Expertise France recrute un.e adjoint.e au chef.fe de projet pour la gestion du projet SBC II, financé par l’Union Européenne.

Positionnée à Port-au-Prince, la personne devra coordonner les activités techniques des composantes du projet, en lien avec le/la chef.fe de projet et les coordinateurs.trices de chaque composante.

L’Adjoint.e au chef de projet sera l’interlocuteur privilégié du chef.e de projet, Il/Elle appuiera la coordination globale des composantes du programme confiées à Expertise France.

En lien avec le chargé de projet du siège et une cellule d’appui mutualisée basée à Port-au-Prince, l’adjoint.e au chef.fe de projet assurera également la gestion administrative et financière et le suivi des réalisations du programme, de l’organisation des passations de marchés et du reporting administratif et financier du projet auprès de l’Union Européenne et d’Expertise France.

Il/ Elle coordonnera les équipes nationales et assurera la liaison et le dialogue quotidien avec la cellule d’appui mutualisé.

Pour la mise en œuvre de ce programme, Expertise France appliquera les règles de passation de marchés publics français pour ce qui concerne les appels d’offres et de l’UE pour les possibles appels à projets et subventions.

L’assistance technique est mise œuvre par une équipe projet positionné à Port-au-Prince et en République Dominicaine. L’adjoint.e au chef de projet aura une fonction de management transverse sur l’ensemble de l’équipe.

Enfin, le projet s’appuie sur une cellule d’appui mutualisée en charge des aspects administratifs, financiers et logistiques ainsi que d’un.e chargé.e de projets basé.e au siège d’Expertise France en charge du backstopping et du contrôle qualité.

Détail des principales tâches :

Appui au pilotage du projet

• Appuie le/la Chef.fe de projet dans le pilotage et la tenue des tableaux de bords ;
• Planifie et coordonne la réalisation des travaux financiers en conformité avec le cycle budgétaire et de clôture de l'agence / du bailleur ;
• Planifie et coordonne les exercices de reporting en lien avec le chef de projet ;
• Assure le management transversal de l’équipe nationale, le suivi des feuilles de présence.

Suivi comptable

• Assurer la gestion et le suivi du compte et caisse locale conformément aux procédures internes et besoins du programme en lien avec la comptabilité d’Expertise France ;

• S’assurer de la mise en place pour l’équipe projet des procédures de paiement ainsi que les bonnes pratiques d’enregistrement comptable ;
• Superviser le contrôle des pièces comptables pour les dépenses de l’équipe projet en lien avec le comptable ;
• Vérifier la comptabilité (libellé, codes comptables, codes analytiques, lettrage, taux de change…) dans les outils disponibles : ERP, SAGE et fichiers Excel en lien avec le comptable.

Suivi administratif

• Appuyer la passation des marchés (actualisation du plan de passation de marchés, élaboration des DAO, relecture des rapports d’évaluation, suivi des contrats, etc.) ;
• la contractualisation de l’expertise (identification des profils d’experts, contrats de prestation de service, suivi des livrables, paiements, etc.) ;
• La préparation des marchés et appels d’offres en lien avec les experts, le chef de projet et la CAM ;
• Appuie et conseille les équipes (méthodologies, outils, procédures, règles bailleurs), incluant la formulation de recommandations ;
• Appuie les équipes dans l'identification des prérequis administratifs nécessaires à la mise en œuvre opérationnelle du projet ;
• Gestion des appuis logistiques (voyages et missions, frais de missions, moyens divers, etc.).