MISSIONS :

Suivi et gestion des moyens généraux de la mission

·       Assurer la gestion et la maintenance des locaux (entretiens et maintenance) et espaces de stockage ou d’archivage

·       Alerter son responsable sur les besoins en entretiens/réparations des locaux

·    Assurer l’opérationnalité des moyens de fonctionnement du bureau (aménagement, logistique, communication, sécurité)

·       Assurer le bon état de marche du groupe électrogène, la maintenance régulière, appliquer la procédure de suivi de sa consommation en carburant

·       Gérer la consommation d’électricité et d’eau avant transfert de la facture au pôle finances

·       Réaliser la maintenance régulière des climatiseurs

·       Gérer les stocks de fournitures de bureau, anticiper les commandes et suivre leur affectation

·       Mettre en place et superviser la sécurisation au quotidien des locaux (fermeture, gardiennage…)

Organisation d’événements

·       Faire le lien entre les prestataires et les projets dans leurs besoins d’organisation d’événements

·       Assurer les réservations auprès des prestataires événementiels (locaux, traiteurs, traducteurs, interprètes …) et vérifier la qualité des prestations avant le lancement de l’événement

·      S’assurer de la correcte mise en place de l’événement en amont (installation de vidéoprojecteur, roll up, visibilités, accès internet, mise en place des services traiteurs, etc.)

Transport de marchandises

·      Appuyer le suivi de l’entrée des marchandises internationales sur le territoire nigérien et le respect par l’Agence des formalités douanières en lien avec l’entreprise en charge des formalités de dédouanement préalablement identifiée

·       Assurer la liaison avec les transitaires et la douane

·   Appuyer la coordination et le suivi du transport national des marchandises de l’Agence (identification du/des transporteur(s), chargement, inventaire, Waybill, etc.)

·       Coordonner l’envoi des courriers à destination des autres sites/bureaux de l’Agence

Transport de personnes

·       Assurer les relations avec les sociétés de location de véhicules et de taxis en lien avec le Chargé de Sûreté

·       Effectuer les réservations des billets d'avion et des assurances de voyage en collaboration avec le prestataire voyages

·       Contrôle des itinéraires reçus et l’optimisation des coûts

·      Assurer les réservations des hébergements à Cotonou pour les missionnaires et faciliter les relations avec les agents immobiliers ou courtiers pour les hébergements longue durée

Gestion du parc véhicule

·       Assurer le respect des procédures de gestion de parc véhicules de l’Agence,

·       Assurer la planification et la répartition des véhicules au quotidien selon les demandes

·       Organiser le pick-up et la dépose aéroport selon les besoins

·       S’assurer du respect du code de la route par les chauffeurs ainsi que des règles liées aux déplacements des véhicules et des personnes

·    Assurer la supervision de la maintenance préventive et curative des véhicules et le suivi de la consommation en carburant

·       S’assurer que chaque véhicule à tous ses documents à jour et que les log book sont tenus à jour

·    Alerter son manager par rapport aux besoins en carburants, réparations, maintenance, renouvellement de polices d’assurances, de vignettes, etc.

·       Rédiger les rapports de consommation de carburant

Gestion des équipements, du parc informatique et de la télécommunication

·       Enregistrer et étiqueter les équipements entrant dans le parc cet fournir les informations pour la mise à jour du tableau de suivi des équipements de l’Agence

·   Préparer et mettre à jour les dossiers des équipements et assurer l’enregistrement numérique des différents mouvements

·       Assurer la gestion des stocks de fournitures de bureau,

·       Assurer le suivi des demandes de prêt ou de mise à disposition de matériel

·      Contribuer à la tenue des inventaires réguliers physiques de tous les équipements de l’Agence dont celui du matériel informatique

·       Assurer le contact avec le prestataire de service pour support technique

·       S'assurer du respect des standards informatiques sur les postes

·       S'assurer du respect des règles de fonctionnement de l'antivirus, de sa mise à jour sur les postes, du suivi de celle-ci

·       Paramétrer les sauvegardes sur les postes et s'assurer qu'elles sont bien effectuées dans le respect des standards et de la politique de sauvegarde

·     S'assurer de l'entretien des ordinateurs et effectuer ou faire effectuer les tâches de maintenance préventives et correctives

·       Remonter les besoins à son/sa responsable

·       Rapporter à la hiérarchie tout problème lié à la gestion des équipements

·       Participer à l'installation et au maintien des réseaux locaux de la mission selon les standards

·       Vérifier que les équipements réseau fonctionnent correctement

·       Fournir aux utilisateurs des formations sur les équipements et applications

·       Répondre aux demandes quotidiennes de support technique et résoudre les problèmes utilisateurs

·       Résoudre les problèmes courants des utilisateurs

·       Fournir un support logiciel aux utilisateurs pour le partage d'informations et de courriers électroniques

·       Signaler les problèmes rencontrés et les solutions apportées à son/sa responsable

·       Proposer la mise en place de moyens informatiques améliorant l'efficacité de travail des utilisateurs en accord avec les standards

·       Participer à la formation de l’équipe et l’intégration des nouveaux collaborateurs sur la gestion des équipements

·       Assurer le suivi des matériels et équipements (téléphones, papeterie, produits d’entretien, etc…)

Management

·       Planifier et coordonner le travail des chauffeurs et des agents de ménage

·       Évaluer les performances du personnel sous sa supervision directe

·       Former ses équipes aux procédures de l’Agence

Activités transverses 

·       Contribuer aux reportings mensuels logistiques

·       Assurer l’archivage physique et numérique des documents logistiques du bureau et des projets

·       Assurer si nécessaire et de manière très provisoire l’intérim de son supérieur hiérarchique en cas d’absence et dans son seuil domaine de compétences

Cette définition de fonction peut être sujette à des modifications permanentes suivant l’évolution des activités de l’agence et la nécessité de pouvoir s’y adapter.

De plus le contenu des activités n’est pas exhaustif et d’autres tâches en lien avec votre domaine de compétences et dans le respect de votre charge de travail peuvent vous être demandées.