Objectif de la mission

L’objectif principal de la mission est de concevoir et opérationnaliser le dispositif de suivi et évaluation permettant de mesurer les résultats qualitatifs et quantitatifs des actions mise en œuvre dans le cadre du projet de renforcement de la Coopération Régionale en Santé (CoReg) en Union des Comores.

Plus spécifiquement, il s’agira de :

• Élaborer une théorie du changement détaillée ;
• Réviser le cadre logique et les indicateurs : déterminer les valeurs de référence et les cibles, ajouter des indicateurs d’effet ;
• Élaborer le plan suivi et évaluation (PSE) du projet, conforme aux standards qualité d’EF et du bailleur (AFD) ;
• Opérationnaliser le dispositif de suivi-évaluation qui assure la bonne application du PSE, prévoyant notamment :
  • La collecte de données avec des outils adaptés en fonction de la typologie des activités,
  • Le système de collecte et de traitement des données précisant leurs modalités d’utilisation et la régularité du suivi,
  • Les responsabilités/ répartition des tâches et le plan de travail pour l'équipe du projet,
  • Le respect des standards d’Expertise France et des exigences contractuelles.
• La formation et l’accompagnement des parties prenantes au suivi-évaluation et aux outils développés afin de faciliter l’appropriation du système de suivi-évaluation du projet.

Le dispositif de suivi-évaluation s’attachera à la mesure du changement induit par le projet et moyen et long terme, notamment à travers le dispositif de renforcement des compétences des personnels de santé.

L’ensemble de ce dispositif portera une attention particulière à la question de l’intégration de l’égalité femmes/ hommes dans toutes les composantes du projet. Le système de suivi-évaluation permettra un traitement et une analyse sexo-spécifique des données afin de mieux évaluer l’impact différencié des activités sur les hommes et les femmes. Des indicateurs relatifs à ces enjeux seront inscrits dans le cadre logique du projet.

A noter que le projet est mis en œuvre en lien avec des opérateurs de Mayotte et de La Réunion : Centre Hospitalier Universitaire de la Réunion (CHUR), Centre Hospitalier de Mayotte (CHM), Agence Régionale de Santé de Mayotte (ARSM). Il s'agira donc également de mettre en place un dispositif de suivi-évaluation qui soit adapté aux capacités de ces acteurs.

Déroulé de la mission

Les phases de la mission seront détaillées et inscrites dans un chronogramme proposé par l’équipe de d’experts et pourront comprendre les principales phases suivantes :

Phase de cadrage

Après la notification du contrat, une réunion de cadrage se tiendra avec le comité de pilotage de la mission (équipe projet CoReg, Coordinatrice suivi-évaluation au siège, Coordinateur suivi et évaluation de la CAM Comores) afin de préciser les attentes, vérifier la bonne compréhension des termes de référence, ajuster les objectifs de la mission, affiner la méthodologie, sélectionner les diverses entités à rencontrer lors de la mission sur le terrain ;

Un travail de revue documentaire permettra d’identifier les informations existantes et manquantes, d’orienter les réflexions à mener en plus des pistes déjà identifiées et d’enrichir la méthodologie de l’étude ;

Basée sur des entretiens préliminaires et sur une première analyse de la documentation disponible, une note de cadrage sera produite par l’expert.e.

Phase de mission terrain

Évaluation les besoins et les ressources disponibles en matière de suivi-évaluation et d'apprentissage, de collecte de données, de reporting au sein d’EF et des partenaires de mise en œuvre. Cela implique de rencontrer toutes les parties prenantes clés au projet à travers des réunions sur place et à distance en vue d’adapter la conception du dispositif au contexte local et aux capacités existantes.

Élaboration de la théorie du changement et révision du cadre logique initial du projet. Un cadre logique initial du projet a été élaboré dans la phase d’instruction du projet. Il importe de réviser ce cadre logique de façon participative avec les parties prenantes clés afin de mieux le structurer et de tenir compte de l’évolution du contexte et des besoins. Un atelier d’élaboration de la théorie du changement et de révision du cadre logique pourra être organisé avec les parties prenantes en vue d’identifier conjointement les indicateurs de suivi et d’évaluation clés (effet à court, moyen et long terme).

La définition des valeurs de référence (baseline) et des cibles pour chaque indicateur sera nécessaire pour évaluer les résultats induits par le projet.

Outre les indicateurs liés au pilotage du projet, le cadre logique actualisé du projet devra prendre en compte les indicateurs de redevabilité d’Expertise France, notamment les indicateurs thématiques appropriés ainsi que les indicateurs agrégeables de l’AFD afin de permettre de rendre compte de la contribution du projet à l’atteinte des objectifs globaux des deux Agences.

Appui au développement d’un plan de suivi-évaluation (PSE), co-construit avec les parties. En lien avec les engagements pris dans la politique suivi-évaluation, le PSE devra intégrer :

• Le cadre conceptuel /logique d’intervention ;
• les grandes échéances de reporting interne/bailleurs ;
• les référentiels et les ressources pour le suivi-évaluation ;
• la liste des indicateurs de suivi du projet et description de chaque indicateur (désagrégés de façon adéquate), ainsi que leur plan de suivi (moyens de vérification, méthodologie, outils, mesure, fréquence, responsable, etc.) ;
• le processus de flux des données, de la collecte à leur utilisation (mécanismes de collecte, traitement et analyse, visualisation, stockage, archivage, mécanismes de contrôle de la qualité des données, chaîne de rapportage, utilisation pour le pilotage et la prise de décision, dissémination, reporting, etc.);
• les outils et méthodes de collecte de données ;
• les rôles et responsabilités;
• les sources : moyens d’accès, fiabilité, limites ;
• les biais et questions éthiques ;
• la conformité RGPD : accès aux droits, sécurité des données, etc.
• les évaluations prévues dans le cadre du projet et comment les questions évaluatives seront définies ;
• les questions d’apprentissage, et la planification des temps d’apprentissage (ateliers d’identification de bonnes pratiques et leçons apprises, rapport de capitalisation d’expérience, etc.).

Le PSE sera assorti d’un plan de travail suivi-évaluation budgétisé détaillant les activités à mener par l’équipe projet et ses partenaires, leur chronogramme indicatif, les responsabilités ainsi que les moyens nécessaires (ressources humaines, procédures, outils) et les coûts associés.

Déploiement du système de suivi-évaluation

L’expert.e élaborera les outils de collecte, de remontée, de consolidation, d’analyse et de visualisation des données pour faciliter et systématiser la consolidation et la gestion des données. Les outils proposés devront tenir compte des spécificités du projet et des capacités des acteurs à se les approprier.

Formation des équipes EF et des partenaires sur les outils et le dispositif de suivi-évaluation développées

L'expert.e assurera la formation des équipes et des partenaires sur les outils et processus mis en place afin de faciliter leur usage et leur appropriation et favoriser l’opérationnalisation du dispositif.

Phase de restitution

Au terme de la mission, l’expert.e assurera une restitution finale de sa mission lors d’une réunion avec le comité de pilotage de la mission (siège/ terrain). Il en profitera pour partager ses recommandations pour une bonne mise en œuvre du dispositif de suivi-évaluation.