Réf.
2023/ADPLEA/9316
Type d'offre
Poste Siège
Type de contrat
CDDU
Domaines d'expertises
Climat et Energie ; Développement durable
Date limite de candidature
30/06/2023 23:30
Contrat
Salarié
Durée
24 mois
ASSISTANT.E DE PROJET EVENEMENTIEL, LOGISTIQUE ET ADMINISTRATIF (H/F)
Département Développement durable - DD > Pôle Energie
Mis en ligne le : 12/04/2023
EUROPE CONTINENTALE
FRANCE
PARIS
Description de la mission
Au sein du département « Développement Durable », l’Assistant.e. de projet, sous la responsabilité du Directeur du Programme Green Overseas (ou la personne qu’il désignera), accompagnera et appuiera l’équipe du Programme dans la coordination et gestion des aspects évènementiels et logistiques ainsi que d’autres aspects liés à la gestion opérationnelle, administrative et financière d'un Programme dynamique et impactante.
Les principales missions confiées à l’Assistant.e. de projet, sont les suivantes, les missions et activités énoncées ne sont pas limitatives:
Activités Principales
Gestion évènementiels & logistique :
- Coordination de l’organisation d'événements (forums, congrés, rencontres) d'envergures en France et à l’étranger (Pacifique, Caraïbe, Océan Indien)
- Appuie à l’organisation et coordination d’événements spécifiques (missions experts ou siège, séminaires et réunions) : préparation des déplacements (billets d’avion, ordre de mission), gestion des relations prestataires (hôtel, repas, services de traduction, DHL …) ;
- Elaboration (avec appui de l’équipe) et suivi des contrats de prestation de service (pour prestataires évènements et autres fournisseurs de service liés à la logistique et ou à l’évènementiel)
- Organisation et gestion en direct des déplacements des missionnaires et intervenants (animateurs, experts, formateurs, prestataires) en collaboration avec un prestataire voyages
- Réservation des billets d’avion/train, location de voitures et autres moyens de transport
- Contrôle des itinéraires reçus et optimisation des coûts
- Gestion administrative des visas et de toute formalité administrative préalable aux déplacements
- Mise en payement des prestations en appui des collègues administratifs-financiers et d’autres membres de l’équipe GO
Activités Secondaires
Gestion administrative & financière :
- Préparation et suivi des factures fournisseurs, des paiements des prestataires et des experts en appui au(x) chargé(s) de projets (élaboration des factures et des bons à payer, vérification de la conformité des pièces justificatives et factures, relances éventuelles) ;
- Appui au RAF et Chargé.e de Projets dans le suivi financier et budgétaire du projet (tient le journal de dépenses, élaboration des prévisions, préparation des clôtures annuelles, préparation d’audits, refacturation bailleur);
- Appui au RAF/ Chargé.e de Projets dans le suivi administratif du projet et le reporting (relecture rapports, vérification conformité, mise en page…) ;
- Appui à la passation de marché (élaboration et publication des documents, élaboration des contrats…).
Gestion de l’organisation opérationnelle :
- Appui le.a Coordonateur.rice de Projets dans leur fonction de backstopping pour le suivi opérationnel du projet, notamment les échéances, la vérification de la réception et conformité des livrables ou documents opérationnels (références, mise en page, etc.) ;
- Appui dans le recrutement des experts (contribution à la préparation fiche de postes, publications, accueil des nouveaux arrivants) ;
- Aide à la création de dossiers spécifiques (recherche documentaires, compilation de documents, …).
Description du projet ou contexte
Conformément aux engagements de l'Union européenne avec ses pays et territoires d'outre-mer, et en particulier la décision d'association outre-mer (APD) et la stratégie 2015-2020 de l'Association des pays et territoires d'outre-mer (OCTA), le programme thématique dédié aux 25 Pays et Territoires d’Outre-Mer (PTOM) européens (appelé « PTOM Thématique ») vise à contribuer au développement économique, social et environnemental durable de ces territoires. Deux objectifs spécifiques sont visés, à savoir: (i) renforcer la résilience des PTOM européens au changement climatique ; (ii) accompagner leur transition énergétique basée vers une économie bas carbone. Ce programme de 17,8 millions d’euros est mis en œuvre par Expertise France et se déroulera sur une période de 68 mois.
Les principaux bénéficiaires visés sont les 25 PTOM européens, y compris leurs gouvernements, autorités nationales, régionales et locales, le secteur privé, les acteurs de la société civile et les citoyens.
