Pilotage administratif et financier du département :

• Assure la gestion et l’animation du processus de refacturation du département (grande volumétrie).
• Suit et garantit la fiabilité des clés de répartition, en lien avec les données opérationnelles du terrain.
• Supervise le suivi des stocks de matériel logistique (environ 1 tonne par an), en coordination avec les équipes concernées.
• Veille au respect strict des procédures d’achats internes et bailleurs.
• Pilote le budget du département, incluant la production de reportings mensuels à destination de la Direction Administrative et Financière et Direction.
• Coordonne la réponse aux sollicitations des audits internes et externes.
• Participe activement aux exercices de clôture semestrielle et annuelle de l’agence, dans les délais impartis (J+5).
• Structure la gestion financière de l’organisme de prestation de sécurité en collaboration avec la DAF.

Appui aux opérations et coordination inter-départementale :

• Assure la gestion administrative et financière des coordinations régionales pour la sécurité des opérations incluant l’appui administratif et financier, le suivi et le respect des procédures.
• Prend en charge la gestion des contrats de sécurité : contractualisation, suivi de mise en œuvre, et passation de marché (type AO marchés publics).
• Assiste les coordinations régionales pour la sécurité des opérations dans le traitement des besoins sécuritaires opérationnelles (liaison avec les USP, contractualisations…).
• Gère la réaffectation interne des factures liées aux formations terrains, ainsi que la facturation externe lorsque nécessaire.
• Assure l'enregistrement et l’archivage rigoureux des pièces comptables et administratives.

Management et développement des équipes :

• Supervise et accompagne un.e Chargé.e de mission Admin/Finance ainsi qu’un.e alternant.e.
• Assure la diffusion et la formation aux procédures administratives et financières de l’agence auprès du département.
• Produit des notes de cadrage et des documents clairs et synthétiques à destination des équipes opérationnelles.

Outils, reporting et optimisation des process :

• Contribue à la création, la structuration et l’optimisation des processus administratifs et financiers existants.
• Utilise régulièrement l’ERP SAGE X3 pour le suivi financier.
• Maîtrise avancée d’Excel, y compris l’utilisation de macros et VBA, pour appuyer les travaux d’analyse financière.

Rôle stratégique et business partner :

• Participe au développement de l’offre de services externes de sécurité et assure le suivi financier de cette activité, en tant que véritable business partner.
• Collabore étroitement avec les autres directions et services pour garantir une cohérence globale dans les approches administratives et financières.