Le Département Géographique recrute un-e coordonnateur-trice « gestion des actifs » réseau.

 Il-elle sera aussi chargée de missions GEO « TASK FORCE Décentralisation » dans le cadre d’une équipe constituée de trois chargés de mission GEO, afin de poursuivre le processus de déconcentration des supports aux opérations en collaboration avec les autres services impliqués dans la TASK FORCE en appui au réseau qui se constitue à travers les DP et USP.

Placé(e) sous l’autorité directe de la directrice du Département Géographique, le-la coordinateur-trice « gestion des actifs  », assurera une fonction permanente de coordination en lien étroit avec la DO,  le SG (DAJ,MG,DSI), la DAF, la DSO et les managers du réseau, dont il-elle sera le point focal au Département GEO, pour structurer la politique d’investissement, éclairer les arbitrages, superviser  les plans d’investissement et la gestion des actifs dans l’objectif de sécuriser et d’optimiser les moyens matériels mobilisés.

Le /la coordinateur-trice « gestion des actifs » interviendra en outre dans le cadre de la Task Force (TF) constituée pour mettre en œuvre le chantier décentralisation du plan de Transformation de l’Agence, sous le pilotage de la Direction des Opérations.

Il-elle fera partie d’une équipe de trois  chargé-es de mission (CM GEO) constituée par le Département Géographique pour travailler avec le réseau des Directions pays (DP), Unités Supports Projets (USP) et avec les  services du siège impliqués en continu dans la TF via des ressources dédiées (DO, SG/DAJ/DSI, DAF, DRH, TRANSFO) ou mobilisés ponctuellement ( DSO,COM, DSP).

Il-elle interviendra en collaboration étroite avec ses deux collègues CM GEO et avec le Chargé de Mission Décentralisation de la DO, selon un principe de spécialisation/répartition fonctionnelle et géographique et en fonction de l’avancée du programme de travail de la TF et du plan de charge collectif.  

Au sein de la Task Force, il - elle sera le référent pour le Département GEO et l’interlocuteur des différents services du siège et du réseau sur les acquisitions de biens et services généraux incombant aux USP (prises à bail et agencements immobiliers, infrastructures informatiques, matériel et fournitures, véhicules…), les prévisions et le suivi budgétaire et comptable des investissements, la gestion des actifs (sécurité et inventaire physique, maintenance, assurances, sortie du parc...).

Il- elle interviendra en appui-conseil et formation pour les équipes du réseau depuis le siège et par des déplacements sur sites.  Dans ce cadre, au-delà des questions relatives à la seule gestion des actifs,  le-la CM-GEO TF devra être capable d’appréhender l’organisation des Directions pays et USP dans leur globalité.

Le périmètre géographique d’intervention entre chaque CM GEO sera précisé à la prise de poste et sera évolutif, en fonction du plan de charge annuel du Département GEO, des compétences linguistiques et techniques mobilisables dans l’équipe CM GEO de la TF et dans le réseau des USP. Sur le plan méthodologique, les CM GEO travailleront en équipe avec les collègues des autres services impliqués dans la TF et avec les collègues du réseau mobilisés.  

Les principales missions du/de le coordinateur. trice « Gestion des actifs » – CM GEO seront les suivantes:

1/Mission permanente de coordination pour la gestion des actifs  

Gestion des locaux professionnels et des actifs immobilisés

-          Accompagner les DP et CFT dans leurs projets d’infrastrures immobilières (sélection offre de location, agencements, déménagements),

-          S’assurer de la conformité des engagements au regard des règles de la commande publique, des normes d’hygiène, de sécurité et contrats d’assurance,

-          Vérifier la fiabilité et de l’exhaustivité des coûts estimés,

-          Valider les budgets annuels d’investissement en lien avec la DAF et le CAF GEO,

-          Suivre les amortissements et sorties d’actif immobilisé,

-          Faire connaitre les procédures et relayer les consignes du siège en matière d’hygiène et sécurité au travail.

Gestion des fournitures, du matériel et des véhicules

-          Suivre les recommandations de l’audit et du contrôle interne et proposer s’il y a lieu des mesures correctives en cas d’incident pour prévenir la détérioration ou le vol des actifs,

-          Superviser la mise à jour des inventaires physiques du matériel et des fournitures de chaque USP,

-          Veiller au respect de l’entretien des matériels et véhicules et à a souscription et au renouvellement des contrats d’assurance obligatoires pour les véhicules.

 Contrôle de gestion et maitrise des risques

-          Mettre en place une analyse comparative des coûts par catégorie de dépenses pour en maitriser l’évolution,

-          Mutualiser les bonnes pratiques visant l‘optimisation des coûts,

-          Plus globalement, participer à la diffusion de la culture du contrôle interne dans le réseau (formations, sensibilisations sur site en lien avec les services du siège concernés), 

-          Réaliser des contrôles de caisse inopinés et de gestion des actifs lors des missions terrain.

Synergies Groupe

-          Conseiller dans son champ de compétence, les managers du réseau (DP/CR) et la Direction GEO au siège, afin d’évaluer les coûts/avantages des synergies fonctionnelles intra-groupe possibles sur le terrain (chantier DR groupe), pour faciliter les arbitrages COMEX.

2/Missions Task Force de structuration du réseau (CM GEO) :

Structuration et consolidation des Directions pays et USP :

-          Participer au processus de déploiement des nouvelles USP et des directions pays en lien étroit avec les différents services du siège et le vivier de consultants ;

-          Réaliser des diagnostics organisationnels et proposer des plans d’action ;

-          Contribuer directement à la mise en œuvre des plans d’action validés, pour les USP naissantes et celles en structuration (recherche de locaux, création ou refonte d’organigramme, grille de salaire, lancement de recrutements, etc);

-          Participer aux recrutements des nouveaux managers et des équipes support sur le terrain ;

-          Accompagner les Directeurs pays et CFT dans la structuration de leur service.

Rénovation des procédures et transformation des pratiques existantes :

-          Représenter GEO dans les travaux de la Task Force sur les questions relatives à la gestion des actifs en prenant en compte les contraintes normatives et budgétaires qui s’imposent à l’agence,

-          Contribuer techniquement à l’harmonisation de la documentation et à la mise à jour des procédures (budgets d’investissement, manuels pays, règlements intérieurs, etc…) en collaboration avec les différentes parties prenantes (siège et réseau) ;

-          Accompagner l’évolution et l’harmonisation des pratiques notamment via des visites de terrain et des formations sur site.