Les principales missions confiées au/à la chargé.e de projet administratif et financier sont les suivantes :

Activités de gestion financière et de logistique

• Met à jour les outils de suivi financier internes à l’Agence, conformément aux procédures et outils internes d’Expertise France ;
• En fonction des besoins, met en place des outils de suivi financier internes au projet et accompagne l’équipe projet à leur appropriation ;
• Assure le travail de planification budgétaire et les exercices de prévisions d'exécution budgétaire
• Assure le suivi financier de l'exécution budgétaire du projet et est le garant de la conformité des dépenses réalisées dans le cadre du projet, selon les procédures internes à Expertise France, avec l’appui de l’assistante de projet ;
• Prépare le reporting financier bailleur (contractuels) selon les procédures en vigueur ;
• Prépare la clôture budgétaire annuelle et les audits, avec l’appui de l’assistante de projet ;
• Avec l’appui de l’assistant.e de projet assure la gestion des aspects logistiques du projet (voyages et missions, frais, visa, moyens divers de fonctionnement...) ;

Activités de gestion administrative et contractuelle

• Gère, en étroite concertation avec le chef d’équipe, les relations contractuelles et financières avec le bailleur ;

• Contribue à l’identification des besoins et à la mise à jour des tableaux de bord/suivi existants en ce qui concerne la gestion administrative et contractuelle 

• Participe en étroite concertation avec le chef d’équipe à l’identification des ressources nécessaires (experts, prestataires, etc.) au regard des termes de référence définis par les équipes projet et met en place les cadres contractuels nécessaires (appels d’offres, contractualisation directe) et s’assure de la réalisation des paiements (honoraires, frais…) avec l’appui de l’assistant.e projet
• Gère les contrats en cours du projet en lien avec la Direction des affaires juridiques d’Expertise France ;

• Veille au classement et archivage des documents administratifs et contractuels.

Activités transverse

• Appuie l’Administration des viviers Cap Compétences et assure la caractérisation de leurs parcours dans l’interface dédiée ;
• Assure une bonne circulation de l’information et maintient de bonnes relations de collaboration avec les différentes parties prenantes du projet ;
• Participe au suivi et à l’évaluation du projet, en lien avec le chef d’équipe et le responsable suivi et évaluation du département ;
• Participe aux opérations de communication et de promotion du projet.