Le/La Chef(fe) de projet assure la supervision et la coordination globale du projet. Il/Elle est placé(e) sous la responsabilité hiérarchique du/de la Directrice Pays d’Expertise France en Ukraine (Kyiv) ou de toute personne qu’elle désignerait.

À ce titre, il/elle :

-        coordonne le travail de l’équipe projet,

-        coordonne la mise en œuvre des activités,

-        assure le suivi, le reporting et la transmission en temps utile des résultats et activités,

-        établit et maintient une relation de collaboration étroite avec le bailleur (MEAE) et les bénéficiaires,

-        coordonne les actions de visibilité et assure une liaison régulière avec les bailleurs, bénéficiaires, consultant(e)s et prestataires.

Il/Elle est responsable du bon fonctionnement quotidien du projet, supervise et planifie le travail de l’équipe et veille au meilleur rapport qualité-prix des services et équipements.

Il/Elle veille au respect des exigences du bailleur, notamment en matière de reporting, d’audit, de passation de marchés et de visibilité, ainsi qu’à la conformité avec les procédures internes d’Expertise France.

3. Description des tâches confiées

Responsabilités principales (liste non exhaustive, sujette à évolutions) :

3.1 Coordination et mise en œuvre des activités

-        Participation à la phase de démarrage du projet et à l’élaboration du plan de travail en cohérence avec la stratégie du projet ;

-        Contribution à l’élaboration du cadre logique ;

-        Planification, budgétisation et coordination des activités ;

-        Rédaction des termes de référence (TdR) et mobilisation des expert(e)s de court terme en coordination avec l’expert(e) principal(e) cybersécurité ;

-        Contrôle qualité et bonne mise en œuvre des activités ;

-        Information régulière d’Expertise France (Directrice pays et équipe siège d’EF) et alerte en cas de risques pour le projet ;

-        Assurer un suivi régulier à travers l’organisation de réunions d’équipe périodiques (dont les comptes rendus seront transmis à Expertise France) ainsi que, le cas échéant, de réunions individuelles ;

-        Veiller à ce que l’ensemble des documents pertinents soient archivés dans les espaces partagés d’Expertise France (via VPN), et à ce que les circuits de communication et de partage d’information soient efficaces, tant entre les expert(e)s qu’entre les expert(e)s et le siège d’Expertise France.

3.2 Suivi administratif, financier, logistique, sécuritaire et communication

-       Veiller au respect des règles administratives et financières d’Expertise France avec l’appui de l’USP ;

-       Superviser les aspects logistiques, financiers et administratifs des activités ;

-       Mettre à jour les outils de pilotage du projet (plan de travail, indicateurs, risques), avec les contributions des membres de l’équipe ;

-       Veiller au respect et à la bonne documentation des procédures d’Expertise France (notamment en matière de passation de marchés : contrats, factures, etc.) ;

-       Assurer le suivi des démarches administratives liées aux opérations d’import/export avec les bénéficiaires ;

-       Veiller au respect des exigences de visibilité du MEAE ;

-       Appliquer le plan de sécurité d’Expertise France et s’assurer que l’ensemble des expert(e)s respectent les règles de sécurité.

3.3 Management de l’équipe projet

Supervision et coordination de l’équipe projet, y compris des expert(e)s de court terme.

3.4 Reporting, suivi et évaluation

-       Rédiger, en collaboration avec les autres expert(e)s, le rapport annuel d’avancement et le rapport final ;

-       Assurer le suivi et la mise à jour des indicateurs de performance définis dans le cadre logique.

3.5 Représentation du projet et d’Expertise France auprès du MEAE et des autres parties prenantes clés

-        Assurer une circulation régulière et fluide de l’information avec le bailleur et les parties prenantes clés ;

-        Développer un réseau avec les acteurs concernés dans le pays partenaire et entretenir une relation de travail étroite avec les administrations bénéficiaires ;

-        Contribuer à l’organisation des événements de lancement et de clôture du projet, ainsi que des comités de pilotage, le cas échéant.

Toute autre tâche requise par Expertise France pourra compléter cette liste indicative.

4. Livrables

Le/La Chef(fe) de projet est responsable de la bonne réalisation des activités et de la production des livrables suivants (liste non exhaustive) :

-        Rapport de démarrage (inception report) ;

-        Termes de référence et notes conceptuelles ;

-        Rapports de mission ;

-        Rapports narratifs (intermédiaires et final) ;

-        Outils de planification et de gestion financière.

Des livrables supplémentaires pourront être demandés et seront précisés en fonction des besoins spécifiques du projet.

La validation des livrables produits par le/la Chef(fe) de projet d’Expertise France sera conditionnée à leur conformité aux exigences du Ministère de l’Europe et des Affaires étrangères (MEAE) ainsi qu’à celles d’Expertise France.