Poste basé à Abidjan (déplacements possibles à Paris au siège d’Expertise France).

La/le responsable juridique est sous l’autorité hiérarchique du Coordinateur des Fonctions Transverses et est en lien avec le Département des Affaires Juridiques à Paris.

Il/Elle manage l’équipe du Pôle Achat & Juridique.

Description des missions :

Mise en œuvre des activités d’achat :

·       Piloter les activités d’achat au sein du bureau et assurer le management des contractualisations.

·       Conseiller et appuyer l’équipe de chargés de contrats, acheteur et assistante à la rédaction, passation et conclusion de contrats ainsi qu’aux équipes projet pour l’exécution des contrats de mise en œuvre dans le cadre des projets de coopération.

·       Superviser le traitement des demandes auprès du Pôle et mettre en œuvre les processus de contractualisation.

·       Accompagner la réalisation des plans de passation de contrat pour chaque projet en lien avec les opérationnels et superviser leur mise à jour.

·       Appuyer les équipes dans l’établissement des dossiers de consultation et le suivi de bonne exécution, en particulier les marchés de travaux, en veillant aux règles spécifiques à ce type de marché (loi MOP, règles spécifiques applicables aux marchés de travaux locaux, assurances, etc.).

·       Assurer les validations juridiques, selon les seuils définis, et en coordination avec le département des affaires juridiques au siège.

·       S’assurer du bon archivage des dossiers en application des procédures internes.

·       Participer aux réunions mensuelles de coordination avec les différents projets et apporter l’appui et le suivi nécessaires.

Passation et supervision des subventions :

• Contribuer à la passation des appels à projets en lien avec les équipes projets selon les règles d’Expertise France.

• Contribuer à la rédaction/révision des lignes directrices pour l’octroi de subventions conjointement avec les référents au sein de l’équipe projet et de l’USP, et appuyer la publication selon les règles appropriées.

• Participer à la tenue des comités d’évaluation.
• Valider la sélection des bénéficiaires et modifications contractuelles selon les procédures EF en lien avec le département des affaires juridiques.
• Appuyer la préparation des contrats de subvention.
• Participer à la formation des bénéficiaires aux règles EF.
• Apporter l’appui aux équipes projets sur la formation en subvention et conseils sur les sujets opérationnels et juridiques.
• Participer aux audits des bénéficiaires sur les aspects juridiques et contractuels.

Référent juridique du bureau

• Participer au développement des projets
• Etre le point focal juridique du bureau auprès du siège, des instances locales et des différents tiers.
• Apporter l’expertise technique aux projets et demandeurs concernant des règlementations locales, avis juridiques et montages.
• Mettre en place et suivre les délégations de signature des collaborateurs mandatés au bureau en lien avec le département des affaires juridiques au siège.
• Superviser l’archivage légal des documents juridiques du bureau et des projets.
• Faire le lien, en collaboration avec la direction, avec les cabinets d’avocats en Côte d’Ivoire.
• Participer aux chantiers du département des affaires juridiques et départements transversaux au siège.

Management

• Manager les équipes au quotidien.
• Préparer, animer et superviser les plannings des équipes achats sous sa responsabilité.
• Evaluer les performances des acheteurs sous sa supervision directe.
• Former les équipes du Pôle aux procédures et développer les compétences.
• Organiser des ateliers de formations en achat et subventions pour les projets sur des thématiques selon les besoins identifiés.
• Participer au briefing des nouveaux arrivants en achat et subventions.

Capitalisation / Reporting

• Élaborer et mettre en œuvre des outils internes permettant d’assurer le respect des conditions contractuelles, notamment en termes de délais et livrables.
• Participer à la capitalisation des listes de prix et de fournisseur, ainsi que de la documentation en usage (import – export, exonération, taxes…).
• Participer à l’analyse d’environnement achat au niveau national et régional.
• Effectuer les rappels d’étapes / délais / livrables auprès des prestataires et de l’équipe opérationnelle du projet afin de garantir le respect les termes du contrat.

• Remplacer provisoirement la CFT en cas d’absence sur les questions qui le/la concerne.
• Elaborer en lien avec la CFT les rapportages mensuels juridiques.