Le/la Chargé.e de projet administratif et financier du pôle Formation professionnelle, Insertion et Emploi intervient, auprès des équipes projet, dans la mise en œuvre opérationnelle de l'ensemble des phases du cycle de vie du projet, de la conception à la capitalisation après clôture, dans un rôle d'appui méthodologique et de conseil. Il/elle contribue également en transverse à au pilotage financier, à la fiabilisation des données financières, à l’harmonisation des pratiques et au reporting financier du pôle.

En lien avec le Coordinateur Administratif et Financier du département :

ACTIVITÉS TRANSVERSALES

1.Appuie au pilotage interne du pôle

• Appuie le Responsable de pôle dans le pilotage financer du pôle
• Assure la mise en place et la tenue des tableaux de bords financiers
• Planifie et coordonne la réalisation des travaux financiers du pôle en conformité avec le cycle budgétaire et de clôture de l'agence
• Planifie et coordonne les exercices de reporting mensuel du pôle vis à vis de la Direction des Opérations
• Fiabilise et cadre les arbitrages du portefeuille de projets : estime le consolidé et propose des pondérations au Responsable de pôle.
  
  2. Gestion des risques opérationnels
   
• Contribue à l'élaboration ou à l'évolution des procédures et outils de gestion administrative et financière
• Contribue à l'harmonisation des pratiques au sein du pôle
• Contribue à la prévention, au reporting et au suivi des incidents dans son périmètre de responsabilité
• Participe aux chantiers internes de l'agence (SI, archivage, contrôle interne, etc.)
• Appuie le processus de décentralisation des activités sur les aspects administratifs et financiers.

3.Accompagnement et renforcement des capacités

• Appuie et conseille les équipes (méthodologies, outils, procédures, règles bailleurs), incluant la formulation de recommandations
• Organise des formations au sein du pôle (formations et réseau de partage des savoir-faire)
• Facilite les informations sur les nouvelles procédures à l'ensemble du pôle
• Participe au recrutement et à l'intégration des nouveaux collaborateurs assurant des fonctions administratives et financières

ACTIVITES EN LIEN AVEC LE CYCLE DU PROJET

1.Conception du projet

• Appuie les équipes dans la construction budgétaire du projet (relecture et propositions d'ajustements)
• Appuie les équipes dans la construction et/ou vérification des analyses de rentabilité dans le respect des procédures internes et fournit un appui méthodologique, avant validation du Responsable de pôle
• Appuie les équipes dans l'identification des prérequis administratifs nécessaires à la mise en œuvre opérationnelle du projet
• Participe aux comités de développement des projets et y contribue sur les aspects financiers

2.Contractualisation bailleurs et partenaires

• Identifie les risques financiers et administratifs et proposer des solutions (conseils sur le montage et relecture des contrats)
• Vérifie les critères de rentabilité liés aux révisions budgétaires et contractuelles

3.Appui à la gestion administrative, contractuelle et financière de la mise en œuvre du projet

• Veille à l'intégration des données du projet dans le système d’information (SI) de suivi (données identitaires, dates clés, import du budget, contrat bailleur etc.)
• Aide à la décision pour l'organisation de la décentralisation des activités (solutions de trésorerie, délégations)
• Appuie les équipes sur le respect des règles et procédures internes et bailleurs (achats, subventions, finance)
• Appuie les équipes projets en matière de respect des procédures administratives, au siège et sur le terrain
• Appuie les équipes pour la contractualisation avec les experts et les partenaires
• Appuie à la passation des marchés publics et au suivi du processus de mise en concurrence
• Participe à la création, mise en place, et mise à jour des outils de suivi financier
• Exerce un contrôle qualité sur les reporting financier bailleur (contractuels) et interne

4.Reportings et Audits

• Suit le planning du portefeuille du pôle (reporting & audits)
• Appuie les équipes dans la méthodologie de reporting financier
• Conseille les équipes dans le cadre des audits projets et participe aux réunions de clôture
• Identifie les risques et alerte la direction sur les retours d'expériences