MISSIONS :

Gestion Financière et budgétaire :

·       Gérer les opérations financières quotidiennes, incluant la comptabilité générale, le contrôle de gestion et la trésorerie

·       Apporter son appui aux états financiers mensuels, trimestriels et annuels

·       Assurer la disponibilité des informations contractuelles et financières

·       Appuyer la préparation du suivi financier, selon les formats établis à Expertise France

·       Contrôler le suivi financier mensuel (affectation des dépenses, consommations, prévisions, etc.)

·       Apporter son appui au suivi des budgets et des exercices budgétaires annuels

·       Assurer la préparation des rapports internes sur une base mensuelle pour les chefs de projet

·       Suivre les allocations analytiques des centres de coûts et du personnel pour les différents projets

·       Proposer et mettre en œuvre les contrôles nécessaires pour assurer la fiabilité des données financières

·       Apporter son appui à la gestion des salaires

Gestion des comptes bancaires :

·       Appuyer l'élaboration des prévisions de trésorerie pour chaque projet

·       Apporter son concours au suivi de la réception des fonds avec l’assistant trésorerie

Gestion de la comptabilité :

·       Veiller à la mise en œuvre des procédures de paiement et des bonnes pratiques d'enregistrement comptable

·       Contrôler les journaux de banque et de caisse, y compris la mise en œuvre de contrôles inopinés

·    Contribuer à la préparation du dossier comptable mensuel (ou pack comptable) au service Trésorerie du siège d'Expertise France

·       Contrôler les pièces comptables (notamment celles du Bénin…) avant leur envoi au siège

·       Vérifier la cohérence des données comptables (description, codes comptables, codes analytiques, taux de change, etc) : ERP et fichiers Excel

·       Assurer le respect de la politique d'archivage des documents comptables

·       Préparer les documents de clôture comptable mensuels, trimestriels et annuels

·       Contribuer aux clôtures comptables semestrielles avec l'équipe administrative et sous la supervision du CFT (dépenses engagées et imputations analytiques et comptables, dons en nature, immobilisation de matériel, etc.)

Contrôle et Audit :

·    Contribuer à la mise en place et gestion des procédures de contrôle interne pour assurer la conformité avec les réglementations et les politiques internes.

·       Contribuer aux et appuyer les audits externes et internes

Gestion Administrative :

·       Superviser et contrôler la mise en œuvre des règles et procédures administratives, financières et RH

·       Proposer et participer à l'élaboration ou à l'amélioration des procédures administratives

·       Contribuer au respect du calendrier administratif

·       Superviser l'archivage physique et numérique

·       Assurer le suivi des contrats de bureau (location, accords-cadres, etc.) en collaboration avec le service des achats et les services concernés du siège

·       Apporter un soutien aux équipes logistiques et achats (procédures, évaluation, négociation, etc.)

·       Suivre l'évolution des lois et politiques comptables et financières nationales

·       Coordonner les déclarations et le paiement des taxes

·       Assister le RAF et le CFT dans la préparation et le développement de projets.

Support aux Projets :

·       Apporter un appui financier et administratif aux chefs de projet pour la planification, l'exécution et le suivi des projets

·       Assurer le suivi des financements et des subventions, en veillant au respect des exigences des bailleurs de fonds

·       Assurer la préparation des rapports externes (bailleurs de fonds)

·       Soutenir les projets dans la préparation de leurs prévisions de dépenses

·   Assister les exercices budgétaires mensuels et annuels des projets (budget initial, budget révisé et prévisions d'atterrissage)

·    Assister le RAF et le personnel opérationnel dans la préparation des budgets pour les nouveaux projets ou les amendements budgétaires ainsi que pour les analyses internes de rentabilité

·       Assurer le suivi financier et comptable des subventions

Management :

·       Contribuer au suivi des calendriers pour les équipes administratives et financières

·       Évaluer les performances du personnel sous sa supervision directe

·       Superviser la bonne mise en œuvre des plannings de son équipe

·       Former les équipes administration-finance aux procédures

·       Contribuer à l’organisation des ateliers de formation sur des thèmes en fonction des besoins identifiés

·       Participer au briefing des nouveaux arrivants

Gestion des risques :

·       Identifier et gérer les risques financiers et administratifs

·       Contribuer au développement des stratégies de mitigation des risques

Activités transverses 

·       Manager l’équipe Finances présente au bureau de Cotonou et à distance avec l’équipe de Lomé

·       Communiquer régulièrement avec les équipes projet et les partenaires financiers pour assurer la transparence et la bonne gestion des ressources

·       S’assurer du correct archivage des documents financiers du bureau et des projets

·       Effectuer une veille économique, juridique et fiscale

Cette définition de fonction peut être sujette à des modifications permanentes suivant l’évolution des activités de l’agence et la nécessité de pouvoir s’y adapter.

De plus le contenu des activités n’est pas exhaustif et d’autres tâches en lien avec votre domaine de compétences et dans le respect de votre charge de travail peuvent vous être demandées.