En appui à la mise en œuvre des deux composantes, Expertise France a mis en place une unité opérationnelle, basée à Port-au-Prince, permettant une adéquation avec les objectifs fixés et une bonne gestion des fonds de l’Union européenne. L’unité opérationnelle est pilotée par un chef de projet, appuyé par une équipe de fonctions support.

Sous la responsabilité de la responsable de pôle Développement urbain et Economie circulaire d’Expertise France au siège, le chef de projet, basé à Port-au-Prince, travaille en collaboration avec les partenaires et bénéficiaires tout en assurant la logistique et les relations avec le bureau projet et Expertise France. Il appuiera l’expertise résidente ainsi que l’expertise court-terme en charge de la mise en œuvre des activités confiées à Expertise France et sera responsable de la coordination de l’ensemble des services supports (logistique, administratif, financier, opérationnel) nécessaires à la bonne exécution du projet.

Pour la mise en œuvre de ce programme, Expertise France appliquera les règles de passation de marchés publics français pour ce qui concerne les appels d’offres et les règles du PRAG (Procedures & Practical Guide) de l’UE pour les possibles appels à projets et subventions.

Le chef de projet assurera notamment les tâches suivantes :

• la gestion et la coordination des activités du projet :
  • définir les orientations stratégiques et opérationnelles du projet, avec les partenaires, l’équipe-projet, le siège d’Expertise France et le bailleur ;
  • piloter la mise en œuvre des activités : animer le travail au sein de l’équipe projet afin d’assurer la bonne déclinaison opérationnelle des orientations du projet dans la planification pluriannuelle des activités (chronogramme, prévisions budgétaires, etc.), préparation et animation des réunions d’équipe, réunions de suivi avec les experts, partage d’informations, etc. ;
  • en étroite collaboration avec les membres de l’équipe de projet, coordonner la mise en œuvre des activités : respect du chronogramme, réorientation des actions si nécessaire ;
  • participer et accompagner l’équipe dans le cadrage et le pilotage des missions d’expertise et assurer un contrôle qualité des livrables produits dans le cadre du projet.
• animation et direction de l’équipe projet :
  • assurer le management fonctionnel des collaborateurs de l’unité opérationnelle (coordinateur des fonctions transverses, assistant comptable, assistant logistique, chauffeurs, etc.) : gestion des plannings/charge de travail, réunions d’équipes/entretiens individuels, règles d’usages et de vie dans les bureaux du projet, etc. ;
  • assurer la répartition des tâches et des responsabilités entre les membres de l’équipe, en s’appuyant sur les compétences de chacun et en se basant sur la définition des postes ;
  • faciliter les relations de travail en équipe et assurer une circulation de l’information entre les membres la plus fluide possible : organiser, entre autres, des réunions d’équipe et des réunions de travail avec chacun ;
  • superviser les appuis logistiques en lien avec l’assistant logistique : organisation des missions, des évènements et des réunions, moyens divers, etc. ;
  • en lien avec le référent sûreté d’Expertise France à Port-au-Prince, s’assurer de la mise en place et du respect des mesures destinées à assurer la sécurité des membres de l’équipe projet.

• garantir l’exécution et la conformité de l’ensemble des tâches administratives et financières du projet selon les procédures du projet et celles d’Expertise France, en étroite collaboration avec le coordinateur des fonctions transverses :
  • contribuer à l’élaboration et actualisation des outils et des procédures de gestion du projet (manuel de procédure par exemple) et garantir leur bonne application ;
  • contrôler la bonne gestion financière du projet (compte bancaire, caisse, clôtures budgétaires, etc.) ;
  • s’assurer du respect des procédures exigées par Expertise France et le bailleur (règles d’éligibilité des dépenses, achats, marchés, subventions, rapports, etc.) ;
  • superviser le reporting financier interne d’Expertise France (suivi financier, prévisions et clôtures budgétaires) ;
  • superviser le reporting budgétaire externe à destination du bailleur et les audits du projet ;
  • contrôler le respect des procédures de passation de marchés (services, fournitures, travaux, etc.) et d’attribution de subventions et suivre les marchés attribués dans le cadre du projet (suivi régulier de l’avancement des activités, etc.) ;
  • élaborer les rapports d’activités techniques et financiers intermédiaires et finaux requis par l’Union européenne en lien avec l’équipe projet, prendre en charge une partie de la rédaction et la consolidation globale des autres parties rédigées par l’équipe projet et assurer le contrôle qualité des rapports finalisés, avant transmission au siège d’Expertise France pour validation ;
  • accompagner les experts résidents dans la passation et le suivi des achats du projet en lien avec le coordinateur des fonctions transverses (services, biens, travaux, expertise, etc.) : plan de passation des contrats, élaboration des documents liés aux marchés, contrôle qualité des dossiers, négociations contractuelles, suivi des engagements contractuels, etc.

• participer à la visibilité du projet et la représentation de l’Agence auprès des partenaires par :
  • contribuer aux actions de communication du projet et la participation au partage d'expériences et à la diffusion des bonnes pratiques ;
  • contribuer à assurer les synergies entre les différents projets et acteurs présents en Haïti : participation aux réunions sur la gouvernance locale/développement urbain, représentation du projet au niveau des partenaires et du bailleur de fonds sur le terrain (missions, évènements, etc.) ;
  • élaborer des revues d'actualités, la rédaction de notes techniques et/ou thématiques ;
  • assurer le partage d’informations sur le projet au sein du Groupe AFD (coordinateur géographique d’Expertise France qui supervise l’ensemble du pays, Agence AFD en Haïti) et avec l’Ambassade de France.