Descriptif de la fonction :
Gestion administrative :
- Gestion administrative des dossiers liés aux projets (bailleurs, fournisseurs, clients, etc.)
- Gestion et mise à jour des données identitaires du projet sur le logiel ERP Atlas (création code analytique sur Atlas)
- Générer la demande d'ajout du code analytique projet crée sur Atlas sur Triskell
- Préparation et gestion des contrats d’expertise et prestation de services liés au projet
- Gestion et suivi du recrutement des experts (suivi administratif, publication de l'offre, etc.)
- En lien avec le/la chargé(e) de projet, suivre les procédures de passation des marchés (subvention, expertise, services, etc.)
- Réaliser les vérifications de compliance "Accuity/ EDES" dans le cadre des marchés attribués par l'agence
- Gestion du portefeuille de prestataires : pré-identification, suivi des prestations, négociation des devis, traitement de la facturation
- Faire le suivi et l'archivage des contrats partenaires/bénéficiaires / et tout document ou pièce justificative lié au projet y compris financiers et de logistique des missions
- Application des procédures d’achat interne et externe au siège/terrain
Gestion budgétaire et comptable :
- Assure ou appuie l’organisation logistique d’événements (location de salle, interprétation, restauration, etc.)
- Assure la logistique des participants des missions/évènements
- Préparer et faire valider les ordres de mission
- Réserver les billes d'avion des participants missions/ évènements
- Réserver l'hébergement des participants missions/ évènements
- Préparer et payer le PERDIEM /ERF des missions (via BAP sur Atlas)
- Récupérer toutes les cartes d'embarquement des missionnaires pour la conformité des règles bailleurs
- Veiller à l’application des instructions du Plan de Sécurité dans le cadre des missions
Gestion budgétaire, financière et comptable
- Vérifier la conformité et la cohérence des pièces justificatives de dépenses (siège/terrain) avant leur règlement
- Préparer les BAPs (bon à payer) et suivre le règlement des prestataires externes de service et d’expertise
- Mettre à jour le JDD (journal de dépenses) sur le logiciel ERP Atlas
- Paramétrer le suivi financier (chantier II) en début de projet
- Mise à jour mensuel du JDD et du suivi financier Excel
- Contribuer à l'élaboration des rapports financiers bailleurs en collaboration avec les chargé.e.s de projets,/ Chargés de projets administratif et/ ou RAF des projets
- Clôturer les comptes annuels et semestriels du/des projets en collaboration avec les chargé.e.s de projets
- Réalisation des exercices financiers et budgétaires Agence en collaboration avec les chargé.e.s de projets,/ Chargé.es de projets administratif et financier, le/s RAF.s des projets
- Contrôler les rapports financiers des bénéficiaires de subvention/autres types de financement octroyés par l'agence
- Préparation et gestion d'audits externes sur les rapports financiers bailleur, en lien avec les chargé.e.s de projets,/ Chargé.es de projets administratif et financier, le/s RAF.s des projets
- Gestion et suivi des journaux de banque et caisse réalisées par les équipes terrain
- Gestion et suivi des engagements (subventions/autres) sur le logiciel ERP Atlas
- Suivre la facturation et l'encaissement des bailleurs
Communication
- Appuie les activités de communication (mise à jour du site internet projet, préparation de documents de communication, ...).
Appui transversal
- Participe à l'organisation de la vie du pôle (organisation réunion de pôle, prise de comptes rendus, etc...) et du département
SITUATION/POSITION : Direction des opérations – département Gouvernance
Au sein du département Gouvernance, sous la supervision d’un-e- responsable de pôle ou d’un-e directeur-trice adjoint-e et de la CAF, l’assistant-e de projets vient en appui sur la gestion administrative, financière et de secrétariat, mais aussi sur la logistique, la gestion budgétaire et la communication du/des projets sur lequel il/elle est rattaché (e).
Formation :
- Diplômé(e) d’une formation supérieure d’une École de Commerce ou cursus universitaire, avec une spécialisation en contrôle de gestion financière ou audit.
Expérience :
- Vous avez une expérience réussie dans un poste similaire d’au moins 3 ans, vous êtes habitué à travailler dans un environnement dynamique et avez la capacité à gérer plusieurs projets au même temps.
Compétences recherchées :
- 3 ans d’expérience dans une fonction administrative et financière dans le domaine de la coopération internationale
- Bonnes connaissances en comptabilité générale et analytique,
- Expérience en gestion de projets internationaux et connaissance des exigences liées aux
financements publiques
- Connaissance des règles des bailleurs institutionnels (Union Européenne, AFD, etc.)
- Maîtrise confirmée d’Excel,
- Rigueur, sens de l’organisation,
- Etre proactif,
- Aisance relationnelle.
Langues :
- La maîtrise de l’anglais serait un plus
Nous recherchons 2 postes d'assistants.es de projets.
Lieu : 40 boulevard du Port-Royal – 75005 Paris
Type de contrat : CDD 12 mois
Date de début : le plus rapidement possible
Rémunération : Entre 2 400 et 2 500 € brut mensuel selon profil – part variable - mutuelle et prévoyance prise en charge par l'employeur – titre-restaurant – télétravail – etc.
Date limite de candidature : 19/02/2023 16:34