Les territoires concernés couvrent les îles suivantes:
- Aruba, Bonaire, Curação, Saba, Sint Eustatius, Sint Maarten
- Anguilla, Bermudes, Territoire britannique de l'Antarctique, Territoire britannique de l'océan Indien, îles Vierges britanniques, îles Caïmans, îles Falkland, Montserrat, Pitcairn, Géorgie du Sud et îles Sandwich du Sud, Sainte-Hélène, île de l'Ascension, Tristan da Cunha, îles Turks et Caicos
- Polynésie française, Terres australes et antarctiques françaises, Nouvelle-Calédonie et dépendances, Îles Wallis et Futuna, Saint-Barthélemy et Saint-Pierre et Miquelon
- Ainsi que le Groenland.
Depuis le début du programme, l'équipe a échangé et assuré la liaison de manière extensive et constante avec les bénéficiaires et les partenaires du programme afin d'identifier les besoins des PTOM ciblés et de développer une stratégie adaptée et des activités et modalités de réalisation associées afin de soutenir les besoins de résilience climatique et de transition énergétique durable des bénéficiaires.
Une attention particulière sera accordée à l’implication de tous les acteurs concernés (bénéficiaires, société civile, population locale, institutions de financement, etc.), afin d’assurer une gestion participative du programme, de sa conception à sa clôture. En outre, encourager l’appropriation du programme par les bénéficiaires, à travers un apprentissage itératif et progressif, sera également un indicateur majeur de la réussite du programme.
L’équipe Programme est composée de:
- D’une unité de coordination basée au siège d’EF à Paris (Directeur de Programme, Responsable Administratif et Financier, Responsable de Communication et des Medias, Assistant.e. de projet, Coordinateur pour les territoires isolés)
- De coordinateurs/trices régionaux « terrain » basé.e.s à des localisations stratégiques du programme
- Des expert.e.s techniques se focalisant sur les thématiques et enjeux prioritaires du programme (Résilience, Energie, Suivi Evaluation, Communications et Visibilité)
- Des experts court-terme contribueront également au déroulement du projet de manière ponctuelle, au regard des besoins exprimés par les bénéficiaires et des activités devant être mises en œuvre.
Profil souhaité
Compétences techniques :
- Minimum Bac+2 en gestion d'évènements, tourisme, transport et logistique, distribution, ou autre cursus pertinent (évènementiel, administration, finance…)
- Minimum 3 ans d’expérience professionnelle dans la gestion d'évènements, de la logistique et transport, des aspects administratifs et financières et/ou le contrôle et appui à la gestion de projets de coopération semblables
- Expérience dans la gestion de projets financés par l’Union européenne est un atout
- Avoir travaillé sur des projets multi-acteurs et dans un contexte international est un plus
- Excellente maîtrise des outils bureautiques, notamment Word et Excel
- Compréhension aisée des outils et technologies utilisés dans le cadre de la gestion des voyages (plateforme etc…)
Compétences transverses :
- Méthodique, organisé.e et réactif.ive,
- Réactivité face à aux urgences
- Bonne gestion des priorités (face à plusieurs demandes simultanées)
- Disponibilité et sens du service
- Aisance relationnelle et rédactionnelle (nombreux contacts en interne et en externe)
- Capacité à travailler en équipe et forte capacités d’adaptation
- Maîtrise de l’anglais à l’écrit et à l’oral
Informations complémentaires
Date de prise de poste : Juillet 2023
Rémunération et avantages : 31k€-32k€ brut annuel, mutuelle et prévoyance prise en charge à 100%, tickets restaurant - accord télétravail
Merci d'envoyer votre CV et lettre de motivation à M. Ahab Downer et Mme. Martyna Bogucka
Date limite de candidature : 30/06/2023 23:30
Expertise France est l’agence publique de conception et de mise en œuvre de projets internationaux de coopération technique. L’agence intervient autour de quatre axes prioritaires :
- gouvernance démocratique, économique et financière ;
- paix, stabilité et sécurité ;
- climat, agriculture et développement durable ;
- santé et développement humain.
Dans ces domaines, Expertise France assure des missions d’ingénierie et de mise en œuvre de projets de renforcement des capacités, mobilise de l’expertise technique et joue un rôle d’ensemblier de projets faisant intervenir de l’expertise publique et des savoir-faire privés.