Objectifs de la mission

L’objectif global de la mission est de contribuer à l’élaboration du Plan stratégique 2024-2028 de l’ADPME. Les objectifs spécifiques de la mission d’élaboration du PS 2024-2028 sont :

• Etablir un diagnostic stratégique de l’ADPME, en déclinant les problèmes majeurs, les défis à relever par l’ADPME pour accomplir son mandat d’agence de promotion et de développement des petites et moyennes entreprises ainsi que les nouveaux enjeux à prendre en compte ;
• Déterminer le cadre stratégique (fondement, principes et valeurs, missions de l’ADPME, la théorie du changement, les orientations stratégiques, objectifs stratégiques et les programmes pour les différents domaines de compétences de l’ADMPE) ;
• Définir le cadre programmatique (objectif global/objectifs stratégiques, objectifs spécifiques, actions prioritaires) ;
• Proposer des mécanismes de mise en œuvre à savoir le mécanisme de financement, les modalités de mise en œuvre, le mécanisme de suivi et d’évaluation ainsi que les facteurs de succès de la mise en œuvre efficace et efficiente du plan stratégique ;
• Proposer un cadre de performance ;
• Identifier les risques et les solutions d’atténuation ;
• Définir un plan d’actions quinquennal soutenu par des programmes opérationnels ;
• Proposer le plan de renforcement des capacités du personnel technique, administratif et financier de l’ADPME en fonction d’une définition des profils et niveau de compétences requis pour remplir ses missions.

Résultats attendus

Il est attendu à la fin des travaux, le plan stratégique quinquennal 2024-2028 de l’ADPME. Plus précisément, il est attendu les résultats ci-après :

• Un diagnostic stratégique de l’ADPME, assorti des défis et enjeux majeurs, est établi ;
• Le cadre stratégique (fondement, principes et valeurs, missions de l’ADPME, la théorie du changement, les orientations stratégiques, objectifs stratégiques et les programmes pour les différents domaines de compétences de l’ADPME) est formulé ;
• Le cadre programmatique (objectif global/objectifs stratégiques, objectifs spécifiques, actions prioritaires) est défini ;
• Un mécanisme de financement, un mécanisme de mise en œuvre, un mécanisme de suivi et d’évaluation (cadre de performance) sont définis ;
• Le plan d’actions quinquennal soutenu par des programmes opérationnels est disponible ;
• Le plan de renforcement des capacités du personnel technique, administratif et financier de l’ADPME en fonction des profils et des compétences requises est élaboré.

Le livrable final (Plan stratégique 2024-2028) doit intégrer les enjeux transversaux tels que la croissance et la création d’emplois, le genre, le climat, les innovations sociales et l’économie solidaire, le numérique et la transformation digitale, le dividende démographique, etc. Les activités à réaliser par les consultants, qui sont présentées ci-dessous, devront permettre d’aboutir à une prise en compte stratégique de ces enjeux par l’ADPME.

Le Plan de renforcement des capacités du personnel devra également tenir compte des exigences de compétences et des besoins d’accompagnement sur ces sujets.

Etendue de la mission

Organisation de la mission

La mission sera menée par une équipe de consultants organisée comme suit :

• Un Consultant international, Chef de mission, ;
• Un Expert Financier International de haut niveau ;
• Un Consultant économiste-statisticien, spécialiste de la planification des politiques publiques au Bénin.

Le chef de mission sera en charge de la conduite et du pilotage global de la mission. Il sera en charge de la consolidation des contributions et de la production des livrables finaux.

Pour conduire le processus d’élaboration du Plan stratégique de manière efficace et efficiente, un cadre institutionnel constitué d’un Comité  de coordination et d’un Groupe de travail technique sera mis en place. Le cadre institutionnel est responsable du suivi du processus et de l’assurance qualité du document de Plan Stratégique.

Le Comité de coordination apprécie la qualité des différents livrables attendus et donne des directives pour leur amélioration. Présidé par le Directeur Général de l’ADPME, le Comité rend compte de l’évolution des travaux au Conseil d’Administration et aux Ministres concernés. Il est composé comme suit :

• Directeur Général de l’ADPME ;
• Directeur Général des Politiques de Développement (DGPD) du Ministère du Développement et de la Coordination de l’Action Gouvernementale (MDC) ;
• Directeur de la Planification, de l’Administration et des Finances du MPMEPE

Le Groupe de travail technique, quant à lui, est chargé d’appuyer et d’accompagner l’équipe de consultants dans la rédaction des différents documents. Il est composé :

• d’un (01) représentant du Directeur Général de l’ADPME ;
• du Directeur des Politiques et Programmes Sectoriels de la DGPD/MDC;
• du Directeur de l’Administration et des Finances de l’ADPME.

