Sous l’autorité hiérarchique du Chef de projet, avec l’appui régulier de la Coordinatrice Administrative et Financière du département Paix, Stabilité, Sécurité, le/la Coordinateur/trice administratif(ve) et financier(ère) a pour rôle le pilotage et la coordination de tous les aspects administratifs et financiers du projet selon les règles, procédures et standards de l’agence et du projet. le/la Coordinateur/trice administratif(ve) et financier(ère)  assure ce périmètre avec l’Assistant(e) de projet, qu’il.elle a sous sa responsabilité hiérarchique et en lien avec le bureau terrain.

le/la Coordinateur/trice administratif(ve) et financier(ère)  du projet couvre les aspects suivants :

Budget et respect de la conformité

• Il/elle assure, à partir d’un suivi rigoureux des dépenses et le suivi de l’exécution du projet, la maîtrise ou l’adaptation du budget du projet ;
• Il/elle veille à la bonne maîtrise des coûts du projet (activité permanente de cost control), alerte en cas de risque de dérapage et est en mesure de proposer des solutions d’optimisation des coûts ;
• Il/elle contrôle et vérifie l’engagement des dépenses et veille à ce que l’ensemble de celles-ci soient effectuées en conformité avec les règles d’éligibilité internes et externes ;
• Il/elle effectue une relecture des projets de contrat d’achat et des projets d’avenant pour s’assurer que ces derniers prennent en compte les exigences générales d’Expertise France, du bailleur et du projet sur les aspects administratifs et financiers ;
• Il/elle assure la tenue d’un suivi budgétaire à jour et répond aux exigences de reporting internes (clôture trimestrielle et annuelle, prévisions budgétaires…) et externes (rapports financiers périodiques…) ;
• Il/elle assure la vérification et le contrôle, l’archivage et la bonne tenue des documents administratifs et financiers ;
• Il/elle pilote l’organisation des audits financiers ;
• Il/elle supervise les rapprochements entre le logiciel comptable et les journaux de dépense, analyser les variations, et engage avec le département des affaires financières, les rectifications nécessaires ;
• Il/elle supervise tout particulièrement la bonne exécution d’un contrat de fourniture de Per Diem à des bénéficiaires confiée par Expertise France à un prestataire dédié, et si nécessaire prépare les adaptations ;
• Il/elle forme et accompagne l’Assistant.e de projet dans sa montée en compétences.

Appui à la coordination et au pilotage des opérations

• Il/elle participe à la création, au déploiement et à l’exécution des procédures et des outils de pilotage et de gestion de projet (exemples : outil de suivi des contrats, outil de suivi de l’expertise mobilisée, plan de décaissement…) ;
• Il/elle supervise les sujets administratifs et financiers du bureau projet terrain en lien avec ce bureau projet terrain et les autres services internes d’Expertise France ;
• Il/elle participe dans les étapes clé des processus d’achat et de gestion des contrats et au besoin est en mesure d’appuyer le processus de référencement, de passation de marché ou de préparation d’avenants ;
• Il/elle participe aux exercices de revue de projet, et facilite la collaboration avec les autres cellules de l’équipe projet, selon les modalités convenues avec la chefferie de projet

Gestion des déplacements

• Il/elle supervise et appuie l’Assistant.e de projets dans l’organisation des différents déplacements de l’équipe ou dans le cadre du projet (achats des billets, demandes de visas, organisations d’évènements spécifiques), en lien avec le département sûreté lorsque nécessaire ;
• Il/elle assure les tâches de l’Assistant.e de projets en son absence.

Des déplacements ponctuels à Bruxelles ou sur le terrain sont à prévoir.