Les principales missions confiées à l’assistant(e) de projets sont les suivantes. Les trois volets peuvent être plus ou moins importants en fonction des besoins des projets et des orientations données par la responsable de pôle et les chargé(e)s de projets :

Gestion administrative : En lien avec le ou les chargé(e)s de projets, gère les aspects administratifs des dossiers liés à la mise en œuvre opérationnelle des projets ;

• Aide à la recherche documentaire, indexation, classement et archivage de documents ;
• Pré remplit les contrats d’expertise et les contrats de prestation de services, enregistre les contrats dans l’outil de l’agence (Atlas) ;
• Collecte, classement et archivage de pièces administratives (contrat principal du projet, marchés, contrats de mise en œuvre,) en version papier (originale) et en version électronique ;
• Aide à la création de dossiers spécifiques (recherche documentaire, compilation de documents,...) ;
• Mise en page des documents produits par les projets (termes de référence (TdR), rapports, publications diverses…) ;
• Rédaction de comptes rendus (CR) de réunions ;
• Mise à jour des tableaux de bord existants (suivie des contrats, des experts…).

Gestion budgétaire, financière et comptable :

• Collecte, vérification de la conformité et archivage des pièces justificatives et comptables ;
• Élaboration des bons à payer (BAP) sur le logiciel Atlas et des bons à facturer (BAF) ;
• Mise à jour des tableaux de bord de suivi budgétaire du projet ; vérifie la comptabilité et la bonne tenue du suivi financier ;
• Suivi des dépenses (relation avec le service comptable) et des factures fournisseurs (suivis, relance, enregistrement administratif) ;
• En coordination avec le chargé de projet, contribue à l’élaboration des rapports financiers ;
• Prépare les clôtures annuelles et d’autres exercices budgétaires (rapprochement bancaire) ;
• Prépare les audits annuels et finaux des projets (préparation des pièces justificatives, réunion de lancement, vérification du rapport financier…).

Gestion logistique :

• Assure ou appuie l’organisation logistique d’événement spécifique (comités de pilotages, séminaires, missions siège, mission projets, formations, etc…) ;
• Préparation des dossiers des participants, gestion des relations prestataires (hôtel, repas, service de traduction, etc…) ;
• Déplacement : ordre de mission, billets d’avions, perdiem, visa ;
• Gestion des procédures d’obtention de passeports de services et visas.