Descriptif de la fonction :

Gestion administrative :

• Gestion administrative des dossiers liés aux projets (bailleurs, fournisseurs, clients, etc.)
• Gestion et mise à jour des données identitaires du projet sur le logiel ERP Atlas (création code analytique sur Atlas)                                                               

• Générer la demande d'ajout du code analytique projet crée sur Atlas sur Triskell
• Préparation et gestion des contrats d’expertise et prestation de services liés au projet                                                                
• Gestion et suivi du recrutement des experts (suivi administratif, publication de l'offre, etc.)
• En lien avec le/la chargé(e) de projet, suivre les procédures de passation des marchés (subvention, expertise, services, etc.)                                  
• Réaliser les vérifications de compliance "Accuity/ EDES" dans le cadre des marchés attribués par l'agence
• Gestion du portefeuille de prestataires : pré-identification, suivi des prestations, négociation des devis, traitement de la facturation                                             

• Faire le suivi et l'archivage des contrats partenaires/bénéficiaires / et tout document ou pièce justificative lié au projet y compris financiers et de logistique des missions
• Application des procédures d’achat interne et externe au siège/terrain

Gestion budgétaire et comptable : 

• Assure ou appuie l’organisation logistique d’événements (location de salle, interprétation, restauration, etc.)
• Assure la logistique des participants des missions/évènements

• Préparer et faire valider les ordres de mission                       
• Réserver les billes d'avion des participants missions/ évènements                                                           
• Réserver l'hébergement des participants missions/ évènements                                                           
• Préparer et payer le PERDIEM /ERF des missions (via BAP sur Atlas)                                                           
• Récupérer toutes les cartes d'embarquement des missionnaires pour la conformité des règles bailleurs                                                                    

• Veiller à l’application des instructions du Plan de Sécurité dans le cadre des missions

Gestion budgétaire, financière et comptable

• Vérifier la conformité et la cohérence des pièces justificatives de dépenses (siège/terrain) avant leur règlement                                                              

• Préparer les BAPs (bon à payer) et suivre le règlement des prestataires externes de service et d’expertise                                      

• Mettre à jour le JDD (journal de dépenses) sur le logiciel ERP Atlas
• Paramétrer le suivi financier (chantier II) en début de projet
• Mise à jour mensuel du JDD et du suivi financier Excel
• Contribuer à l'élaboration des rapports financiers bailleurs en collaboration avec les chargé.e.s de projets,/ Chargés de projets administratif et/ ou RAF des projets
• Clôturer les comptes annuels et semestriels du/des projets en collaboration avec les chargé.e.s de projets                                                  

• Réalisation des exercices financiers et budgétaires Agence en collaboration avec les chargé.e.s de projets,/ Chargé.es de projets administratif et financier, le/s RAF.s des projets
• Contrôler les rapports financiers des bénéficiaires de subvention/autres types de financement octroyés par l'agence                                                  

• Préparation et gestion d'audits externes sur les rapports financiers bailleur, en lien avec les chargé.e.s de projets,/ Chargé.es de projets administratif et financier, le/s RAF.s des projets
• Gestion et suivi des journaux de banque et caisse réalisées par les équipes terrain
• Gestion et suivi des engagements (subventions/autres) sur le logiciel ERP Atlas
• Suivre la facturation et l'encaissement des bailleurs              

Communication

• Appuie les activités de communication (mise à jour du site internet projet, préparation de documents de communication, ...).

Appui transversal                                                     

• Participe à l'organisation de la vie du pôle (organisation réunion de pôle, prise de comptes rendus, etc...) et du département