Él/Ella será integrado(a) en la Dirección de Operaciones y estará bajo la autoridad del/de la « Responsable de componente » y la supervisión del director del Departamento de Gobernanza equipo « Transparencia, Gestión y Rendición de Cuentas Públicas » y , quienes definirán, orientarán y supervisarán su papel dentro del equipo. En colaboración con el Departamento de Gobernanza, el/la asistente senior de proyectos participará en la implementación de las acciones del componente 2 “Eficiencia y transparencia de la asignación y control de gastos” confiada a Expertise France, en el marco del Programa PFM Fighting Inequalities, financiado por la Unión Europea y realizado en consorcio con el operador español FIIAPP.

Las principales misiones encomendadas al/la asistente de proyectos son las siguientes

a.         Gestión administrativa

•         Gestiona los aspectos administrativos de los expedientes de solicitudes de experiencia, misiones de expertos, viajes de estudio y misiones del equipo del programa, eventos: formateo y registro de documentos, impresión y fotocopias, actualización de los cuadros de mandos, justificativos diversos;

•         Realiza la indexación, clasificación y archivado de documentos;

•         Gestiona las tareas administrativas de secretaría;

•         Introduce y da formato a documentos;

•         Ayuda en la creación de expedientes específicos (investigación documental, compilación de documentos, etc.);

•         Actualiza los cuadros de mandos existentes, internos y propios del consorcio;

•         Redacta y publica ofertas de empleo y convocatorias de expertos, en colaboración con el/los encargado(s) de proyectos.

b.        Gestión logística:
•         Asegura o apoya la organización logística de eventos específicos (comités de pilotaje, seminarios, misiones en la sede, etc.): desplazamientos (billetes de avión, per diem), preparación de expedientes de los participantes, gestión de las relaciones con los proveedores (hotel, comidas, servicios de traducción, etc.);

•         Contribuye a programar, organizar y garantizar el buen desarrollo de las misiones (reservación de billetes de avión, instrucciones de seguridad, enlace con las embajadas de Francia en los países visitados, etc.).

•         Vigilancia cotidiana del contexto de seguridad en las zonas de despliegue de las misiones.

c.         Gestión presupuestaria:
•         Asegura el seguimiento de los gastos y facturas de los proveedores (seguimiento, recordatorio, registro administrativo);

•         Verifica la conformidad de las piezas justificativas y facturas;

•         Ayuda en la verificación de los compromisos (convenciones de subvenciones, contratos y acuerdos);

•         Apoya a los encargados de proyectos en la elaboración de informes financieros para los donantes (consolidación);

•         Brinda apoyo a los procedimientos de auditoría;

•         Proporciona apoyo en la comunicación con el departamento de asuntos financieros de Expertise France;

•         Puede ser requerido/a para brindar apoyo en el seguimiento financiero y administrativo, elaborar documentos de seguimiento financiero de proyectos, en relación con el/los gerente(s) de proyectos.

d.        Comunicación:
•         Brinda apoyo a las actividades de comunicación (actualización del sitio web, preparación de documentos de comunicación, ...).

e.         Respuestas a las convocatorias:
•         Brinda apoyo en la preparación de las convocatorias (documentos administrativos, formato de CV, biografías, impresión ...).

f.          Seguimiento y evaluación:
·       Realiza la colecta de datos del cuadro lógico del proyecto.