratifs.

ii)    Contractualisation bailleurs et partenaires
o    Participe aux négociations avec le bailleur, sur la partie administrative et financière.
o    Identifie les risques financiers et administratifs et propose des solutions (conseils sur le montage et relecture des contrats).
o    Vérifie les critères de rentabilité liés aux révisions budgétaires et contractuelles.

iii)    Appui à la gestion administrative, contractuelle et financière de la mise en œuvre du projet 
o    Veille à l'intégration des données du projet dans le système d’information (SI) de suivi (données identitaires, dates clés, import du budget, contrat bailleur etc.).
o    Aide à la décision pour l'organisation de la décentralisation des activités (solutions de trésorerie, délégations).
o    Appuie les équipes sur le respect des règles et procédures internes et bailleurs (achats, subventions, finance).
o    Appuie les équipes projets en matière de respect des procédures administratives, au siège et sur le terrain.
o    Appuie les équipes pour la contractualisation avec les experts et les partenaires.
o    Appuie la passation des marchés publics et le suivi du processus de mise en concurrence.
o    S’assure de la qualité des outils de suivi financier mis en place et de leur mise à jour. 
o    Exerce un contrôle qualité sur les reportings financier bailleur (contractuels) et internes.

iv)    Reportings et Audits
o    Suit le planning du portefeuille du pôle (reporting & audits), pour assurer une anticipation suffisante.
o    Appuie les équipes dans la méthodologie de reporting financier.
o    Conseille les équipes dans le cadre des audits projets et participe aux réunions de clôture.
o    Capitalise sur les audits et diffuse les bonnes pratiques dans une logique d’apprentissage.
o    Identifie les risques et alerte la direction sur les retours d'expériences.