Sous la supervision hiérarchique du responsable de pôle (RP), le/la responsable de pôle adjoint.e le seconde dans la gestion quotidienne du pôle. Il/elle supervise l’équipe de coordinateurs.trices d’unités, de chargé.e.s de projets, de chef.fe.s de projets et d’assistant.e.s de projets du pôle en appui au Responsable de pôle. Il/Elle travaille au quotidien avec l’ensemble des acteurs financiers, techniques et managériaux intervenant sur les projets, en s’appuyant sur les moyens et services mis à sa disposition.

En appui aux coordinateurs/trices d’Unités, le/la RP adjoint.e MG a pour mission de superviser la mise en œuvre opérationnelle de l'ensemble des phases du cycle de projet (de la conception à la capitalisation) du portefeuille et d’accompagner techniquement l’équipe du pôle. Il/elle conseille la Responsable de pôle pour améliorer l’organisation des unités et du pôle, et remplace la Responsable de pôle pendant ses absences. 

Le poste peut amener à des déplacements réguliers à l’étranger, selon les besoins des projets du pôle Le/la responsable de pôle adjoint.e représente le pôle ou le département lors de réunions de l’encadrement et auprès des partenaires institutionnels, en France comme à l’étranger.

Les principales responsabilités confiées au/à la Responsable de pôle adjoint.e MG sont les suivantes :

Animation d’équipe :

·       Fournit, selon le périmètre défini avec le/la responsable de pôle, l'appui nécessaire aux membres de l'équipe dans l'exercice de leurs fonctions, notamment suivi opérationnel des activités, suivi de l'exécution financière, reporting, audits, échéances financières des projets / de la structure (facturation, clôtures, budgets prévisionnels) ;

·       Est associé.e aux choix d'organisation du pôle et du département pour optimiser le fonctionnement et l'organisation des activités du pôle ;

·       Développe les compétences des membres de son équipe, en particulier, les forme aux pratiques opérationnelles et aux procédures définies par l'agence ;

·       En collaboration avec le/la responsable de pôle, transmet les informations et s'assure de l'appropriation de celles-ci notamment en animant des réunions d'équipe (il/elle est notamment responsable de l'appropriation des procédures de l'agence par l'ensemble de l'équipe du pôle) ;

·       Organise les présences et les absences de l'équipe du pôle, en appui à la Responsable de pôle ;

·       Prépare et conduit les entretiens annuels d'évaluation et fixe les objectifs individuels dans le périmètre défini avec le/la responsable de pôle ;

·       En collaboration avec le/la responsable de pôle et l'équipe, participe aux recrutements, à l'intégration et à la formation de nouveaux collaborateurs ;

·       Responsabilise les collaborateurs de l’équipe et favorise leur bien-être au travail.

Pilotage Stratégique et Développement :

·       Organise avec le/la responsable de pôle la mise en œuvre du portefeuille de projets au sein du pôle ;

·       Assure le suivi et le pilotage financier du portefeuille, en collaboration avec le/la responsable du pôle et la coordinatrice administrative et financière du pôle et son adjointe ;

·       En collaboration avec la coordinatrice achats, approvisionnement et le coordinateur suivi, évaluation et apprentissage du département, contribue à l'amélioration de la qualité des produits du pôle sur les axes appuyés par les deux collaborateurs ;

·       En collaboration avec la direction du département et avec le/la responsable de pôle, contribue à l'élaboration de la stratégie du pôle et à la définition des objectifs, notamment en termes de développement, en adéquation avec la stratégie du département ;

·       Contribue à la collecte, à la compilation et à la synthèse des informations transmises pour les différentes unités, notamment les données de gestion opérationnelle et financière des projets sous leur responsabilité ;

·       Identifie les opportunités et assure en coordination avec le/la responsable du pôle le développement du portefeuille de projets / dossiers du pôle ;

·       Assure un suivi qualité des offres techniques et financières produites par le pôle, dans le périmètre défini avec le/la responsable de pôle, et selon les standards définis par l'agence ;

·       Appuie le/la responsable de pôle dans la tenue des exercices et la délivrance de produits (notes stratégiques, pour les autres services, de communication interne ou institutionnelle, etc.) dans le respect des délais et standards fixés par l'agence.

·       Assure le rôle de représentation du pôle

·       Couvre l’ensemble des tâches du/de la responsable de pôle en son absence

Appui à la capitalisation et à l’amélioration fonctionnelle et technique de l’offre de l’agence et du pôle:

·       Participe aux travaux visant à l'amélioration fonctionnelle et technique de l'offre de l'agence, en lien avec les différents services internes ;

·       Anime - en dialogue avec le/la responsable de pôle - des chantiers en vue d'améliorer les performances et l'organisation du pôle sur les sujets éventuels suivants : décentralisation en faveur d'une meilleure opérationnalité des projets sur terrain ; mise en place de processus et de flux fonctionnels au sein des projets, entre le siège et le terrain, décentralisation, systématisation de la capitalisation sur projets ; appui à l'affinage de l'offre de service des unités ; constitution d'une base de données de profils d'experts via l'outil de recrutement ; etc.