Coordination et appui aux activités de SEA des projets

• Accompagner les équipes projet (siège/terrain) dans la mise en œuvre de leurs engagements SEA aux différentes étapes du cycle de projet :

• en phase de développement de projet : analyse des besoins, élaboration de la théorie du changement, développement du cadre logique et des indicateurs, identification des ressources SEA à mobiliser en fonction de la nature/typologie des projets, aide à la décision pour le dimensionnement budgétaire, clarification des rôles et responsabilités en matière de Suivi-Evaluation, intégration des approches transverses
• en phase de lancement : participation au recrutement des chargés de suivi-évaluation, quand la fonction est physiquement dédiée, ou à la vérification que la fonction est assumée dans l’équipe projet (chef de projet ou autre) ; élaboration de plans de SEA, mise en place de baselines, évaluation des capacités des équipes et des partenaires en SEA, développement d’outils de planification et de suivi (tableau de bord)
• en phase de mise en œuvre et de clôture: collecte et analyse de données, revues semestrielles de projet, synthèse des RPP mensuelles, reporting, exercices d’apprentissage et d’évaluation (intermédiaire et finale)

• Appuyer et superviser la mobilisation d'expertise externe en SEA

• En lien avec la DO, identifier et consolider régulièrement les besoins d’appui externe en matière de SEA existants au niveau des projets, à redescendre au PATT.
• contribuer au développement des termes de référence des missions d’appui externe (conception de cadre SEA, évaluations, études, capitalisation…)
• appuyer l’identification et le recrutement d’experts SEA appropriés pour répondre de façon réactive, soutenue, et ciblée aux besoins SEA des projets
• En lien avec le PATT, développer et animer un vivier d'experts et de bureaux d’études spécialisés dans le SEA rattaché au département (banque de CV, contrats-cadres…)

• Effectuer des missions de suivi, si nécessaire, sur les projets concernés, notamment pour :

• s’informer des recommandations des évaluations externes (intermédiaire ou finale) et le cas échéant, appuyer le processus de suivi des recommandations ;
• contribuer aux temps d’apprentissage et d’échange d’expériences au sein et entre les équipes projet

• Conseiller les Chargés de projet et les Responsables de pôle pour que les données collectées soient utilisées pour prendre des décisions opérationnelles appropriées et pour répondre aux engagements contractuels vis à vis des bailleurs de fonds et aux exigences de redevabilité interne

 Accompagnement et formation des équipes

• Organiser des sessions d’information et de briefing sur la politique Suivi-Evaluation de l’agence à destination des personnels siège et terrain

• Diffuser régulièrement aux équipes des informations, actualités et documents externes relatifs au S&E (publications, newsletters, webinaires…)
• Identifier, développer et mettre à disposition des équipes les documents de référence et outils en lien avec la politique (évaluation mi-parcours, évaluation finale, expert S&E, matrice analyse des risques, plan de S&E…)
• Développer et diffuser des tutoriels de présentation des principaux outils et processus SE liés à la politique EF
• Appuyer l’identification des besoins de formation prioritaire en matière de SEA au sein des équipes siège et terrain
• Encourager la participation des personnels DEPSAN aux formations S&E proposées par l'agence et en externe
• Animer des séances de formations courtes sur des points précis au vue des besoins des équipes

• Animer un réseau de points-focaux des pôles, chargés de catalyser le S&E dans leurs pôles et de contribuer aux chantiers transverses du département
• Organiser des actions d'apprentissage et RETEX thématiques (partage de résultats d’évaluations, ateliers, webinaires Forum du S&E...) pour permettre aux équipes d’échanger des pratiques et des leçons apprises de leurs projets

  Coordination, pilotage et redevabilité

• Vérifier systématiquement le respect des engagements SEA sur les projets en développement en amont des CODEV 
• Développer et piloter la feuille de route annuelle SEA pour déployer la politique S&E au niveau du département en collaboration étroite avec la direction du département et les responsables de pôle
• Appuyer le déploiement des exercices de planification annuelle et les revues semestrielles de projet sur l’ensemble des projets du département
• Déployer la météo de projet, vérifier la qualité des données collectées, analyser et restituer les résultats aux échéances prévues
• Collecter, consolider et analyser annuellement les données renseignant les indicateurs de pilotage et opérationnels/thématiques du département (indicateurs COM, THEMA…)
• Affiner et tenir à jour régulièrement le diagnostic des pratiques de SEA au sein du département (enquête annuelle)
• Participer aux réunions de coordination et de pilotage aux différents niveaux du département (SERA, G5) et de l'agence (CoTech)

Contribution aux chantiers transverses du département et de l’agence

• Contribuer au développement d’outils, de processus et de pratiques d’analyse du risque au sein du département
• Contribuer au chantier de déploiement de la politique de suivi-évaluation et veiller à la diffusion des process et méthodes définis au niveau de l’agence.
• Appuyer le développement et l’actualisation d’outils et de guides méthodologiques d’aide à la mise en œuvre des engagements de la Politique S&E
• Mutualiser les outils et bonnes pratiques SEA développés au sein du département avec les autres départements et participer à leur bonne diffusion