Les principales activités et responsabilités liées au poste sont les suivantes (liste non exhaustive) :

Volet financier

• Assurer la disponibilité et la fiabilité des informations contractuelles et financières du projet : contrôler et fiabiliser le suivi de l’exécution des contrats et la remonté de l’information financière
• Alimenter et tenir à jour le suivi financier et budgétaire (affectation des dépenses, consommations, suivi des postes analytiques, prévisions, etc.) en lien avec les AP fin.
• Consolidation de l’information financière et restitution lors des échéances agences ((budget initial, budget révisé et prévisions d'atterrissage, RPP), de la comitologie interne (ARI).
• Appuyer le Chef de projet dans le processus de planification budgétaire et le conseiller sur les stratégies de dépenses et de gestion financière
• Fournir régulièrement une perspective financière précise du projet.
• Assurer la préparation des rapports (internes et externes pour audit et bailleurs)
• Coordonner les travaux d’audit avec l’équipe projet le siège et l’auditeur
• Appuie et formation des l’AP Fi (appuie lors des gros volumes d’activité et formation sur le volet financier, nouvelles procédures)
• Mise en place ou amélioration des outils de suivi.
• Mise en place de moyen de payement si nécessaire (CB, caisse)

Volet Administratif

• Établir un système d'archivage robuste dès le début du projet pour garantir l'accessibilité de toute la documentation (physique et numérique) afin de faciliter le travail de l'équipe, les changements de personnel et la conformité aux audits.
• Veiller à ce que tous les accords nécessaires pour les activités du projet (y compris l'exemption de TVA) soient en place et se tenir informé des règles et règlements administratifs relatifs aux activités d'EF.
• Superviser la bonne application des procédures de passation de marché, en lien avec les services d’appui concernés (DAJ, CCA)
• Participer, en tant qu'observateur, aux réunions du Comité de Pilotage du Projet (PSC) et aux réunions de Coordination des Partenariats (PC).
• Veiller à la mise en œuvre des procédures de paiement et des bonnes pratiques d'enregistrement comptable ;
• Superviser le contrôle des pièces comptables et assurer le respect de la politique d'archivage des documents comptables ;
• Superviser et contrôler la mise en œuvre des règles et procédures administratives, financières et RH ;