La mission, d’une durée évaluée à 9 mois à raison de 12 jours d’appui par mois maximum, consiste à appuyer le responsable administratif et financier (RAF) et le comptable de la CPP du PEFFAG.

Cet appui se fera sous la forme d’un renforcement de capacités : il n’incombe pas à l’expert de réaliser les tâches du comptable et du RAF de la CPP mais bien des les accompagner dans la réalisation de celles-ci.

Appui comptable :

• Dans un premier temps, l’expert devra appuyer le comptable et le RAF au rattrapage comptable :

L’expert commencera son travail à partir de l’état comptable reconstitué par la CPP en février 2023 et assurera la conformité de celui-ci depuis février 2023 à sa date de prise de poste.

L’affectation de chaque dépense sur une ligne budgétaire est du ressort du maitre d’ouvrage, représenté par la CPP, l’expert recruté devra néanmoins en vérifier la cohérence et appuyer l’équipe de gestion de projet (CPP) dans ces tâches. Il pourra le cas échéant être appuyé dans cette tâche de vérification par l’AATP ou l’ATP d’EF.

L’affectation des taux de change de chaque dépense nécessite de reconstituer toute la chaine des approvisionnements entre les comptes sans doute depuis l’origine du projet (mai 2020) ou au moins depuis janvier 2022.

• L’expert devra appuyer le comptable dans l’identification d’un outil comptable adéquat et rédiger le cahier des charges pour l’acquisition de cet outil comptable : l’outil comptable pré-identifié serait TOM PRO ou SAP.
• L’expert devra appuyer le comptable dans la bonne application des procédures comptables :
  • Appuyer le comptable dans la compréhension des procédures du MOP ;
  • Appuyer le comptable dans ses propositions d’évolution des procédures du MOP ;
  • Appuyer le contrôle de suivi de la caisse (suivi des avances, journal de caisse, transferts, solde, inventaire physique et de rapprochement)
  • Appuyer la préparation des dossiers comptables par le comptable requis pour les audits
  • Appuyer le comptable dans sa préparation du tableau de bord de suivi dubgétaire
  • Appuyer le comptable dans la préparation des états de consommation du budget ventilés par nature de dépense et par bénéficiaire
  • Appuyer le comptable dans la tenue des pièces justificatives des dépenses du projet : vérifier leur conformité (forme et fonds) et procéder à leur classement dans des chronos appropriés

• L’expert devra appuyer le RAF dans ses tâches :
  • Appuyer le RAF à la mise en place d’outils de suivi informatique des informations financières et budgétaires ;
  • Appuyer au suivi des procédures comptables, administratives et financières définies dans le Manuel Opérationnel de Procédures (MOP) du projet ;
  • Appuyer le RAF dans ses propositions d’évolution des procédures du MOP ;
  • Appuyer à l’adaptation du système informatisé de comptabilité adapté aux besoins du projet et conforme aux procédures de l’AFD et au Plan Comptable National, permettant l’enregistrement rapide et précis des opérations financières, l’élaboration des rapports et états financiers ;
  • Appuyer à la gestion efficace et efficiente de l’enveloppe du MAGEL pour le projet : appuyer à l’organisation, l’animation et l’exécution des contrôles objectifs et exhaustifs pour une gestion administrative et financière saine du projet
  • Appuyer le RAF à l’élaboration des PTBA du projet et assure leur suivi budgétaire et comptable sur la base du cadre logique et du MOP
  • Appuyer le RAF à la la gestion administrative des missions, des bureaux, des biens (stocks et immobilisations) du projet et à la gestion des systèmes informatiques, des archives et des courriers
  • Appuyer le RAF à conseiller la Coordinatrice sur les conséquences financières et comptables de toute décision ; ;
  • Appuyer le RAF à conseiller la Coordinatrice en fonction des règles et procédures du MOP ;
  • Appuyer le RAF dans la préparation dans les délais, de toute information financière : rapports financiers annuels, rapports semestriels de suivi financier, rapports mensuels de suivi des dépenses, rapports trimestriels de suivi de la passation des marchés, rapports semestriels d’inventaire physique des équipements, consommables et fournitures à soumettre au Coordinateur pour les besoins de la CPP, du Ministère de l’Agriculture et de l’Elevage et de l’AFD
  • Appuyer le RAF dans sa revue de tout état de contrôle financier et comptable, notamment les rapprochements bancaires, les états de caisse, imputation des dépenses, consommation, prévisions etc.
• L’expert devra apporter un œil critique sur la mise en œuvre des procédures et proposer l’évolution de celles-ci si pertinente pour le bon suivi des états financiers.

L’expert travaillera dans les bureaux de la CPP à Conakry. Il appuiera le comptable et le RAF récemment recrutés, sous l’autorité fonctionnelle de la coordinatrice de la CPP.

L’équipe d’assistance technique d’Expertise France sur place (adjoint au chef de projet et assistante) l’appuiera dans la prise en main de sa mission et coordonnera son travail avec la CPP.