Au sein du département coopération bilatérale et mobilisation de l'expertise, sous la supervision d'un Responsable d'unité, l'Assistant projets - Administratif et Financier H/F vient en appui sur la gestion des tâches administratives et de secrétariat, mais aussi sur la logistique, la gestion budgétaire et la communication. 

Gestion administrative

• Gère les aspects administratifs des dossiers liés à la mise en œuvre opérationnelle des projets
• Aide à la recherche documentaire, gère des tâches de secrétariat classiques
• Appuie à la préparation des appels d’offre et des marchés publics/subventions
• Pré remplit les contrats d’expertise et les contrats de prestation de services,
• Publie les offres d’emploi et d’appels à experts,
• Assure la vérification des prestataires sur la base de l'outil compliance interne

Gestion budgétaire et financière

• Vérifie la conformité des pièces justificatives de dépenses Siège, des justificatifs Terrain et/ou Partenaires, des factures et des remboursements liés aux missions d'expertise, suit les avances et leurs soldes,
• Contribue à l'élaboration des rapports financiers auprès de bailleurs (consolidation) et des exercices comptables et budgétaires internes (clôture ...) en collaboration avec les chargé.e.s de projets,/ Chargés de projets administratifs et financiers
• Appuie la préparation et la conduite des audits, en lien avec les chargé.e.s de projets,/ Chargé.es de projets administratifs et financier, le/s RAF.s des projets
• Vérifie et consolide les journaux de caisses et bancaires du terrain.
• Tient à jour les tableaux de bord existants,
• Vérifie les engagements (conventions de subventions, contrats et accords).

Gestion logistique

• Assure ou appuie l’organisation logistique d’événements (comités de pilotages, séminaires, missions siège, voyages d'études ...)
• Contribue à programmer, organiser, optimiser les coûts et assurer le bon déroulement des missions en lien avec les interlocuteurs concernés : déplacements, hébergement, per diem, documentation projets, ...
• Veille à l’application des instructions du Plan de Sécurité,
• Gère un portefeuille de prestataires : pré-identification, suivi des prestations, négociation des devis, traitement de la facturation, ...
• Applique les procédures d’achat interne et externe.