Sous la responsabilité hiérarchique de la Cheffe de projet au siège d’Expertise France (Paris), le/l’assistant.e admin. fi sera en charge d’appuyer l’équipe projet sur les aspects de la gestion financière et comptable du projet et de la bonne application des procédures administratives, logistiques, financières et juridiques du projet. Il elle sera également responsable de l’organisation logistique des différentes missions, activités organisées depuis le siège.

Il/elle exécute les missions principales suivantes (liste non exhaustive) :

Gestion administrative :

• En lien avec la CP admin-fi, appui administratif à la passation de marché : enregistrement des documents, publication, renseignement des tableaux de bord, préparations des éléments contractuels notamment il/elle pré-remplit les contrats d’expertise et les contrats de prestation de services, enregistre les contrats dans l’outil de gestion administrative de l’agence (Atlas) ;
• Appui sur le suivi des contrats (consommés, livrables, rédaction et suivi des bons de commande, avenants…).
• Mise en page de documents produits par les projets (termes de référence, rapports, publications divers, etc.) ;
• Rédaction de comptes rendus de réunions ;
• Collecte, classement et archivage de pièces administratives (contrat principal, marchés, contrats de mise en œuvre, etc.) en version papier et en version électronique ;
• Mise à jour des tableaux de bord existants (suivie des contrats, des experts…).

Gestion budgétaire et comptable :

• Collecte, vérification de la conformité et archivage des pièces justificatives et comptables ;
• Élaboration des bons à payer (BAP) et des bons à facturer (BAF);
• Mise à jour des tableaux de bord de suivi budgétaire du projet ;
• Suivi des dépenses (relation avec le service comptable) et des factures fournisseurs (suivi, relance, enregistrement administratif) ;
• En coordination avec la CP admin-fi, il/elle contribue à l’élaboration des rapports financiers ;
• Prépare les clôtures annuelles et d’autres exercices budgétaires ;
• Prépare les audits annuels et finaux des projets en lien avec la CP Admin-fi ;
• Appuie la CP admin-fi dans le suivi des subventions et des contrats octroyés aux partenaires de mise en œuvre y compris dans l’organisation des audits ;

Gestion logistique :

• En coordination avec la Cheffe de projet et les équipes sur le terrain, assure ou appuie l’organisation logistique du départ et retour des experts long-terme, des missions court terme et/ou d’événements spécifiques (comités de pilotages, séminaires, missions siège, etc.) : déplacements (ordre de mission, billets d’avion, per diem, visa), préparation des dossiers des participants, gestion des relations prestataires (hôtel, repas, services de traduction, etc.).

Appui transverse :

• Participe à la capitalisation des activités (classement et archivage de documents) ;
• Aide à la création de dossiers spécifiques (recherche documentaires, compilation de documents, base de données…) ;