Expertise France recherche un/e chef/fe d'équipe adjoint, basé/e en Turquie (expatrié/e), qui jouera un rôle essentiel en dirigeant et en veillant à ce que toutes les fonctions support (admin/finance, achats/logistique) fournissent un soutien efficace et de haute qualité à la mise en œuvre du programme VET4JOB en Turquie. Le/la titulaire du poste sera directement chargé/e de veiller à ce que le programme VET4JOB soit mis en œuvre conformément aux procédures et réglementations d'Expertise France.

Le/la chef/fe d'équipe adjoint soutiendra la cheffe d'équipe dans la gestion et la coordination du programme VET4JOB afin d'assurer une mise en œuvre efficace et de qualité des activités. À cette fin, il / elle supervisera le personnel national support au sein de l'équipe basée à Ankara, en Turquie.

L'objectif principal du poste de chef/fe d'équipe adjoint est de garantir que toutes les fonctions de support fournissent un soutien efficace et de haute qualité à la mise en œuvre du programme VET4JOB. Le/la cheffe d'équipe adjoint supervisera toutes les fonctions support dans le cadre de la phase II du programme. Compte tenu de la période de chevauchement entre la Phase I et la Phase II de mars à septembre 2024, le/la titulaire du poste pourrait être impliqué/e dans une certaine mesure dans la Phase I.

La liste des tâches et responsabilités suivante n'est pas exhaustive et peut évoluer selon les besoins.

Principales responsabilités:

• Diriger le développement stratégique, la gestion et la mise en œuvre des opérations de support
• Contribuer à la planification stratégique et au pilotage du programme, notamment en fournissant des informations pertinentes et un rapport d'avancement sur les dépenses et les achats ;
• Mettre en place, superviser et suivre les outils de gestion, notamment en matière d'approvisionnement et de gestion des contrats ;
• En collaboration avec la cheffe d'équipe, mettre à jour les documents/outils de planification et de suivi du projet ;
• Contribuer aux processus annuels de planification et de revue des programmes ;
• En étroite collaboration avec la cheffe d'équipe, assurer une coordination adéquate et l'alignement du soutien opérationnel avec les plans du programme ;
• Soutenir la cheffe d'équipe dans la gestion quotidienne des projets et de l'équipe, et au besoin,  agir à titre de chef/fe d'équipe par intérim ;
• Superviser tous les aspects contractuels du programme, en coordination avec les chargées de projet au siège et la direction des affaires juridiques d'Expertise France ;
• Dans le cadre du programme VET4JOB, assurer la conformité de tous les processus liés aux achats, à la logistique, à la finance et aux RH/administration avec les procédures et directives d'Expertise France ;
• Assurer l'existence de services support efficaces dans les domaines des finances, de l'administration, des ressources humaines et des achats ;
• Contribuer à l'examen et à l'amélioration des procédures et des outils liés au programme VET4JOB, et développer des outils supplémentaires si nécessaire ;
• Gestion hiérarchique et fonctionnelle des responsables de l'équipe de support (Finance/administration et Achats/logistique) et supervision globale des membres de l'équipe  support ;
• Assurer une communication opportune et appropriée avec la cheffe d'équipe, les chargées de projets (siège) et les responsables de pôle (siège), concernant toutes les questions liées aux finances, aux achats, à l'administration et aux ressources humaines, et travailler de manière proactive pour résoudre les différends et prioriser les tâches urgentes ;
• Agir en tant que point focal pour les auditeurs lors des audits du programme VET4JOB et superviser la préparation de tous les audits liés au programme, préparer les réponses aux audits et assurer la mise en œuvre des recommandations acceptées.

Plus spécifiquement, le poste comportera entre autres les tâches suivantes :

Supervision globale des fonctions financières :

• Assurer, avec la cheffe d'équipe, le reporting financier et les prévisions budgétaires ;
• Superviser les prévisions budgétaires et les rapports financiers à présenter aux partenaires lors des réunions du comité de pilotage ;
• Mettre à jour mensuellement le suivi financier ;
• Assurer l'efficience et l'efficacité financières des opérations du projet, en signalant toute préoccupation à la cheffe d'équipe, aux chargées de projet du siège et à toute autre personne concernée au siège ;
• Superviser la mise en œuvre des politiques et procédures financières d’EF ;
• Assurer la conformité des dépenses et de la documentation connexe avec les procédures d'EF et du bailleur ;
• Aider les partenaires de mise en œuvre à respecter les règles et directives d'EF, en garantissant une compréhension, une mise en œuvre et un respect des procédures par toutes les parties impliquées dans le programme VET4JOB ;

Supervision globale des fonctions achats et logistique :

• Appuyer la planification, la mise en œuvre et le suivi des achats de services, d'équipements et de fournitures tout au long du cycle de la procédure (identification, formulation des besoins, préparation des documents de passation de marché, analyse des offres, évaluation, sélection, préparation et signature du contrat, suivi de la mise en œuvre et des livrables, facturation, etc.) ;
• Contribuer à la documentation de passation des marchés (lignes directrices, termes de référence, spécifications techniques, formulaires d'évaluation, etc.) ;
• Développer et mettre à jour des outils de planification et de reporting en matière d'approvisionnements (plan d'approvisionnement, etc.);
• Assurer une coordination efficace avec tous les partenaires de mise en œuvre, l'équipe du projet EF sur toutes les questions liées aux achats ;

Supervision globale des fonctions RH/administratives et conformité :

• Veiller à ce que tous les systèmes administratifs et juridiques soient précis et correctement tenus tout au long de la période du programme ;
• Sur la base des manuels, politiques et procédures internes d'EF et du bailleur, ainsi que des réglementations légales, gérer les outils et les méthodes pour des contrôles de conformité indépendants et systématisés sur les questions à haut risque et les achats ;
• Assurer la liaison directe avec les auditeurs et autres parties prenantes concernées sur les questions liées à la conformité ;
• Superviser la préparation de tous les audits liés au programme, préparer les réponses aux audits et assurer la mise en œuvre des recommandations acceptées.

Gestion d'équipe:

• Diriger et gérer les équipes support, y compris les membres du personnel directement gérés, en veillant à leur performance, leur bien-être au travail et leur développement professionnel ;
• Renforcer les capacités du personnel supervisé selon les besoins, grâce à des sessions de formation fréquentes et à un encadrement approprié.