Sous la responsabilité du Directeur du Département, le.a Coordinateur.rice Suivi-Evaluation-Apprentissage contribue à améliorer la qualité, l’impact et la redevabilité des programmes et projets du département Santé. En coordination étroite avec les Responsables des pôles AGA, GAO, Pandémies et PATT, les autres fonctions transverses rattachées au directeur (CAF notamment), ainsi qu’avec l’unité S&E de la direction des opérations, il.elle supervise et coordonne l’ensemble des activités de suivi-évaluation et d’apprentissage des projets en développement ou en cours, tout en garantissant le respect des engagements des politiques S&E de l’agence.
Plus spécifiquement, son rôle vise à :
- Informer, sensibiliser et mobiliser les équipes du département de façon à faire émerger une culture commune en suivi-évaluation axé sur les résultats
- Harmoniser et déployer des outils et processus de SEA pour améliorer le contrôle qualité et la redevabilité des projets du département vis-à-vis des parties prenantes
- Apporter un soutien méthodologique aux équipes projet dans la conception et la mise en œuvre de systèmes SEA robustes
- Former et accompagner les équipes sièges et terrain pour améliorer leurs capacités en matière de SEA et favoriser le développement de pratiques de gestion de projet agiles
- Renforcer le cadre de pilotage et de redevabilité du département à travers le développement et la mise en place de processus, indicateurs et tableaux de bord permettant d’agréger, de visualiser et de piloter plus facilement les projets
- Identifier, capitaliser et partager les leçons apprises et les bonnes pratiques des projets de façon à favoriser l’apprentissage et à la construction d’une organisation apprenante
Coordination et appui aux activités de SEA des projets
- Accompagner les équipes projet (siège/terrain) dans la mise en œuvre de leurs engagements SEA aux différentes étapes du cycle de projet :
- en phase de développement de projet : analyse des besoins, élaboration de la théorie du changement, développement du cadre logique et des indicateurs, identification des ressources SEA à mobiliser en fonction de la nature/typologie des projets, aide à la décision pour le dimensionnement budgétaire, clarification des rôles et responsabilités en matière de Suivi-Evaluation, intégration des approches transverses
- en phase de lancement : participation au recrutement des chargés de suivi-évaluation, quand la fonction est physiquement dédiée, ou à la vérification que la fonction est assumée dans l’équipe projet (chef de projet ou autre) ; élaboration de plans de SEA, mise en place de baselines, évaluation des capacités des équipes et des partenaires en SEA, développement d’outils de planification et de suivi (tableau de bord)
- en phase de mise en œuvre et de clôture: collecte et analyse de données, revues semestrielles de projet, synthèse des RPP mensuelles, reporting, exercices d’apprentissage et d’évaluation (intermédiaire et finale)
- Appuyer et superviser la mobilisation d'expertise externe en SEA
- En lien avec la DO, identifier et consolider régulièrement les besoins d’appui externe en matière de SEA existants au niveau des projets, à redescendre au PATT.
- contribuer au développement des termes de référence des missions d’appui externe (conception de cadre SEA, évaluations, études, capitalisation…)
- appuyer l’identification et le recrutement d’experts SEA appropriés pour répondre de façon réactive, soutenue, et ciblée aux besoins SEA des projets
- En lien avec le PATT, développer et animer un vivier d'experts et de bureaux d’études spécialisés dans le SEA rattaché au département (banque de CV, contrats-cadres…)
- Effectuer des missions de suivi, si nécessaire, sur les projets concernés, notamment pour :
- s’informer des recommandations des évaluations externes (intermédiaire ou finale) et le cas échéant, appuyer le processus de suivi des recommandations ;
- contribuer aux temps d’apprentissage et d’échange d’expériences au sein et entre les équipes projet
- Conseiller les Chargés de projet et les Responsables de pôle pour que les données collectées soient utilisées pour prendre des décisions opérationnelles appropriées et pour répondre aux engagements contractuels vis à vis des bailleurs de fonds et aux exigences de redevabilité interne
Accompagnement et formation des équipes
- Organiser des sessions d’information et de briefing sur la politique Suivi-Evaluation de l’agence à destination des personnels siège et terrain
- Diffuser régulièrement aux équipes des informations, actualités et documents externes relatifs au S&E (publications, newsletters, webinaires…)
- Identifier, développer et mettre à disposition des équipes les documents de référence et outils en lien avec la politique (évaluation mi-parcours, évaluation finale, expert S&E, matrice analyse des risques, plan de S&E…)
- Développer et diffuser des tutoriels de présentation des principaux outils et processus SE liés à la politique EF
- Appuyer l’identification des besoins de formation prioritaire en matière de SEA au sein des équipes siège et terrain
- Encourager la participation des personnels DEPSAN aux formations S&E proposées par l'agence et en externe
- Animer des séances de formations courtes sur des points précis au vue des besoins des équipes
- Animer un réseau de points-focaux des pôles, chargés de catalyser le S&E dans leurs pôles et de contribuer aux chantiers transverses du département
- Organiser des actions d'apprentissage et RETEX thématiques (partage de résultats d’évaluations, ateliers, webinaires Forum du S&E...) pour permettre aux équipes d’échanger des pratiques et des leçons apprises de leurs projets
Coordination, pilotage et redevabilité
- Vérifier systématiquement le respect des engagements SEA sur les projets en développement en amont des CODEV
- Développer et piloter la feuille de route annuelle SEA pour déployer la politique S&E au niveau du département en collaboration étroite avec la direction du département et les responsables de pôle
- Appuyer le déploiement des exercices de planification annuelle et les revues semestrielles de projet sur l’ensemble des projets du département
- Déployer la météo de projet, vérifier la qualité des données collectées, analyser et restituer les résultats aux échéances prévues
- Collecter, consolider et analyser annuellement les données renseignant les indicateurs de pilotage et opérationnels/thématiques du département (indicateurs COM, THEMA…)
- Affiner et tenir à jour régulièrement le diagnostic des pratiques de SEA au sein du département (enquête annuelle)
- Participer aux réunions de coordination et de pilotage aux différents niveaux du département (SERA, G5) et de l'agence (CoTech)
Contribution aux chantiers transverses du département et de l’agence
- Contribuer au développement d’outils, de processus et de pratiques d’analyse du risque au sein du département
- Contribuer au chantier de déploiement de la politique de suivi-évaluation et veiller à la diffusion des process et méthodes définis au niveau de l’agence.
- Appuyer le développement et l’actualisation d’outils et de guides méthodologiques d’aide à la mise en œuvre des engagements de la Politique S&E
- Mutualiser les outils et bonnes pratiques SEA développés au sein du département avec les autres départements et participer à leur bonne diffusion
Date limite de candidature : 31/03/2023 14:26