SITUATION / POSITION : Direction des Opérations / Département Capital Humain et Développement Social / Pôle Protection Sociale et Travail Décent

Sous la supervision hiérarchique de la Responsable de pôle (RP), le/la Responsable de pôle Adjoint.e Protection Sociale et Travail Décent (PSTD) seconde la Responsable de pôle dans la gestion quotidienne du pôle. Il/elle supervise l’équipe de Chargé.e.s de projets, Chef.fe.s de projets et Assistant.e.s de projets du pôle en appui à la Responsable de pôle. Il/Elle travaille au quotidien avec l’ensemble des acteurs financiers, techniques et managériaux intervenant sur les projets, en s’appuyant sur les moyens et services mis à sa disposition. 

En appui à la Coordinatrice d’Unité, le/la RP Adjoint.e PSTD a pour mission de superviser la mise en œuvre opérationnelle de l'ensemble des phases du cycle de projet (de la conception à la capitalisation) du portefeuille et d’accompagner techniquement l’équipe du pôle. Il/elle conseille la Responsable de pôle pour améliorer l’organisation du pôle, et assure l’interim de la Responsable de pôle pendant ses absences.

Le/la RP adjoint.e assure une partie du pilotage du portefeuille de projets selon des critères thématiques et/ou géographiques convenus avec la RP et assure la supervision des équipes siège et terrain en responsabilité du portefeuille piloté idoine.

MISSION : Les principales responsabilités confiées au/à la Responsable de pôle Adjoint.e PSTD sont les suivantes :

 
I - Animation de l’équipe du pôle:  Assure avec la Responsable de pôle l’organisation et le fonctionnement de l’équipe du pôle permettant la mise en œuvre du portefeuille de projets. A cette fin :  

• Fournit, selon le périmètre défini avec la Responsable de pôle, l’appui nécessaire aux membres de l’équipe dans l’exercice de leurs fonctions, notamment le suivi opérationnel des activités, le suivi de l’exécution financière, reporting, audits, échéances financières des projets / de la structure (facturation, clôtures, budgets prévisionnels) ;
• Est associé.e aux choix d’organisation du pôle et du département pour optimiser le fonctionnement et l’organisation des activités du pôle ;
• Développe les compétences des membres de l’équipe, en particulier, les forme aux pratiques opérationnelles et aux procédures définies par l’agence et contribue au renforcement des connaissances techniques de l’équipe
• En collaboration avec la Responsable de pôle, transmet les informations et s’assure de l’appropriation de celles-ci notamment en animant des réunions d’équipe (Il/elle est notamment responsable de l’appropriation des procédures de l’agence par l’ensemble de l’équipe du pôle) ;
• Organise les présences et les absences de l’équipe du pôle, en appui à la Responsable de pôle ;
• Prépare et conduit les entretiens annuels d’évaluation et fixe les objectifs individuels dans le périmètre défini avec la Responsable de pôle ;
• En collaboration avec la Responsable de pôle et la Coordinatrice d’Unité, participe au recrutement, à l’intégration et à la formation de nouveaux collaborateurs ;
• Responsabilise les collaborateurs de son équipe et favorise leur bien-être au travail.

II – Pilotage stratégique, opérationnel et développement de l’activité : 

• En collaboration avec la Direction du département et avec la Responsable de pôle, contribue à l’élaboration de la stratégie du pôle et à la définition des objectifs, notamment en termes de développement, en adéquation avec la stratégie du département ;
• En collaboration avec la Responsable de pôle et la Coordinatrice d’Unité, contribue à l’organisation du développement du portefeuille de projets du pôle, en encadrant les équipes et experts impliqués et en participant directement à la formulation des projets et constitution des équipes de mise en œuvre ; 
• Assure un suivi qualité des offres techniques et financières produites par le pôle, dans le périmètre défini avec la Responsable de pôle, et selon les standards définis par l’Agence ; 
• Assure le suivi et le pilotage financier du portefeuille, en collaboration avec la Responsable du pôle, la Chargée de projets Administrative et Financière transverse du pôle et la Coordinatrice d’Unité;
• En collaboration avec la Coordinatrice Suivi, Evaluation et Apprentissage du département et avec la Chargée de Communication, contribue à l’amélioration de la qualité des produits du pôle sur les axes appuyés par ces collaborateurs ;
• Appuie la Responsable de pôle dans la tenue des exercices et la délivrance de produits (notes stratégiques, pour les autres services, de communication interne ou institutionnelle, etc.) dans le respect des délais et standards fixés par l’Agence.

III – Appui à la capitalisation et à l’amélioration fonctionnelle et technique de l’offre de l’agence et du pôle PSTD : 

•  Participe aux travaux visant à l’amélioration fonctionnelle et technique de l’offre de l’agence, en lien avec les différents services internes ;
• Anime en dialogue avec la Responsable de pôle et la Coordinatrice d’Unité  des chantiers en vue d’améliorer les performances et standards, et l’organisation du pôle, sur les sujets éventuels suivants : décentralisation en faveur d’une meilleure opérationnalité des projets sur le terrain ; mise en place de processus et de flux fonctionnels au sein des projets, entre le siège et le terrain, systématisation de la capitalisation sur projets ; appui à l’affinage de l’offre de service du pôle ; développement des partenariats avec les acteurs du secteur ;  enrichir  la  base de données de profils d’experts via l’outil de recrutement,  etc.
   
• Le poste peut amener à des déplacements à l’étranger, selon les besoins des projets du pôle. Le/la Responsable de pôle Adjoint.e représente le pôle ou le département lors de réunions de l’encadrement et auprès des partenaires institutionnels, en France comme à l’étranger.