L’équipe de Consultants devra présenter une méthodologie reflétant entre autres les tâches listées et impliquant les structures concernées par le secteur des PME. Cette méthodologie devra également présenter l’articulation entre les différents consultants et l’approche envisagée pour mener la mission à bien. Les étapes du plan de travail et les livrables devront être à l’image de la description des activités et tâches à réaliser.

Activités et tâches à réaliser

L’équipe de consultants au titre de cette mission sera, entre autres, chargée des activités suivantes :

1. participation à la séance de cadrage ;
2. élaboration d’un diagnostic fonctionnel et organisationnel de l’ADMPE assorti des défis et enjeux majeurs ;
3. formulation du cadre stratégique ;
4. définition du cadre programmatique ;
5. proposition d’un dispositif de mise en œuvre ;
6. proposition d’un plan d’actions ;
7. proposition d’un plan de renforcement de capacités du personnel technique, administratif et financier de l’ADMPE.

Le détail des activités non limitatives à réaliser dans le cadre de cette mission se présente comme suit :

• Participation à la séance de cadrage : Cette séance sera organisée à Cotonou à la suite de l’ordre de démarrage de la mission par l’ADPME. Elle réunira les membres du cadre institutionnel et les consultants. Tous les consultants devront se rendre disponibles pour la séance de cadrage. La séance de cadrage inclura les questions sur la méthodologie envisagée et clarifiera les attentes concernant les résultats finaux. Elle doit permettre une compréhension commune et consensuelle des objectifs et des résultats attendus. La séance de cadrage sera également le moment pour les consultants de présenter le plan d’action de la mission exposé dans leur proposition technique, de clarifier toutes les questions concernant ce plan d’actions et l’affectation des tâches et de s’accorder sur la planification des prochaines étapes jusqu’à l’atelier de présentation finale. Cette séance est également une occasion pour informer toutes les parties prenantes afin de susciter leur adhésion au processus. Le Consultant produira un rapport de la séance de cadrage.
• Elaboration d’un diagnostic fonctionnel et organisationnel de l’ADPME : il s’agira pour le consultant chef de mission de :
• Exploiter l’ensemble de la documentation sur les politiques et orientations, les textes de création de l’ADPME, son organigramme, son dispositif d’intervention y compris les documents sectoriels (rapport d’ateliers, états généraux, études, etc.) sur le développement des PME au Bénin ;
• Faire une analyse documentaire des stratégies nationales, projets, plans sectoriels, notes techniques, etc. ; des entretiens bilatéraux avec les différents acteurs ; des séances/ateliers travail avec l’ADPME ;
• Exploiter la documentation, notamment les plans stratégiques d’agences au mandat et aux missions similaires à l’ADPME à travers le monde en particulier les pays qui peuvent servir de bons exemples (benchmarking) ;
• Faire l’état des lieux de l’existant consistant en une analyse en profondeur de la structure organisationnelle de l’ADPME, de ses forces et faiblesses, des menaces et opportunités (analyse SWOT), de son cadre institutionnel et de la clarification des rôles des organes de ce cadre ;
• Clarifier la mission de l’ADPME aux côtés des nombreuses institutions (FNDA, FDA, FODEFCA, FNEC, FNDF, FNM, CCIB, ADSC, etc.) ainsi que d’autres acteurs du secteur privé qui interviennent dans le domaine aux fins d’une compréhension commune et d’un positionnement consensuel de l’ADPME ;
• Faire la synthèse de l’état des lieux, formuler les défis, les enjeux, les opportunités et les perspectives.
• Formulation du cadre stratégique : il s’agira de :
• Analyser le fondement de l’élaboration du plan stratégique (rappel du cadre stratégique, des différentes orientations internationales, régionales et nationales), les principes et les valeurs de l’ADPME ;
• Décrire les changements attendus (théorie de changements) ;
• Rappeler le mandat assigné à l’ADPME ainsi que sa mission ;
• Formuler les orientations et les objectifs stratégiques en tenant compte des enjeux transversaux cités plus haut ;
• Formuler les axes d’intervention, les programmes pour les différents domaines de compétences de l’ADPME, la stratégie sur les enjeux transversaux (croissance et création d’emplois, genre, climat, innovation sociale, numérique, dividende démographique, etc.) pour la mise en œuvre du plan stratégique de l’ADPME.
• Définition du cadre programmatique : il s’agira de :
• Formuler les objectifs SMART (Objectif global et objectifs spécifiques) ;
• Proposer les actions prioritaires ;
• Formuler un cadre de performance de l’ADPME ;
• Proposition d’un dispositif de mise en œuvre
• Proposer le mécanisme de mise en œuvre du plan stratégique : la structure de gouvernance requise pour permettre à l’ADPME de remplir ses missions, tout en mettant l’accent sur son autonomie administrative et financière ;
• Proposer un mécanisme de suivi et d’évaluation du plan stratégique : un cadre logique, outils et le dispositif de renseignement des indicateurs, les différentes évaluations et leur périodicité :
• Analyser la soutenabilité des sources de financement actuelles de l’ADPME ;
• Identifier les sources de mobilisation des ressources matérielles, technologiques, et financières de l’ADPME ;
• Proposition d’un plan d’actions
• Formuler les actions par programmes ;
• Déterminer les éléments de coût et budgétiser les différentes actions.
• Proposition d’un plan de renforcement de capacités du personnel technique, administratif et financier de l’ADPME
• Identifier les différentes formations en lien avec les missions de l’ADPME ;
• Proposer le plan de renforcement de capacités du personnel technique, administratif et financier de l’ADPME en fonction d’une définition des profils et niveau de compétences requis pour remplir ses missions ;
• Elaboration du plan stratégique consolidé et de ses documents connexes : Ce document devra contenir après validation par le comité technique et toutes les parties prenantes, le diagnostic stratégique, les fondements, les changements attendus, les orientations stratégiques, les dispositifs de mise en œuvre, le plan d’actions budgétisé et l’identification et la gestion des risques.
• Elaboration du plan de renforcement des capacités.

