Le Département Géographique recrute un-e coordinateur-trice des Unités Support Projets (USP) pour l’animation du réseau des coordinateurs-trices des fonctions transverses, responsables des USP.

Il-elle sera aussi chargée de missions GEO « TASK FORCE Décentralisation » dans le cadre d’une équipe constituée de trois chargés de mission GEO, afin de poursuivre le processus de déconcentration des supports aux opérations en collaboration avec les autres services impliqués dans la TASK FORCE en appui au réseau qui se constitue à travers les USP et les DP.

Placé(e) sous l’autorité directe de la directrice du Département Géographique, le-la coordinateur-trice USP assurera une fonction permanente de coordination des USP et d’animation du réseau des Coordinateurs des Fonctions Transversales (CFT), responsables des USP.

Le /la coordinateur-trice des Unités supports projets (USP) interviendra en outre dans le cadre de la Task Force (TF) constituée pour mettre en oeuvre le chantier décentralisation du plan de Transformation de l’Agence, sous le pilotage de la Direction des Opérations.

Il-elle ferat partie d’une équipe de trois  chargé-es de mission (CM GEO) constituée par le Département Géographique pour travailler avec le réseau des Directions pays (DP), Unités Supports Projets (USP) et avec les  services du siège impliqués en continu dans la TF via des ressources dédiées (DO, SG/DAJ/DSI, DAF, DRH, TRANSFO) ou mobilisés ponctuellement ( DSO,COM, DSP).

Il-elle interviendra en collaboration étroite avec ses deux collègues CM GEO et avec le CM Décentralisation de la DO, selon un principe de spécialisation/répartition fonctionnelle et en fonction de l’avancée du programme de travail de la TF et du plan de charge collectif.  

Au sein de la Task Force, il - elle sera le référent pour le Département GEO et l’interlocuteur des différents services du siège et du réseau sur les process et activités relatifs à  la déconcentration de la Fonction finance dédiée aux opérations , le contrôle et l’audit interne, la documentation des procédures (manuels pays notamment) et l’archivage local.

Il- elle interviendra en appui-conseil et formation pour les équipes du réseau depuis le siège et par des déplacements sur sites.  Dans ce cadre, le-la CM-GEO TF devra être capable d’appréhender l’organisation des Directions pays et  USP dans sa globalité.

Le périmètre géographique d’intervention entre chaque CM GEO sera précisé à la prise de poste et sera évolutif, en fonction du plan de charge annuel du Département GEO, des compétences linguistiques et techniques mobilisables dans l’équipe CM GEO de la TF et dans le réseau des USP (constitution d’un réseau de formateurs à prévoir). Sur le plan méthodologique, les CM GEO travailleront en équipe avec les collègues des autres services impliqués dans la TF et avec les collègues du réseau mobilisés.  

Les principales missions du/de la coordinateur trice USPs – CM GEO seront les suivantes :

1/Mission permanente de pilotage et d’animation du réseau (Coordo USP)

Coordination et animation du réseau des CFT :

-          Assurer un suivi opérationnel direct en tant que référent technique des CFT en les accompagnants dans leurs tâches quotidiennes ;

-          Animer les réunions et faciliter les échanges au sein du réseau des CFT et des équipes support terrain ;

-          S’assurer de la bonne application des procédures sur le terrain ;

-          Conseiller le CFT dans son activité.

-          Assurer le remplacement pendant des absences de longue durée.

Suivi de la performance des USP

-          Proposer l’amélioration des tableaux de bords mensuels d’activité des USP et des directions pays ;

-          Elaborer en collaboration avec la CAF GEO un outil consolidé d’analyse et de suivi des performances des USP pour la Direction du Département.

Maitrise des Risques

-          S’assurer de la bonne application des procédures sur le terrain et de la mise en œuvre des recommandations de l’audit interne concernant le fonctionnement des USP ;

-          Diffuser la culture du contrôle interne dans le réseau (formations, sensibilisations) ; 

-          Réaliser des contrôles de caisse et de gestion des actifs inopinés.

 Synergies Groupe

-          Conseiller dans son champ de compétence, les managers du réseau (DP/CR) et la Direction GEO au siège, afin d’évaluer les coûts/avantages des synergies fonctionnelles intra-groupe possibles sur le terrain (chantier DR groupe), pour faciliter les arbitrages COMEX.

Formation, capitalisation et valorisation :

-          Assurer la formation des CFT qu’elle soit initiale (au départ) ou pendant leur mission ;

-          Organiser et animer les semaines de séminaire des CFT et de leurs équipes en lien avec les différents départements ;

-          Constituer un réseau de formateurs parmi les praticiens du réseau USP ;

-          Participer à la capitalisation d’expériences des USP et des CFT

-          Participer à la valorisation du réseau des USP dans les offres de service de l’agence et les rapports d’activité à destination des administrateurs, tutelles, bailleurs et grand public.

2/Missions Task Force de structuration du réseau (CM GEO) :

Structuration et consolidation des Directions pays et USP :

-          Participer au processus de déploiement des nouvelles USP et des directions pays en lien étroit avec les différents services du siège et le vivier de consultants ;

-          Réaliser des diagnostics organisationnels et proposer des plans d’action ;

-          Contribuer directement à la mise en œuvre des plans d’action validés, pour les USP naissantes et celles en structuration (recherche de locaux, création ou refonte d’organigramme, grille de salaire, lancement de recrutements, etc);

-          Participer aux recrutements des nouveaux CFT et des équipes support sur le terrain ;

-          Accompagner les CFT dans la structuration de leur service.

Rénovation des procédures et transformation des pratiques existantes :

-          Représenter GEO dans les travaux de la Task Force sur les volets Finances, Contrôle et Audit interne, Documentation et Archivage notamment ;

-          Organiser et contribuer techniquement à l’harmonisation de la documentation pour le réseau (manuels pays…) et à la mise à jour des procédures agence existantes en collaboration avec les différentes parties prenantes (siège et réseau) ;

-          Accompagner l’évolution et l’harmonisation des pratiques notamment via des visites de terrain et des formations sur site.