Réf.
2023/AAB/8981
Type d'offre
Poste terrain
Type de contrat
CDDU
Date limite de candidature
05/03/2023 18:23
Contrat
Salarié
Durée
12 mois
Assistant(e) administratif – Bruxelles (Belgique) (H/F)
Coordination géographique - Représentations à l’étranger > Belgique
Mis en ligne le : 09/02/2023
EUROPE CONTINENTALE
BELGIQUE
BRUXELLES
Description de la mission
Missions & Responsabilités
- Logistique:
- Mission :
- Appuyer l’organisation des missions venant du siège : prise de rdv et élaboration des agendas, formalités administratives (établissement des badges) après cadrage de mission, réservation des restaurants et hôtels, etc.
- Appuyer l’organisation des missions du bureau de Bruxelles allant en mission (réservation des billets de transports, hôtels, établissement des ordres de mission)
- Immobilier :
- Suivi des assurances bureau et logement
- Fonctionnement du bureau
- Achat de fournitures du bureau,
- S’assurer du bon fonctionnement du bureau (imprimantes, téléphones…)
- Etablissement des inventaires
- Mission :
- Comptabilité:
- préparation des factures à payer, contrôle des dépenses effectuées,
- enregistrement électronique et copie papier
- Suivi du journal de dépenses
- Budget:
- Préparation des budgets,
- Suivi du budget du bureau, en lien avec la Direction des opérations au siège
- Suivi de la relation avec les administrations belges et avec le service commun de gestion de la RPUE
- Informatique
- Correspondant Informatique local, en lien avec la DSI EF et le CRASIC (RPUE)
Description du projet ou contexte
Un poste pour appuyer le Bureau de représentation d’Expertise France auprès de l’Union européenne, dans ses dimensions administratives
Position : Assistant(e) administratif – Bruxelles (Belgique)
Afin d’appuyer le bureau de représentation d’Expertise France à Bruxelles, il est proposé de recruter un.e collaborateur.trice en charge du suivi administratif, financier et logistique.
Profil souhaité
Le/la titulaire du poste sera en charge d’appuyer les équipes du bureau d’Expertise France à Bruxelles sur le plan administratif, financier et logistique. Il/elle devra avoir de l’expérience des tâches administratives et une bonne connaissance des pratiques et procédures de bureau ainsi que de bonnes compétences rédactionnelles en français et en anglais. Une bonne maîtrise des différents outils bureautiques (Suite Office), internet/intranet est nécessaire ainsi que de l’environnement local en Belgique.
Qualifications
- Diplôme pertinent en assistance financière, comptable et/ou administrative ou équivalent
- Expérience professionnelle en assistant.e administratif ou domaine pertinent pour le poste
- Maîtrise du pack office (Word, Excel)
- Maîtrise du français et de l’anglais
- Bonnes capacités rédactionnelles
Compétences et qualités recherchées
- Être méthodique et organisé.e, anticiper les besoins et difficultés
- Capacité à s’adapter rapidement à l’environnement de travail
- Capacité à travailler en autonomie, proactivité et prise d’initiative
- Aisance relationnelle, disponibilité, sens du travail en équipe
- Bonne gestion des urgences et réactivité, capacité à gérer les priorités
Informations complémentaires
Lieu : Bruxelles (Belgique)
Durée du contrat : 12 mois, renouvelable - temps plein
Date de démarrage : le plus tôt possible.
Salaire : Selon profil et expérience.
Expertise France est l’agence publique de conception et de mise en œuvre de projets internationaux de coopération technique. L’agence intervient autour de quatre axes prioritaires :
- gouvernance démocratique, économique et financière ;
- paix, stabilité et sécurité ;
- climat, agriculture et développement durable ;
- santé et développement humain.
Dans ces domaines, Expertise France assure des missions d’ingénierie et de mise en œuvre de projets de renforcement des capacités, mobilise de l’expertise technique et joue un rôle d’ensemblier de projets faisant intervenir de l’expertise publique et des savoir-faire privés.