Le/la coordinateur/trice des fonctions transversales est responsable de la bonne marche opérationnelle du support délivré aux projets, au travers de la mise en place et de la coordination de l’Unité de Support Projet, en lien avec les équipes projet. Il/Elle est responsable du reporting consolidé des projets sur les questions support. Il/elle assure le management des collaborateurs de son Unité. Il/elle appuie le directeur pays dans la définition et le suivi de la stratégie du portefeuille. Il/elle travaille en lien étroit avec les partenaires de mise en œuvre des projets : dans ce cadre, il/elle assure le dialogue externe sur les questions support avec les autorités locales et les bailleurs de fonds, toujours en lien avec le-la Directeur-trice pays (DP) et les personnes ressource du Département géographique, des départements techniques de la Direction des Opérations et/ou des Directions et départements responsables des fonctions transversales au siège.

Les principales missions confiées au/à la coordinateur/trice des fonctions transversales sont les suivantes :

 Management

• Coordonne l’ensemble des équipes et assure le management direct des collaborateurs de l’USP ; 
• Assure la gestion globale de l’organisation et du fonctionnement du bureau ;
• Assure le suivi des dossiers en cours et de leur résolution dans chaque service. 

Gestion financière

En lien étroit avec le/la responsable administratif.ve et financier.e qui en a la responsabilité  le CFT assure la planification, le pilotage et le suivi du budget des projets, dans le respect des obligations contractuelles et des règles d’Expertise France. Dans ce cadre, il/elle :

• Consolide le suivi budgétaire et prévisionnel mensuel des projets, en lien avec les équipes programme ;
• Supervise la trésorerie et la comptabilité mensuelle ;
• Est responsable des exercices de clôture comptable et des références budgétaires agence ;
• Est responsable de la sécurité financière ;
• Est responsable de l’élaboration des rapports financiers, conformes aux règles bailleurs ;
• Est responsable de la planification, de la mise en œuvre et du suivi des audits des projets en lien avec le siège ;
• S’assure de la mise à jour mensuelle de la répartition des coûts (Clé de répartition) la valide et l’envoie trimestriellement au service concerné (après validation du DP) ;
• S’assure que la situation de trésorerie est saine et que les prévisions de trésorerie sont effectuées en temps opportun ;
• Gère la relation bancaire et les comptes bancaires d’EF en Tunisie et en Libye, s’assure qu’un solde minimum existe et signale au Directeur pays les éventuelles anomalies ;
• S’assure que les paiements aux fournisseurs, aux prestataires de services et aux intervenants sont effectués en temps opportun ;
• Fournit des conseils et surveille les opérations de change afin d’atténuer les pertes de change potentielles ;
• Supervise les processus de clôture et s’assure que la documentation de la clôture est complète et dûment signée ;
• Supervise les opérations comptables quotidiennes et leur conformité aux politiques et pratiques comptables d’EF ;

 Passation de marchés et subventions

En lien étroit avec le département des affaires juridiques et le responsable juridique et achats basé en tunisie, le CFT assure la planification, le pilotage et le suivi de la mise en œuvre du plan de passation de marché des projets, en lien avec les chefs de projet. A cet effet, il/elle :

• Revoit, avec les responsables Contrats, le processus achat de l’USP (demandes d’achat, règles de passation et d’octroi de subventions, numérotation des contrats) et le communique aux différents services internes ;
• Examine les demandes d’achat faites par les chefs de projet et les membres de l’équipe de projets en termes de disponibilité des lignes budgétaires, de disponibilité de trésorerie et de niveaux d’approbation nécessaires ;
• S’assure du respect des règles de passation de marchés publics et des subventions ;
• Participe aux chantiers de l’agence sur le développement et la mise à jour des procédures ;
• Crée une stratégie d’achat pour l’ensemble des activités Tunisie/Libye (sourcing, contrat-cadre, etc.) ;
• Revoit toute sorte de contrat (convention, agreement, etc.).

Logistique, informatique et sécurité

En lien étroit avec la responsable Logistique et l’informaticien, le CFT Supervise les activités logistiques du bureau : moyens généraux, hygiène et sécurité, gestion des locaux et informatique. Dans ce cadre, il/elle :

• Assure la gestion du bâtiment, le suivi de la maintenance du bâtiment et de la sécurité des personnes ;
• Valide le suivi logistique mensuel des projets et supervise la gestion des actifs projets et bureau ;
• Supervise le parc de véhicules et la gestion des chauffeurs ;
• Assure la mise en place d’un système de gestion des véhicules en respect des règles de sécurité des collaborateurs ;
• Dépannage de tout problème d’installation ou de configuration logicielle, en consultation avec l’agent de logistique ;
• Conseils sur les solutions et améliorations potentielles en ce qui concerne les normes et pratiques informatiques ;
• Assistance technique aux équipes projet sur le déploiement de nouvelles applications, de nouvelles règles et réglementations informatiques de Paris, etc.

Contrôle interne

• Responsable de la mise en application du contrôle interne au sein du bureau (transmission des procédures, suivi de leur appropriation) ;
• Contribue à l’élaboration de nouvelles procédures pour le terrain en lien avec la Direction des Opérations et les Fonctions Transverses ;
• S’assure que l’information financière et comptable est conforme aux exigences d’Expertise France et des bailleurs de fonds ;
• S’assure que les dépenses des projets sont conformes au budget de chaque projet et à chaque accord de subvention de projet et informe le(s) gestionnaire(s) de projet concerné(s) si nécessaire ;
• Veille à ce que les vérifications internes et externes soient effectuées sans heurts et à ce que les recommandations soient prises en compte et mises en œuvre en temps opportun ;
• Développe un environnement rigoureux de contrôle interne du service de soutien et diffuse la culture parmi les membres du personnel de l’USP ;
• Recommande l’amélioration des mesures, politiques, procédures ou lignes directrices de contrôle interne existantes, si nécessaire ou sur demande.

Affaires juridiques et administratives :

·       Le/La CFT :

• Assure le suivi des contrats d’avocats en lien avec le directeur pays ;
• Supervise les sujets relatifs à l’implantation juridique d’EF en Tunisie et en Libye et à leur opérationnalisation.