Le.a RAF est en charge de :

Gestion financière, budgétaire et comptable

-        Saisir manuellement des données, gestion des devises : comptabiliser les dépenses liées à ces comptes et les décaissements

-        Réconcilier mensuellement les états de trésorerie terrain (caisse et banque) avec Sage X3;

-        Réaliser les rapprochements bancaires et le contrôle de caisse ;

-        Participer aux travaux d'inventaires et aux opérations de clôture ;

-        Consolider les exercices de prévisions d’exécution budgétaire du projet, en assurer le suivi et l’analyse ;

-        Vérifier les budgets proposés avant engagements financiers, le montant des paiements à effectuer et les clôtures budgétaires ;

-        Participer à la création, mise en place, mise à jour des outils de suivi financier ;

-        Appuyer en tant que de besoin l’assistant.ee projet sur les tâches administratives et financières qui lui sont confiées (participation à l’élaboration de budgets, à l’analyse de rapports financiers, vérification et validation des bons à payer…) ;

-        Gérer les problématiques administratives et financières liées à la mise en œuvre des activités du projet ;

Gestion administrative

-        Sous le pilotage de la cheffe de projet, il.elle est garant de l’application des procédures de marchés publics en lien avec l’équipe juridique du pôle ;

-        Appuie les passations de marchés publics et suit le processus de mise en concurrence ;

-        Il.elle participe à la création, au déploiement et à l’exécution des procédures et des outils de pilotage et de gestion de projet (exemples : outil de suivi des contrats, plan de décaissement…) ;

-        Il.elle supervise les sujets administratifs et financiers du bureau projet terrain en lien avec les autres services internes d’Expertise France ;

-        Il.elle participe dans les étapes clé des processus d’achat et de gestion des contrats et au besoin est en mesure d’appuyer le processus de référencement, de passation de marché ou de préparation d’avenants ;

-        Il.elle participe aux exercices de revue de projet, et facilite la collaboration avec les autres cellules de l’équipe projet, selon les modalités convenues avec la chefferie de projet ;

-        Il.elle élabore le manuel des procédures de gestion du bureau projet ;

-        Il.elle assure la gestion du personnel local sur le plan administratif et financier : élaboration des fiches de poste, organisation des recrutements, suivi du contrat de portage salarial, des congés, paiement des salaires et charges,… ;

Budget et respect de la conformité

-        Il.elle assure, à partir d’un suivi rigoureux des dépenses et le suivi de l’exécution du projet, la maîtrise ou l’adaptation du budget du projet ;

-        Il.elle veille à la bonne maîtrise des coûts du projet (activité permanente de cost control), alerte en cas de risque de dérapage et est en mesure de proposer des solutions d’optimisation des coûts ;

-        Il.elle contrôle et vérifie l’engagement des dépenses et veille à ce que l’ensemble de celles-ci soient effectuées en conformité avec les règles d’éligibilité internes et externes ;

-        Il.elle assure la tenue d’un suivi budgétaire à jour et répond aux exigences de reporting internes (clôture trimestrielle et annuelle, prévisions budgétaires…) et externes (rapports financiers périodiques…) ;

-        Il.elle assure l’archivage et la bonne tenue des documents administratifs et financiers ;

-        Il.elle pilote l’organisation des audits financiers ;

-        Il.elle supervise les rapprochements entre le logiciel comptable et les journaux de dépense, analyse les variations, et engage, avec le département des affaires financières, les rectifications nécessaires ;

-        Il.elle supervise tout particulièrement la bonne exécution d’un contrat de fourniture de Per Diem ;

-        Il/elle forme et accompagne l’assistant.e de projet dans sa montée en compétences.

Gestion des déplacements

-        Il.elle supervise et appuie l’assistant.e de projet dans l’organisation des différents déplacements de l’équipe ou dans le cadre du projet (achats des billets, demandes de visas, organisations d’évènements spécifiques), en lien avec le département sûreté lorsque nécessaire ;

-        Il.elle assure les tâches de l’assistant.e de projets en son absence ;

Transversal

-        Garantit le respect des procédures internes comptables, financières et juridiques sur son périmètre ;

-        Accompagne et forme à l’appropriation des procédures et des outils par l’équipe projet ; force de proposition pour l’amélioration des procédures ;

-        Participe à l’élaboration, à la mise à jour du manuel des procédures, des outils et procédures de gestion du  projet et est garant de leur bonne application par l’ensemble des parties prenantes ;