SITUATION/POSITION : Direction des Opérations – Département Capital humain et Développement social – Pôle Protection sociale et Travail Décent 

Intégré(e) à la Direction des opérations et sous l’autorité et la supervision du directeur du département Capital humain et Développement social et du Responsable du Pôle « Protection sociale et Travail Décent », qui définit, oriente et encadre son rôle au sein de l’équipe, le/la Chargé(e) de projets administratif et financier participe à la mise en œuvre des actions et des activités de coordination de projets dans le secteur de la protection sociale et du travail décent.

MISSIONS :

Le/la chargé(e) de projets administratif et financier travaillera en appui de chargés de projets du Pôle, sur les projets nécessitant un appui sur les volets financiers et/ou contractuels notamment. La répartition des projets entre les chargé.es de projet pouvant évoluer selon les profils et l’évolution du portefeuille de projets. 

Il s’agira également d’appuyer à la structuration et au renforcement de la filière administrative et financière du Pôle, en lien avec la CPAF Transversal et la CAF, et permettre ainsi de libérer du temps de CP pour une montée en compétence sur les thématiques du Pôle. 

Il/elles mettra en œuvre les activités suivantes conformément aux procédures et outils d’expertise France et en lien, le cas échéant, avec les équipes projets terrain :

Activités de gestion financière et de logistique

 Mise à jour et/ou vérification des projets sur lesquels il/elle est impliqué.e
En fonction des besoins, mise en place des outils de suivi financier internes aux projets et accompagnement des équipes projet à leur appropriation ;
En lien avec équipes projet terrain, appuie le travail de planification budgétaire annuel et pluriannuel et valide les demandes d’approvisionnement des projets ;
Assure le suivi financier de l'exécution budgétaire des projets et est le garant de la conformité des dépenses réalisées dans le cadre des projets, selon les procédures internes à Expertise France, avec l’appui de l’assistant. de projet ;
Prépare le reporting financier bailleur (contractuels) selon les procédures en vigueur ;
Prépare la clôture budgétaire annuelle et les audits, avec l’appui de l’assistant. de projet ;
Avec l’appui de l’assistant.e de projet assure la gestion des aspects logistiques du projet (voyages et missions, frais, visa, moyens divers de fonctionnement...) ;
En lien avec l’assistant(e) de projet, supervise la bonne coordination avec l’équipe terrain et les partenaires du projet sur les aspects financiers.

Activités de gestion administrative et contractuelle

Accompagne l’appropriation des procédures et des outils par les équipes des projets et s’assure de leur bonne application par l’ensemble des parties ;
Contribue à l’identification des besoins et à la mise à jour des tableaux de bord/suivi existants en ce qui concerne la gestion administrative et contractuelle ;
Veille à la préparation et au suivi du Plan de passation des Contrats 
Participe à l’identification des ressources nécessaires (experts, prestataires, etc.) au regard des termes de référence définis par les équipes projet et met en place les cadres contractuels nécessaires (appels d’offres, contractualisation directe) ;
Gère les contrats en cours des projets en lien avec la Direction des affaires juridiques d’Expertise France ;
Supervise la préparation et le lancement des appels à projets, et appuie les équipes des projets dans la gestion des subventions ;
Participe à la mise à jour du manuel de procédures et contribue à l’élaboration des outils et procédures internes de gestion des projets, dans le respect des procédures internes d’Expertise France ;
Veille au classement des documents administratifs et contractuels.

Activités d’appui à la mise en œuvre des projets

Participe au suivi des activités du projet aux différentes phases du cycle du projet, en lien avec le Chargé de projet en charge de la coordination ;
Participe au suivi des activités de(s) autre(s) projet(s) sur le(s)quel(s) il/elle sera impliqué(e) au sein du portefeuille de projets Education et enseignement supérieur ;
Processus de capitalisation

Participe à la valorisation des retours d’expérience et à la diffusion de bonnes pratiques ;
Contribue aux phases de développement ou de mise en œuvre de nouveaux projets auprès d’autres collaborateurs du département.
En fonction des besoins du département, le/la Chargée de projet administratif et financier peut être amené(e) à intervenir sur d’autres dossiers en cours ou en développement dans le domaine de la protection sociale et du travail décent.