Sous la supervision hiérarchique de la Responsable Administratif et financier (RAF) de la Cellule d’Appui Mutualisée, le chargé des Subventions-finances (H/F) assurera les missions suivantes :

Suivi des subventions (80%)

Suivi Financier :

• Elabore et paramètre, en lien avec le RAF, les outils financiers de suivi de subventions (fichier de reporting financier, suivi des dépenses etc…) ;
• En lien avec la RAF, assure la formation et l’appropriation des aspects administratifs et financiers des subventions EF auprès des bénéficiaires ;
• Le cas échéant (absence de chargé de subventions dans l’équipe projet) est le point focal financier auprès de bénéficiaires (réponse aux demandes et interrogations, alertes…) ;
• Le cas échéant (absence de chargé de subventions dans l’équipe projet) assure la vérification et le contrôle des pièces justificatives transmises par les partenaires ;
• Contrôle le respect des procédures administratives d’EF par le (les) partenaire(s) ;
• Vérifie et contrôle la cohérence (exactitude des montants, exhaustivité, taux de change etc…) entre les dépenses inscrites dans les journaux de dépenses des partenaires avec les pièces justificatives transmises
• En lien avec la RAF, appuie à la validation des rapports financiers des partenaires (contrôles, cadrage) ;
• Participe à la définition et formalisation des procédures de suivi des subventions ;
• Elabore et renseigne de façon régulière le tableau de bord de suivi global des subventions
• Compile et fournit régulièrement des analyses quantitatives et qualitatives sur les données financières concernant les subventions appuyées par Expertise France ;

Participation au processus d’appel à projets :

• Participe au comité d’évaluation en charge de sélectionner le bénéficiaire de la subvention (analyse de la grille de capacités financières et organisationnelles, révision des propositions budgétaires en cohérence avec la proposition technique) ;
• Durant la phase de contractualisation, accompagne le projet pour établir le calendrier de remise des rapports et les outils de suivi

Audit externe :

• Appuie la préparation des audits externes (rassemblement des pièces)
• Coordonne les audits mandatés auprès des bénéficiaires de subventions

Archivage :

• Chargée d’archivage de toute la documentation comptable et financière des subventions

Suivi financier de projets (20%)

Le chargé finances sera également amené à assurer le suivi budgétaire d’un à deux projets (selon volume de travail) :

• Prépare et suit les suivis financiers d’un à deux projets Expertise France
• Vérifie les suivis financiers mensuels (imputation des dépenses, consommation, prévisions, etc.)
• En lien avec le RAF, prépare les reportings internes et externes (bailleurs de fonds)
• Prépare et accompagne les audits ou les contrôles éventuels
• Prépare les exercices budgétaires mensuels et semi-annuels des projets en lien avec le RAF (budget initial, budget révisé, prévision d’atterrissage)