Réf.
2023/ADPOESPL/9125
Type d'offre
Poste Siège
Type de contrat
CDI
Date limite de candidature
31/03/2023 17:50
Contrat
Salarié
Assistant.e de projets (Recherche opérationnelle et Science) Programme L’Initiative (H/F)
Département Santé - DEPSAN > Pôle Initiative 5% et Pandémies
Mis en ligne le : 03/03/2023
TOUTES ZONES
FRANCE
PARIS
Description de la mission
La liste suivante n’est pas exhaustive, les missions et activités énoncées ne sont pas limitatives.
Gestion administrative :
- Gère les aspects administratifs des dossiers liés à la mise en œuvre opérationnelle des modalités de L’Initiative : enregistrement / archivage des documents, préparation des dossiers pour le pilotage du programme… ;
- Prépare les contrats de prestation de service et de subvention ;
- Appuie la préparation des appels d’offre et des marchés publics/subventions ;
- Saisit et met à jour les données sur les applications de suivi de l’agence ;
- Procède à l’indexation, au classement et à l’archivage de documents ;
- Gère les tâches administratives de secrétariat.
Gestion budgétaire et financière :
- Assure la tenue et la mise à jour des fiches de suivi financier des activités liées aux modalités de L’Initiative ;
- Vérifie la conformité des pièces justificatives des dépenses des prestataires, des factures et des remboursements liés aux missions d’expertise, suit les avances et leurs soldes ;
- Participe à la vérification des rapports financiers des partenaires et des demandes de préfinancements en collaboration avec les chargé.es de projet et les chargé.es de projets administratif et financier ;
- Participe aux prévisions budgétaires et aux clôtures annuelles ;
- Appuie à la préparation des audits des
Gestion logistique :
- Assure ou appuie l’organisation logistique d’événements spécifiques (comités de pilotages, séminaires, journée scientifique, …) : déplacements (réservation de billets d’avion, établissement de per diem), préparation des dossiers des participants, gestion des relations avec les prestataires (hôtel, restauration, services de traduction, …) ;
- Elaboration des ordres de mission pour les experts et salariés.
Appui transversal :
- Participe à l’organisation de la vie du pôle (organisation réunions de pôle, prise de comptes rendus, etc.) ;
- Appuie les activités de communication (mise à jour du site, préparation de documents de communication, …) et de suivi évaluation et capitalisation
Description du projet ou contexte
Au sein d’une équipe thématique de la direction des opérations, sous la supervision d’un directeur technique et de la responsables thématique qui définissent, orientent et encadrent son rôle au sein de l’équipe, l’assistant.e de projets vient en appui à la gestion des tâches administratives, financières et logistiques.
Profil souhaité
Compétences techniques :
- Bonne maîtrise des outils bureautiques (Pack Office) ;
- Des compétences de base en comptabilité et en gestion sont essentielles et des connaissances juridiques sont un atout.
Compétences transverses :
- Sens aigu de l’organisation et de la rigueur ;
- Capacités rédactionnelle (français et parfois en anglais) et de synthèse ;
- Sens de la diplomatie, du collectif, des relations humaines et capacités d’adaptation ;
- Réactivité, autonomie - travail en équipe ;
Profil souhaité :
Formation supérieure BAC + 2 / 3 (BTS, DUT, licence ou niveau équivalent – en comptabilité, gestion financière et administrative) ou une expérience professionnelle dans ce domaine de plusieurs années.
Informations complémentaires
CDI à pourvoir à compter du 1er avril - remplacement suite à une mobilité interne
Expertise France est l’agence publique de conception et de mise en œuvre de projets internationaux de coopération technique. L’agence intervient autour de quatre axes prioritaires :
- gouvernance démocratique, économique et financière ;
- paix, stabilité et sécurité ;
- climat, agriculture et développement durable ;
- santé et développement humain.
Dans ces domaines, Expertise France assure des missions d’ingénierie et de mise en œuvre de projets de renforcement des capacités, mobilise de l’expertise technique et joue un rôle d’ensemblier de projets faisant intervenir de l’expertise publique et des savoir-faire privés.