En appui des chargé-e-s de projet et en coordination avec les équipes sur le terrain, les principales missions pourront être les suivantes :
Gestion logistique :
•    Assure et/ou appuie l’organisation logistique d’événements (comités de pilotages, séminaires, missions siège, voyages d'études ...)
•    Contribue à programmer, organiser, optimiser les coûts et assurer le bon déroulement des missions en lien avec les interlocuteurs concernés : déplacements (ordre de mission, billets d’avion), hébergement, per diem, visa, documentation projets,...
•    Gère un portefeuille de prestataires: pré-identification, suivi des prestations, négociation des devis, traitement de la facturation (hôtel, repas, services de traduction,etc...).
•    Applique les procédures d’achat interne et externe.

Gestion administrative/contractuelle :
•    Gère les aspects administratifs des dossiers liés à la mise en œuvre opérationnelle des projets.
•    Aide à la recherche documentaire, gère des tâches de secrétariat classiques.
•    Appuie à la préparation des appels d’offre et des marchés publics/subventions.
•    Participe aux processus de recrutement des experts.
•    Pré remplit les contrats d’expertise et les contrats de prestation de services.
•    Assure la vérification des prestataires sur la base de l'outil de conformité (compliance) interne.

Gestion financière :
•    Vérifie la conformité des pièces justificatives de dépenses Siège, des justificatifs Terrain et/ou Partenaires, des factures et des remboursements liés aux missions d'expertise, suit les avances et leurs soldes.
•    Contribue à l'élaboration des rapports financiers auprès de bailleurs (consolidation) et des exercices comptables et budgétaires internes (clôture ...) en collaboration avec les chargé.e.s de projets, chargés de projets administratifs et financiers.
•    Appuie la préparation et la conduite des audits, en lien avec les chargé.e.s de projets, Chargé.es de projets administratifs et financier, le/s Responsables Administratifs et Financiers des projets.
•    Vérifie et consolide les journaux de caisses et bancaires du terrain.
•    Tient à jour les tableaux de bord existants.
•    Vérifie les engagements (conventions de subventions, contrats et accords).

Appui transversal :
•    Participe à l'organisation de la vie du pôle (organisation réunion de pôle, prise de note, rédaction de comptes rendus, relecture de TDR, etc...) et du département.