L’Adjoint.e au Responsable Moyens Généraux est sous l’autorité hiérarchique de la Coordinatrice des Fonctions Transversales et est en lien avec les services moyens généraux à Paris et le Coordinateur Régional basé à Tunis.

L’Adjoint.e au Responsable Moyens Généraux en délégation de la Coordinatrice des Fonctions Transversales pilote les activités logistiques des projets et du bureau.

Elle/il s’assure du bon approvisionnement du bureau et des projets.

L’Adjoint.e Responsable Moyens Généraux assure le suivi des équipements du bureau : véhicules, télécommunication et informatiques. Elle / Il a la responsabilité des chauffeurs et des femmes des ménages ;

Elle/il le garant du respect des règles de gestion des équipements.

L’Adjoint.e Responsable Moyens Généraux assure la formation continue des équipes aux procédures logistiques.

Elle/Il assure le reporting logistique du bureau auprès de la coordinatrice et du siège.

Elle/il assure l’intérim de la coordinatrice des Fonctions Transversales sur les questions logistiques en cas d’absence.

MISSIONS : les principales missions confiées à l’Adjoint.e Responsable Moyens Généraux sont les suivantes :

1. Supervision de la gestion du stock fournitures du bureau

• Suivre les stocks de fournitures de bureau et faire des inventaires mensuellement et semestriellement ;
• Proposer une réaffectation du matériel restant en fin de programme en lien avec les opérationnels, le siège et la CFT
• Répondre aux demandes de sortie de stock des projets.

2. Gestion du bâtiment :

• Etre en lien avec le propriétaire du bâtiment lors des pannes, amélioration, sur les aspects contractuels, etc.
• Faire la maintenance des climatiseurs, du bâtiment, de l’ascenseur, etc.
• Contractualiser avec le service achat (définir les TDR, etc.) les fournisseurs sur les aspects logistiques
• Optimiser les espaces de travail
• Inventaire du mobilier et gestion du matériel
• S’assurer de l’hygiène et de la propreté du bâtiment

3. Gestion du parc véhicule

• Consolider et analyser les consommations mensuelles relatives au parc de véhicules
• Mettre en place la méthode de gestion d’approvisionnement en carburant, pièces détachées et consommables du parc véhicules
• Superviser la gestion administrative des documents liés aux véhicules (log book, contrats, assurances, registration…)
• S’assurer de l’exécution des opérations de maintenance et de réparation des véhicules
• S’assurer de la présence du lot de bord adapté dans chaque véhicule (pharmacie, logbook, suivi carburant et des déplacements, etc.)
• Faire appliquer les règles liées aux déplacements de véhicules et de personnes ;
• Gérer le contrat cadre

4. Sécurité

• Déterminer avec la CFT et le coordinateur régional les moyens à mettre en œuvre pour assurer la sécurité des équipes
• Former les équipes aux procédures liées aux déplacements, et à la sécurisation des bâtiments
• Etablir et maintenir des liens informels et un réseau de contacts permettant la collecte des informations ainsi que la surveillance et l’analyse du contexte politique, sécuritaire et géopolitique dans le pays
• Gérer les crises sécuritaires en accord avec les plans sécurité en étroite collaboration avec la CFT et le coordinateur régional
• Mettre en place un Pack sécurité du bureau et le mettra à jour mensuellement : Fiche de synthèse, plan de sécurité plan d’évacuation et d’hibernation, ainsi que les documents d’analyse des risques et de phases de sécurité
• Participer au briefing sécurité et contexte des nouveaux arrivants ou embauchés
• Participe à la création d’outils de diagnostic sécurité avec la CFT
• Faciliter une circulation correcte des informations relatives à la sécurité
• Développer et mettre à jour régulièrement le constant companion du bureau
• Préparer le document interne de suivi de la sécurité
• Classer et archiver les documents relatifs à la sécurité
• Mettre en place une procédure sur la gestion des ordres de mission

5. Missions :

• Appuyer les missionnaires dans l’organisation ;
• Organiser l’arrivée des missionnaires en réservant hôtel, véhicule ;
• Faire le lien avec le service informatique pour les besoins IT ;
• Réserver des salles le cas échéant
• Appuyer l’organisation d’évènements dans le cadre de missions.

6. Ressources Humaines :

• Préparer les plannings des équipes logistiques sous sa responsabilité
• Evaluer les performances du personnel sous sa supervision directe
• Superviser la bonne réalisation des plannings du bureau (femmes de ménage, chauffeurs…)
• Former les équipes logistiques aux procédures EF
• Organiser des ateliers de formations sur des thématiques selon les besoins identifiés

7. Capitalisation / Reporting / Représentation

• Remplacer provisoirement la CFT en cas d’absence sur les questions qui le/la concerne ;
• Elaborer en lien avec la CFT les reportings mensuels logistiques ;
• Participer activement à la rédaction des développements logistiques du bureau et des projets ;
• Amélioration continue des process ;
• Elaborer les reportings aux bailleurs