A la fin des travaux et après les différentes validations, le plan stratégique et le plan de renforcement des capacités du personnel de l’ADPME seront soumis au Conseil d’Administration, à l’avis du Ministère en charge du Développement et à l’approbation du Conseil des Ministres. L’équipe des Consultants  prendra en compte les observations et les orientations afin de finaliser et transmettre à l’ADPME le rapport définitif selon le format exigé.

Le suivi des travaux

L’approche retenue pour la réalisation de cette activité est une approche mixte (équipe de consultants et groupe de travail technique).

Le suivi des travaux se résume en trois (03) grandes étapes :

• Phase de cadrage ;
• Phase de rédaction et d’enrichissement ;
• Phase de validations

• Phase de cadrage

Les séances techniques de cadrage qui seront organisées permettront d’ajuster le cadrage et la méthodologie de conduite proposée par les consultants. De plus, la feuille de route de conduite du processus proposée sera validée au cours de cette phase.

• Phase de rédaction et d’enrichissement

Cette étape est assurée par le Consultant international, Chef de mission. Il consolidera les contributions de l’expert financier et de l’économiste-statisticien. Il sera appuyé par le Groupe de travail technique.

• Phase de validations

Les validations seront faites par étape et s’inscriront dans une approche participative. Les validations par étape visent à améliorer les livrables fournis par les consultants. Chaque livrable résumé dans le tableau ci-dessus fera objet de validation par le Groupe de travail technique mis en place. Après l’intégration des observations par les consultants à la suite de l’examen du dernier livrable (l’avant-projet du plan stratégique et du plan de renforcement des capacités), celui-ci sera introduit au niveau du Conseil d’Administration de l’ADPME afin d’obtenir les orientations. Après la prise en compte des orientations par le Consultant, il sera organisé un atelier national qui regroupera les acteurs clés du secteur. A la suite de la prise en compte des observations issues de l’atelier national de validation, le projet de Plan Stratégique sera transmis au Ministère du Développement et de la Coordination de l’Action Gouvernementale (MDC) pour avis avant son adoption par le Conseil des Ministres.

Livrables attendus

Les livrables attendus de l’équipe de consultants se présentent comme suit :

Planning et durée de la mission

Le consultant économiste-statisticien disposera de douze (15) jours ouvrés pour contribuer aux différentes activités.

Cette durée tient compte de l’ensemble des contributions du consultant ainsi que sa participation aux ateliers de cadrage, d’enrichissement, de validation et de restitution finale.

Le consultant travaillera donc avec le Consultant international, Chef de mission et un Expert Financier International de haut niveau.

Il interviendra notamment sur :

• Le cadrage de la mission ;
• Formulation du cadre stratégique ;
• Définition du cadre programmatique ;
• Les ateliers d’enrichissement ;
• Les versions provisoires et finales du PS 2024-2028 ;
• Les ateliers de validation et de restitution finale.

La date prévisionnelle de démarrage de la mission est prévue pour le 24 juillet 2023.